Cette page décrit chaque fichier que portierX lit ou écrit : comment il doit être construit, quelles colonnes il porte et quelles limites s'appliquent. Vous rencontrez ces fichiers sous Personnes avec Télécharger le modèle, Télécharger la spécification d'interface, Importer des personnes et Exporter, dans le dossier d'une source de fichier RH, lors de l'import d'un plan de fermeture sous Intégrations, dans l'onglet Cartes d'un bâtiment, ainsi que sous Journal d’audit et Rapports.
Autres noms : fichier d'import, liste Excel, CSV, liste du personnel, export RH, fichier d'interface.
Fichier | Format | Où il est produit ou lu |
|---|---|---|
Modèle de personnes | XLSX | Personnes, Télécharger le modèle, aussi dans la première étape de l'import |
Tableur de personnes à importer | XLSX ou CSV | Personnes, Importer des personnes |
Fichier RH | XLSX ou CSV | Le dossier que portierX attribue à une source de fichier RH |
Spécification d'interface RH | XLSX | Personnes, Télécharger la spécification d'interface |
Export de la liste des personnes | XLSX | Personnes, Exporter |
Lignes refusées | XLSX | L'étape Résultat de l'import, Télécharger les lignes refusées |
Journal d'audit, historique d'une personne | CSV ou XLSX | Journal d’audit ou l'onglet Journal d’audit d'une personne, Exporter |
Reçus de remise, incidents | CSV | Rapports, Exporter CSV |
Plan de fermeture | XML | Intégrations, la tuile du fabricant |
Carte | PNG, JPG ou PDF | L'onglet Cartes d'un bâtiment |
Photo du bâtiment | PNG ou JPEG | Ajouter un bâtiment et Modifier le bâtiment |
Le modèle de personnes, un tableur de personnes, un fichier RH et l'export de la liste des personnes portent les mêmes 18 colonnes dans le même ordre. portierX écrit les en-têtes en allemand quand portierX est réglé en allemand, et en anglais dans tous les autres cas, le français compris. Les noms de colonnes de cette page sont donc ceux du fichier en anglais. À la lecture, portierX reconnaît les en-têtes dans ces deux langues et les noms courants en anglais, en allemand, en français et en néerlandais.
Colonne | Contenu | Format et règle |
|---|---|---|
portierX ID | L'identifiant que portierX donne à la personne. | Texte. Laissez-la vide : seul l'export la remplit, et un fichier d'export réimporté est rapproché grâce à elle. |
Person ID | Votre propre ID pour la personne, par exemple le matricule. L'en-tête est le nom que votre organisation lui donne, par exemple KID. | Texte, par exemple 00012345. Obligatoire sur chaque ligne d'un fichier RH. Un ID n'est jamais attribué à une autre personne, même après le départ de la sienne. |
First name | Le prénom. | Texte, 100 caractères au maximum. Obligatoire pour chaque personne que l'import ajoute. |
Last name | Le nom de famille. | Texte, 100 caractères au maximum. |
L'adresse e-mail de la personne. | Une seule adresse, 255 caractères au maximum. Deux personnes ne partagent jamais la même. | |
Mobile phone | Le numéro de mobile de la personne. | Texte avec + et l'indicatif du pays, 20 caractères au maximum, par exemple +33 6 12 34 56 78. Un fichier RH ne l'écrit pas. |
Person type | Un des types de personne de votre organisation. | Le nom du type de personne tel que portierX l'affiche, ou un mot à vous que vous faites correspondre. |
Status | Le statut de la personne. | Un des mots de statut sous « Les mots de statut », ou un mot à vous que vous faites correspondre. |
Start date | Le premier jour de travail. | Un jour calendaire sans heure. |
Leaving date | Le dernier jour de la personne. portierX le reprend comme date de fin. | Une date. Sans heure, c'est la fin de ce jour dans le fuseau horaire de votre organisation qui s'applique. Vide tant que la personne reste. |
Position | L'intitulé du poste. | Texte, 255 caractères au maximum. |
Org unit ID | Votre ID pour l'unité. | Texte, par exemple 4711. C'est sur lui que se fait le rapprochement, même après un changement de nom. |
Org unit | Le nom de l'unité. | Texte. Un nom qui ne correspond à aucune unité en crée une à l'application de l'import. |
Manager ID | L'ID du responsable hiérarchique. | Texte, du même type d'ID que le Person ID. Jamais un nom. Seul l'Administrateur de l’organisation définit des responsables depuis un fichier. |
Manager | Le nom du responsable hiérarchique. | En lecture seule. Il ne sert jamais à retrouver quelqu'un. |
Company ID | Un identifiant de l'entreprise. | Laisser vide. |
Company | L'entreprise extérieure pour laquelle la personne travaille. | Texte. Vide pour les propres salariés de votre organisation. Un fichier RH ne l'écrit pas. |
Groups | Les groupes de personnes de la personne. | Des noms séparés par une barre verticale, voir ci-dessous. Ajoute et ne retire jamais. Un groupe que portierX remplit lui-même ne peut pas être défini. Lu uniquement depuis un tableur, jamais depuis un fichier RH. |
Séparez plusieurs groupes par une barre verticale : Night shift | Workshop.
