Cette page explique comment une personne confirme dans portierX la réception d’une clé ou d’une carte, comment la clé lui parvient et quel statut porte une remise. Vous choisissez le mode sur la page Examiner l'attribution sous Mode de remise, ou dans Confirmer la remise des accès quand une copie réservée est remise plus tard. Le statut figure sur la fiche de la personne et sous Rapports.
Autres noms : remise de clé, délivrance, reçu de remise, bon de sortie. portierX conserve chaque remise comme un document avec un ID du document.
Mode | Ce que fait la personne | Quand la remise est confirmée | Ce qui reste comme preuve |
|---|---|---|---|
Digital Signature | Elle signe à l’écran, au guichet. Clear vide la zone de signature. | Aussitôt, avec Confirm. | Le reçu signé en PDF, avec la signature. |
PIN Method | Elle reçoit un code PIN à six chiffres par e-mail et le communique au guichet. | Quand le code est saisi sous Saisir le code PIN à 6 chiffres et vérifié avec Vérifier maintenant. | Le code vérifié dans l’enregistrement de la remise. |
Confirmation papier | Elle signe le formulaire de remise PDF imprimé. | Quand le formulaire signé est téléversé ou que la remise est confirmée hors ligne. | Le PDF téléversé, ou votre déclaration que le formulaire existe. |
Notifier uniquement | Rien. | Seulement quand quelqu’un confirme la remise sur la fiche de la personne. | Aucune preuve de la personne. |
Digital Signature porte Recommended dès qu’une clé mécanique fait partie des identifiants.
Le code PIN part à l’adresse e-mail de la fiche de la personne ; sous Envoyer le code PIN par, Par e-mail est coché. Un autre code part avec Envoyer un nouveau code PIN, au plus tôt 60 secondes après le précédent.
Le formulaire de la Confirmation papier s’ouvre en PDF dans un onglet à part après la confirmation. Le téléversement et la confirmation hors ligne sont décrits sur Finaliser une remise en attente.
Notifier uniquement n’est proposé que sur la page Examiner l'attribution, et seulement quand chaque identifiant est une carte numérique ; il porte alors Recommended. portierX n’envoie aucun e-mail dans ce cas. Prévenez la personne vous-même.
L’e-mail envoyé avec chaque mode et après la confirmation figure sur Les e-mails envoyés par portierX.
Sous Remise, vous choisissez comment la clé parvient à la personne.
Voie | Ce que vous saisissez | Ce qui suit |
|---|---|---|
En personne | rien de plus | Les modes ci-dessus sont disponibles. |
Par courrier | Numéro de suivi (obligatoire), Date d'envoi (aujourd’hui ou avant), Preuve d'envoi (facultatif) en PDF ou en photo, et si vous le souhaitez Imprimer le formulaire de remise à envoyer avec la clé. | L’envoi est enregistré et la remise reste ouverte. La personne confirme la réception plus tard par code PIN ou PDF signé, ou vous confirmez hors ligne. |
Pour une copie réservée envoyée plus tard, vous enregistrez l’envoi dans Confirmer la remise des accès avec Marquer comme envoyé. Le menu de la ligne propose ensuite Voir l’envoi. Sur la fiche de la personne, la colonne Remise indique En personne ou Par courrier pour chaque identifiant délivré.
Chaque remise est un document avec l’un de trois statuts. Historique des remises d’identifiants sur la fiche de la personne les affiche ainsi :
Statut | Signification | La copie |
|---|---|---|
En attente | L’attribution est faite, la confirmation manque. | Réservée |
Confirmé | La personne a confirmé la réception, ou vous avez confirmé hors ligne. | Délivrée |
Annulé | L’affectation a été annulée avant d’être confirmée. | de nouveau En stock |
D’autres pages nomment plus précisément une remise ouverte :
Étiquette | Où | Signification |
|---|---|---|
En attente de remise | Identifiants d’accès réservés sur la fiche de la personne, et Reçus de remise sous Rapports | La personne n’a pas reçu la clé ; aucun mode n’est choisi, aucun envoi enregistré. |
En attente de confirmation | Identifiants d’accès réservés, et l’onglet Remises sous Personnes | Un mode est choisi ou l’envoi enregistré ; la confirmation de la personne manque. |
En attente d'approbation | Identifiants d’accès réservés, Reçus de remise et l’onglet Remises | La copie appartient à une demande d’accès qui attend encore un oui. |
La lecture des sections de l’onglet Remises figure sur Finaliser une remise en attente. Le parcours d’une demande figure sur Statuts des demandes d’accès.
Le champ Méthode de Détails de la preuve de remise indique comment la remise a été confirmée :
Méthode | Confirmée avec |
|---|---|
Confirmation numérique (e-mail) | le code PIN reçu par e-mail |
Confirmation numérique | un code PIN sans canal enregistré |
PDF Upload | le formulaire signé téléversé |
Offline | votre déclaration que le formulaire signé existe |
Signature | la signature à l’écran |
Le reçu qu’ouvre Voir le reçu de remise nomme la même confirmation avec ses propres mots : Signature numérique, Méthode PIN ou Confirmation papier. Il affiche aussi Ce qui a été remis avec Credential ID, Credential et Return by, puis Reçu par, Assigné par et l’ID du document, et pour une signature la signature elle-même. Download PDF l’enregistre. Le rapport Reçus de remise filtre sur les mêmes mots et aussi sur Confirmation manuelle.
Une remise n’expire pas. Elle reste En attente jusqu’à ce que quelqu’un la confirme ou l’annule.
Une copie dont la demande d’accès attend un oui ne peut être remise par aucune voie. Le mode se choisit alors à la remise, après l’approbation.
Une copie avec une date de début ultérieure ne peut pas être remise avant ce jour.
Une clé qui nécessitait une approbation ne peut pas être confirmée hors ligne. Confirmez-la par code PIN, PDF signé ou signature.
Une copie qui appartient à une demande d’accès n’est remise ou annulée que par la personne qui a fait la demande, ou par un Administrateur de l’organisation.
Sans adresse e-mail sur la fiche de la personne, aucun code PIN ne part. Restent la signature et le formulaire papier.
Une remise par courrier ne peut pas être confirmée avec Digital Signature.
Une confirmation hors ligne ne s’annule pas.
