Cette page liste chaque champ que portierX enregistre pour une personne, avec les types de personne et les statuts tels que l'écran les nomme. Vous rencontrez ces champs dans le formulaire Ajouter une personne sous Personnes, dans l'onglet Information de la page d'une personne et dans les colonnes de la liste des personnes. L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants peuvent les modifier. Le Moniteur de sécurité les voit et n'en modifie aucun.
Autres noms : fiche personne, données du personnel, données des salariés.
Le tableau suit l'ordre du formulaire. Sa dernière colonne nomme les sources qui peuvent tenir un champ, la plus haute en premier. Ce que cela signifie figure sous « Quelle source tient un champ ».
Champ | Signification | Règles | Sources, la plus haute d'abord |
|---|---|---|---|
Prénom | Le prénom de la personne. | Obligatoire. 100 caractères au maximum. | Fichier RH, saisie manuelle, système de contrôle d'accès |
Nom de famille | Le nom de famille. | 100 caractères au maximum. | Fichier RH, saisie manuelle, système de contrôle d'accès |
L'adresse e-mail de la personne. | Une adresse valide de 255 caractères au maximum. Une seule personne de l'organisation la porte, sans distinction entre majuscules et minuscules. Le formulaire et l'onglet Information n'enregistrent qu'avec une adresse. Une personne venue d'un fichier ou d'un système de contrôle d'accès peut ne pas en avoir. | Fichier RH, saisie manuelle, système de contrôle d'accès | |
Numéro de mobile | Le numéro de mobile de la personne. | 20 caractères au maximum, avec + et l'indicatif du pays. Le formulaire propose un sélecteur de pays et enregistre le numéro au format international sans espaces, par exemple +495111234567. portierX vérifie la forme, pas la ligne. | Saisie manuelle, système de contrôle d'accès |
Unité organisationnelle | L'unité de l'arborescence de votre organisation à laquelle la personne appartient. | Une unité présente dans l'arborescence. Seul l'Administrateur de l’organisation modifie l'arborescence, sous Paramètres, Unités organisationnelles. Personne ne définit sa propre unité. | Fichier RH, saisie manuelle |
Responsable hiérarchique | Le supérieur de la personne. | Une autre personne de votre organisation. Seul l'Administrateur de l’organisation définit ce champ. Personne n'est son propre responsable, directement ou par d'autres, et personne ne définit le sien. | Fichier RH, saisie manuelle |
Poste | L'intitulé du poste. | Texte libre, 255 caractères au maximum. | Fichier RH, saisie manuelle |
Entreprise | L'entreprise extérieure pour laquelle la personne travaille. | Texte libre, 255 caractères au maximum. Laissé vide pour les propres salariés de l'organisation. | Saisie manuelle uniquement |
Type de personne | La catégorie de la personne, voir « Types de personne ». | Un des cinq types de personne, ou Non défini pour aucun. | Fichier RH, saisie manuelle |
Statut | L'état de la personne, voir « Statuts ». | Actif, En pause ou Parti, préréglé sur Actif. Personne ne définit son propre statut. | Fichier RH, saisie manuelle |
Date de début | Le premier jour de travail. | Un jour calendaire sans heure. portierX l'enregistre et l'affiche, il ne commande aucun accès. | Fichier RH, saisie manuelle |
Date de fin | La fin de la fiche de la personne. | Un jour, avec une heure si vous le souhaitez. Sans heure, c'est la fin de ce jour dans le fuseau horaire de votre organisation qui s'applique. Personne ne définit sa propre date de fin. Ce qu'elle fait figure sous « Ce que fait la date de fin ». | Fichier RH, saisie manuelle |
Groupes | Les groupes de personnes dont la personne est membre, affichés dans l'onglet Groupes de sa page. | Définis sur la page d'un groupe ou depuis un fichier. Un fichier ne fait qu'ajouter et ne définit jamais un groupe que portierX remplit lui-même. | Saisie manuelle uniquement |
La liste des personnes affiche les champs dans les colonnes Nom, E-mail, Numéro de mobile, Unité organisationnelle, Person Type, Company, Statut et Date de fin. Dans un fichier d'import, les colonnes portent leurs propres en-têtes, par exemple Mobile phone, Leaving date et Manager ID. Tous figurent sous Formats de tableur et de fichier.
Deux identifiants appartiennent à chaque personne, sans champ dans le formulaire.