L'export porte Fingerprint comme 19e colonne. Grâce à elle, un import ultérieur sait si une personne a été modifiée dans portierX après l'export.
Majuscules, accents, ß et ss, espaces et ponctuation ne comptent pas dans la comparaison : E-Mail, e_mail et EMAIL sont le même en-tête. Un en-tête que portierX ne reconnaît pas se fait correspondre à la main dans la deuxième étape de l'import.
Colonne | En-têtes reconnus |
|---|---|
portierX ID | portierX ID, portierX-ID, portierX identifier |
Person ID | Person ID, Personen-ID, Employee ID, Employee number, Staff ID, Staff number, Personnel number, Personalnummer, Personal-Nr, Mitarbeiter-ID, Mitarbeiternummer, ID personne, Matricule, Numéro d'employé, Numéro de personnel, Persoons-ID, Personeelsnummer, Medewerkernummer, et le nom que votre organisation donne à l'ID, par exemple KID |
First name | First name, Vorname, Given name, Forename, Prénom, Voornaam, Roepnaam |
Last name | Last name, Nachname, Surname, Family name, Familienname, Nom, Nom de famille, Achternaam, Familienaam |
Email, E-Mail, Email address, Mail, E-Mail-Adresse, Courriel, Adresse e-mail, E-mailadres | |
Mobile phone | Mobile phone, Mobiltelefon, Mobile, Mobile number, Cell phone, Mobil, Mobilnummer, Handy, Handynummer, Téléphone mobile, Portable, Mobiel, Mobiele telefoon, Mobiel nummer |
Person type | Person type, Personentyp, Type, Personengruppe, Mitarbeitergruppe, Typ, Type de personne, Persoonstype, Type persoon |
Status | Status, State, Employment status, Beschäftigungsstatus, Mitarbeiterstatus, Statut, État |
Start date | Start date, Eintrittsdatum, Start, Hire date, Entry date, Joining date, Eintritt, Beginn, Date d'entrée, Date de début, Date d'embauche, Startdatum, Datum in dienst, Indiensttreding |
Leaving date | Leaving date, Austrittsdatum, End date, Exit date, Termination date, Leave date, Austritt, Enddatum, Date de sortie, Date de fin, Date de départ, Einddatum, Uitdiensttreding, Datum uit dienst |
Position | Position, Job title, Title, Role, Funktion, Stelle, Stellenbezeichnung, Berufsbezeichnung, Poste, Fonction, Intitulé du poste, Functie, Functietitel |
Org unit ID | Org unit ID, Organisationseinheit-ID, Organisation unit ID, Organization unit ID, Department ID, OE-ID, Abteilungs-ID, ID unité organisationnelle, ID service, Organisatie-eenheid-ID, Afdelings-ID |
Org unit | Org unit, Organisationseinheit, Organisation unit, Organization unit, Department, Abteilung, OE, Unité organisationnelle, Service, Département, Organisatie-eenheid, Afdeling |
Manager ID | Manager ID, Führungskraft-ID, Line manager ID, Supervisor ID, Vorgesetzter-ID, Vorgesetzte-ID, ID du supérieur, ID du manager, Leidinggevende-ID, et un mot pour responsable devant le nom de votre ID, par exemple Vorgesetzter-KID |
Manager | Manager, Führungskraft, Line manager, Supervisor, Vorgesetzter, Vorgesetzte, Supérieur hiérarchique, Leidinggevende |
Company ID | Company ID, Firmen-ID, ID entreprise, Bedrijfs-ID |
Company | Company, Firma, Employer, Firm, Unternehmen, Arbeitgeber, Entreprise, Société, Bedrijf, Werkgever |
Groups | Groups, Gruppen, Group, People groups, Gruppe, Groupes, Groupe, Groepen, Groep |
Le nom technique de chaque colonne est aussi reconnu, par exemple first_name ou leaving_date.
