Une demande d’accès indique qu’une clé ne peut être remise qu’après un oui. portierX la crée quand vous attribuez une clé marquée pour approbation, ou une clé qui ouvre un espace dont le besoin de protection est Très élevé. Cette page liste chaque statut d’une demande, qui agit ensuite et où vous voyez le statut : dans le panneau de la demande, sur la page Demandes, sous Demandes pour cette clé sur la page de la clé et sur la fiche de la personne.
Autres noms : approbation, demande d’approbation, demande de clé, validation.
Une demande pose à chaque responsable sa propre question, toutes en même temps et sans ordre :
Pour une clé marquée pour approbation : le propriétaire désigné sur son système de fermeture.
Pour chaque espace au besoin de protection Très élevé que la clé ouvre : l’approbateur de cet espace, ou le plus proche désigné au-dessus, sur le bâtiment ou l’emplacement. Si personne n’est désigné jusqu’en haut, décident le responsable du lieu le plus proche qui en a un, et ses suppléants.
La demande n’est approuvée que quand chaque question a un oui. Un seul non la refuse. Une personne sollicitée pour plusieurs questions de la même demande y répond par une seule décision.
Ne sont jamais sollicités : la personne qui a fait la demande, la personne qui doit recevoir la clé et, pour un groupe de personnes, ses membres. Une question pour laquelle personne n’est désigné, ou personne ne peut agir, attend. Quand quelqu’un est désigné plus tard, la question lui revient. La désignation des approbateurs et des propriétaires figure sur Désigner approbateurs, propriétaires et réviseurs.
Statut | Signification | Qui agit ensuite | La copie |
|---|---|---|---|
En attente d'approbation | Au moins une question est ouverte. | Chaque personne qu’une question ouverte sollicite, avec Approuver ou Refuser. | Réservée, bloquée pour la remise |
Approuvée : En attente de remise dans le panneau de la demande, sur la clé et sous Faites par vous ; Approuvée sous Décidées et dans les étapes | Chaque question a un oui. | Le guichet remet la clé : la personne qui a fait la demande, ou un Administrateur de l’organisation. | Réservée, ouverte à la remise |
Remise | Chaque copie de la demande a été délivrée. L’étiquette remplace En attente de remise. | personne | Délivrée |
Refusée | Un approbateur a dit non, avec un motif. | personne | de nouveau En stock |
Annulée | La demande a pris fin avant que chaque copie soit délivrée : annulée depuis la demande, la remise annulée, ou l’accès par un groupe de personnes retiré. | personne | de nouveau En stock |
Refusée, Annulée et Remise sont définitifs.
Événement | E-mail à |
|---|---|
La demande est créée, ou une question revient à une personne désignée plus tard | chaque personne qu’une question ouverte sollicite |
La demande attend depuis trois jours | les personnes qui peuvent alors décider, une fois chacune |
Approuvée | la personne qui a fait la demande ; la personne qui reçoit la clé, avec le lieu et la date de retrait ; la personne pour le compte de qui la demande a été faite |
Refusée | la personne qui a fait la demande, avec le motif ; la personne pour le compte de qui la demande a été faite |
Remise | la personne qui a fait la demande ; la personne pour le compte de qui la demande a été faite |
Annulée | aucun e-mail |
L’objet, la langue et la présentation de chaque e-mail figurent sur Les e-mails envoyés par portierX.
Dans le panneau de la demande, chaque copie porte sa propre situation :
Situation | Signification |
|---|---|
En attente d'une copie | Un membre du groupe de personnes pour qui aucune copie n’est libre. |
Réservée | La copie est mise de côté pour la personne. |
Remise | La copie a été délivrée, avec le nom et l’heure. |
Libérée | La réservation a pris fin parce que la demande a été refusée ou annulée. |
Les étapes affichent noms et heures : Faite, puis les approbations avec une ligne par question, puis Prête à être remise avec Ouverte à la remise, et enfin Remise. La ligne de chaque question dit qui a approuvé ou refusé, qui elle attend, ou que personne ne peut décider. Une demande qui s’arrête avant la remise se termine par Terminée après un refus, ou par Annulée.
Le panneau de la demande s’ouvre depuis la carte des décisions du Tableau de bord, depuis la page Demandes, depuis Demandes pour cette clé, depuis la fiche de la personne et depuis le lien d’un e-mail.
La page Demandes s’ouvre avec Voir toutes les demandes sur la carte des décisions. À décider liste ce qui vous attend, Faites par vous vos propres demandes, Décidées vos réponses. Sous Faites par vous, une demande ouverte nomme qui elle attend, ou indique En attente d'un approbateur quand personne n’est désigné.
Demandes pour cette clé, sur l’onglet Aperçu d’une clé, a les colonnes Copie, Pour, Statut, Faite, Décidée et Remise. Tant que la demande attend, Remise indique Bloquée jusqu'à l'approbation.
Sur la fiche de la personne, la copie réservée sous Identifiants d’accès réservés porte En attente d'approbation. Sous Personnes, sur l’onglet Remises, elle figure dans la section En attente d'approbation, et le rapport Reçus de remise affiche le même statut.
Une demande n’existe que pour une clé qui nécessite un oui. Sans clé marquée et sans espace au besoin de protection Très élevé, aucune n’est créée.
La copie est réservée aussitôt. Elle ne peut être remise par aucune voie avant que chaque question ait un oui.
Après l’approbation, la remise se confirme par code PIN, PDF signé ou signature, jamais hors ligne (voir Modes de remise et statuts).
Seule la personne qui a fait la demande, ou un Administrateur de l’organisation, remet ses copies ou l’annule. Le panneau de la demande propose pour cela Annuler la demande, et Annuler les remises restantes quand une partie des copies a déjà été délivrée.
Refuser demande un motif. Approuver n’en demande pas.
Avec le rôle Personne, vous ne voyez que vos propres demandes, avec le statut et le motif d’un refus.