Identifiant | Signification | Où il apparaît |
|---|---|---|
ID portierX | L'identifiant que portierX attribue lui-même à la personne. | Dans le fichier d'export de la liste des personnes. Un fichier d'export réimporté est rapproché grâce à lui. |
ID de la personne | L'identifiant qu'une source tient pour la personne : le matricule d'un fichier RH ou d'un tableur, ou l'ID utilisateur d'un système de contrôle d'accès. Votre organisation peut l'appeler autrement, par exemple KID. | Dans l'onglet Information, sous le titre Informations sur la personne, une ligne par source avec le nom de la source. Tant qu'une source tient la personne, aucune autre personne ne porte le même ID dans cette source. |
Une personne peut venir de plusieurs sources. Pour chaque champ, un classement fixe décide quelle source tient la valeur. La colonne « Sources, la plus haute d'abord » du tableau des champs nomme ce classement.
Saisie manuelle : le formulaire Ajouter une personne, l'onglet Information et un fichier que vous importez vous-même.
Fichier RH : le fichier que votre système RH livre chaque jour, voir Connecter votre système RH par un fichier quotidien. Il ne tient que les champs que sa correspondance de colonnes confirmée contient, et jamais Numéro de mobile, Entreprise ni Groupes.
Système de contrôle d'accès : SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ et Interflex apportent des personnes avec leur nom, leur e-mail et leur numéro de mobile, dans la mesure où le système les tient. Un système de contrôle d'accès se classe sous la saisie manuelle : une modification à la main reste, et le système ne reprend pas le champ.
Le provisionnement depuis Microsoft Entra ID crée des utilisateurs, pas des personnes, et ne tient aucun champ de personne.
Quand une source plus haute tient un champ, celui-ci est en lecture seule dans l'onglet Information et une note nomme la source. Modifiez alors la valeur dans cette source. Un fichier que vous importez n'écrit pas un tel champ et le montre dans l'aperçu sous Géré par une autre source.
Date de fin et Statut font exception. Une date de fin antérieure et un statut plus strict sont toujours possibles à la main, même quand le fichier RH tient le champ. Une date plus tardive et un statut moins strict doivent venir du fichier RH. S'il envoie une fin plus tardive après votre modification, portierX retient cette valeur pour confirmation au lieu de l'écrire.
Quand une source n'envoie plus une personne, ses champs reviennent à la saisie manuelle avec leurs valeurs enregistrées et se modifient de nouveau à la main.
Chaque organisation a les mêmes cinq types de personne, répartis en deux catégories. Le champ Type de personne les affiche sous leur catégorie, avec Non défini au-dessus pour laisser le champ vide.
Catégorie | Types de personne qu'elle contient |
|---|---|
Enrolled | Employee, Contractor, Vendor Representative |
Visitor | Visitor, Delivery Driver |
Un type de personne classe la personne. Il filtre la liste des personnes sous Person Type et s'inscrit dans le journal d'audit quand il change. Il ne donne aucun accès et n'en retire aucun.
Chaque personne a exactement un statut. Une personne créée sans statut commence comme Actif.
Statut | Signification | Rang |
|---|---|---|
Actif | La personne est en poste. | Le moins strict |
En pause | La personne est absente pour un temps. | Plus strict qu'Actif |
Parti | La personne a quitté l'organisation. | Le plus strict |
Le statut enregistre un état et ne modifie aucun accès. Parti ne reprend aucune clé et ne bloque aucune porte. Le rang compte quand un fichier RH tient le statut : un statut plus strict reste alors toujours possible à la main. Dans la liste des personnes, Statut filtre sur chacun des trois. Les mots de statut qu'un fichier peut employer figurent sous Formats de tableur et de fichier.
Une clé ou une carte détenue par la personne compte comme due à partir de la plus proche de deux dates : sa propre date de retour ou la date de fin.
Lors de l'attribution d'un accès, la fin d'une clé ne peut pas être fixée après la date de fin.
Passée la date de fin, la personne ne peut plus être choisie pour une attribution.
Si un compte de connexion est lié à la personne, ce compte est suspendu dans votre organisation une fois la date de fin passée.
La date de fin ne reprend aucune clé, ne bloque aucune porte et laisse le statut tel quel.
L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants modifient ces champs. Le Moniteur de sécurité les voit.
Seul l'Administrateur de l’organisation définit Responsable hiérarchique.
Personne ne modifie sa propre Date de fin, son propre Statut, sa propre Unité organisationnelle ni son propre Responsable hiérarchique, ni à la main ni depuis un fichier.
Une adresse e-mail appartient à une seule personne dans une organisation. Une autre organisation peut porter la même adresse.