Une date s'écrit AAAA-MM-JJ. JJ.MM.AAAA et JJ/MM/AAAA sont lus aussi, le jour en premier. Dans un fichier Excel, une cellule de date compte comme une date quel que soit son format.
Une date de départ peut porter une heure, par exemple 2026-09-30T17:00 ou 2026-09-30 17:00:00. Cette heure s'applique alors telle quelle.
Les ID sont du texte, un zéro en tête reste donc. Un ID qu'un tableur a modifié est refusé : transformé en nombre comme 1.2E+11, en décimal comme 10001.0, ou privé de ses zéros en tête.
Une cellule vide efface le champ d'une personne existante, avec trois exceptions : un prénom vide ne change rien, un statut vide laisse le statut tel quel, et une cellule de groupes vide n'ajoute aucun groupe. Une colonne absente du fichier ne change rien.
Vos propres colonnes peuvent rester dans le fichier. portierX supprime tout ce qui n'est pas mis en correspondance une fois la correspondance confirmée, et au plus tard après 24 heures.
Au moins une colonne doit identifier une personne : portierX ID, Person ID ou Email.
Mot | Signification | Ce que portierX écrit |
|---|---|---|
active | La personne est en poste. | Le statut Actif. |
paused | La personne est absente pour un temps. | Le statut En pause. |
offboarded | La personne a quitté l'organisation. | Le statut Parti. Quand la personne y passe depuis un autre statut, sa date de départ devient sa date de fin, et sans date de départ la fin du jour que porte le fichier. |
left | La personne est partie, tel qu'un système RH le signale. | Le statut Parti, et la date de départ comme date de fin, ou sans elle la fin du jour que porte le fichier. |
kid_withdrawn | L'ID de la personne a été retiré. | La même chose que left. |
portierX reconnaît aussi aktiv, actif et actief pour active, pausiert, en pause et gepauzeerd pour paused, ainsi que kid withdrawn. Tout autre mot se fait correspondre à la main dans la deuxième étape de l'import, ou dans la correspondance de la source pour un fichier RH. Le jour que porte un fichier est, pour un fichier RH, la date de son nom, et pour un tableur importé le jour de son arrivée.
XLSX ou CSV. Un ancien fichier XLS, les fichiers PDF et les images sont refusés.
Une ligne d'en-têtes, puis une ligne par personne. C'est toujours la première feuille d'un classeur qui est lue.
Un fichier contient au maximum 4 Mo, 50 000 lignes, 200 colonnes et 1 000 000 de cellules remplies.
Un fichier CSV peut séparer les cellules par un point-virgule, une virgule, une tabulation ou une barre verticale. portierX lit le séparateur sur la première ligne.
portierX lit un fichier CSV en UTF-8, avec ou sans BOM, en UTF-16 avec BOM, et sinon en Windows-1252, comme Excel enregistre un CSV simple.
Télécharger le modèle construit le modèle pour votre organisation à chaque fois, sous le nom people-template.xlsx, ou personen-vorlage.xlsx quand portierX est réglé en allemand. Il comporte trois feuilles :
People : les 18 colonnes, sans ligne. La colonne Status propose active, paused et offboarded, et la colonne Person type les types de personne de votre organisation.
Read me : de brèves indications, puis pour chaque colonne si elle est obligatoire, comment elle est lue et un exemple, ainsi que les trois mots de statut et leur signification.
Lookup : les unités organisationnelles de votre organisation avec ID, nom et unité parente, ses entreprises et ses types de personne.
Télécharger la spécification d'interface construit un classeur pour l'informatique de votre service RH, qui construit l'export que portierX reprend. Le fichier s'appelle people-interface-specification-AAAA-MM-JJ.xlsx, ou personen-schnittstelle-AAAA-MM-JJ.xlsx quand portierX est réglé en allemand. Chaque téléchargement s'inscrit dans le Journal d’audit.
Feuille | Contenu |
|---|---|
Delivery | Dix règles de livraison : format, lignes, en-têtes, fichiers complets ou partiels, nom de fichier, taille, dates avec le fuseau horaire de votre organisation, ID, cellules vides et autres colonnes. |
Columns | Chaque colonne avec son en-tête, son caractère obligatoire, son format et sa règle, et une colonne vide Your field pour le champ du système RH. Person ID et First name sont obligatoires. |
Values | Les types de personne de votre organisation et les cinq mots de statut avec leur signification, chacun avec une colonne vide Your word pour le mot du système RH. |
Questions | Trois questions à remplir : ce qu'est l'ID de la personne et comment il s'appelle, si des fichiers complets ou partiels arriveront, et si la date de départ est le dernier jour travaillé ou le jour suivant. |
Pour le fichier que livre le système RH, s'appliquent en outre :
La date d'export figure dans le nom du fichier, par exemple hr-export-2026-09-26.xlsx. 20260926, 2026_09_26, 2026.09.26 et 26.09.2026 sont aussi reconnus. Sans date dans le nom, c'est le jour de la dernière écriture du fichier qui s'applique.
Un fichier plus ancien que le dernier appliqué par la même source est refusé.
Ce que signifie l'absence d'une personne dans un fichier figure sous Connecter votre système RH par un fichier quotidien.
Chaque export reprend la recherche et les filtres définis. Qui peut lancer quel export figure sous Exporter des données depuis portierX.
Exporter sous Personnes écrit people-AAAA-MM-JJ.xlsx, ou personen-AAAA-MM-JJ.xlsx quand portierX est réglé en allemand : la feuille People avec les 18 colonnes du modèle, une ligne par personne, et Fingerprint en dernière colonne. Les dates s'écrivent AAAA-MM-JJ, les groupes séparés par une barre verticale. Les ID sont du texte, et une cellule qui s'exécuterait comme une formule est écrite comme texte. Le fichier peut être modifié puis réimporté. Chaque export s'inscrit dans le Journal d’audit, avec le nombre de personnes.
Télécharger les lignes refusées écrit un fichier XLSX avec les colonnes Row et Reason, suivies des colonnes du fichier telles que la ligne les portait. Row est le numéro de ligne dans votre fichier, Reason le motif du refus.
Les deux exports proposent sous Type de fichier les formats CSV Virgule, CSV point-virgule et Excel (.xlsx). Pour un Excel en français, CSV point-virgule convient. Un fichier CSV est en UTF-8 avec BOM. Les fichiers s'appellent audit-logs-AAAA-MM-JJ et person-history-AAAA-MM-JJ, avec l'extension .csv ou .xlsx. Ils ont 18 colonnes : ID d’événement, Type d'acteur, ID de l'acteur, Nom de l'acteur, Catégorie, Action, Type d'action, Survenu le, Date de création, Type de cible, ID de la cible, Nom de la cible, Type d’objets associés, ID d’objets associés, Nom d’objets associés, ID de la requête, Est une exception et Description. Dans Excel, les deux heures sont des cellules de date.
Exporter CSV sous Rapports écrit un fichier CSV séparé par des virgules, en UTF-8 avec BOM.
Reçus de remise : handover-receipts-AAAA-MM-JJ.csv. Il commence par six lignes, Généré le, Liste, Filtre, Source d'enregistrement, Lignes et Exporté par, puis une ligne vide et les colonnes ID du document, Personne, Identifiant d’accès, Délivré par, Date de création, Statut et Méthode de confirmation. portierX n'exporte pas plus de 50 000 reçus.
Identifications avec incidents signalés : incident-report-AAAA-MM-JJ.csv avec les colonnes ID d'incident, ID de l’identifiant d’accès, Nom de l’identifiant d’accès, Type, Statut, Déclaré le, Déclaré par, Assigné à précédent, Espace, Numéro de référence, Document, Résolu le, Résolu par, Motif de résolution et Description.
portierX lit un plan de fermeture depuis un fichier XML au format de portier, tel que serruriers et fabricants l'exportent. Le fichier se termine par .xml et fait au maximum 20 Mo. Son élément racine s'appelle portier. En dessous figurent header avec les données de livraison, anlage avec l'organigramme, son identifiant et le fabricant, gebaeude, schluessel avec les clés de groupe et les clés individuelles, zylinder, et funktion, qui dit quelle clé ferme quel cylindre. Chaque bâtiment, cylindre, clé et entrée du plan porte un identifiant stable du fabricant. S'il en manque un, portierX refuse le fichier. Un fichier décrit exactement un organigramme. portierX lit l'encodage dans la déclaration du fichier. Le déroulement de l'import figure sous Importer votre plan de fermeture depuis un fichier XML.
Une carte est un fichier PNG, JPG ou PDF de 25 Mo au maximum. portierX la convertit dans votre navigateur avant l'envoi, en une image de 8 192 pixels au plus sur le grand côté et de 5 Mo au plus. D'un fichier PDF, portierX prend la première page.
Une image de plus de 100 millions de pixels est refusée, de même qu'une image qui ne peut pas être convertie assez petite.
Une photo de bâtiment est un fichier PNG ou JPEG de moins de 10 Mo.
