Un groupe réunit des personnes qui ont besoin du même accès, par exemple une équipe de nuit, une équipe de maintenance ou le personnel d'une entreprise extérieure. Les groupes sont créés par l'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants, dans Personnes dans la barre latérale, onglet Groupes. Seul l'Administrateur de l’organisation supprime un groupe.
Également appelé : groupe de personnes, équipe, poste, brigade, liste de diffusion.
Un groupe seul ne donne d'accès à personne. Il en reçoit un quand vous lui attribuez des espaces, comme l'explique Donner un accès à un groupe de personnes.
L'onglet Groupes liste chaque groupe avec son Group Name, le nombre de Personnes, la Description et la date de sa dernière modification sous Mis à jour. Le champ de recherche retrouve un groupe par son nom. Un clic sur la ligne ouvre la page du groupe.
Chaque ligne porte Voir, Modifier et Supprimer. Chaque rôle ne voit que les actions qu'il a le droit d'effectuer.
Ouvrez Personnes dans la barre latérale et passez à l'onglet Groupes.
Cliquez sur Ajouter un groupe. La page affiche deux volets, Dans ce groupe et Ajouter des personnes.
Saisissez le nom du groupe. Ajoutez au besoin une description.
Sous Ajouter des personnes, cherchez par nom ou par adresse e-mail et cliquez sur Ajouter pour chaque personne. Elle apparaît sous Dans ce groupe.
Cliquez sur Enregistrer le groupe. portierX ouvre la page du groupe.
Rien n'est écrit avant l'enregistrement. Annuler abandonne tout. Sans nom, Enregistrer le groupe reste verrouillé. Un groupe peut être créé sans aucune personne.
Sous Ajouter des personnes, Ajouter un filtre réduit la liste par Entreprise ou par Type de personne. Chaque filtre s'affiche comme une étiquette, que vous pouvez retirer.
Entreprise compare avec le champ Entreprise de la personne. La valeur doit être écrite exactement de la même façon, majuscules comprises. Plusieurs entreprises trouvent toute personne qui appartient à l'une d'elles.
Type de personne accepte un ou plusieurs types de personne de votre organisation.
Avec les deux filtres, une personne doit correspondre aux deux.
portierX indique combien de personnes correspondent au filtre. Le bouton qui les ajoute porte le même nombre, pour 40 résultats Tout ajouter (40), et les ajoute toutes d'un coup. Les personnes déjà membres portent la mention Dans le groupe.
La page du groupe affiche son nom et sa description. Quand le groupe est marqué comme liste de comptes privilégiés, il porte la mention Liste de comptes privilégiés. Quand une connexion comme Interflex ou ASSA ABLOY eCLIQ a créé le groupe, la page nomme cette connexion.
Attribuer un accès lance une attribution pour ce groupe. Le menu de la page contient Modifier le groupe, Supprimer le groupe et le marquage comme liste de comptes privilégiés, chacun pour les rôles qui en ont le droit.
Onglet | Ce qu'il montre | Qui le voit |
|---|---|---|
Personnes | Les membres avec leur nom, leur adresse e-mail et leur numéro de mobile. Un clic sur une ligne ouvre la page de la personne. | Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès, Gestionnaire d'identifiants, Moniteur de sécurité |
Accès | Ce que le groupe accorde. Décrit dans Donner un accès à un groupe de personnes. | Administrateur de l’organisation |
Remises | Qui, dans le groupe, attend encore une clé ou une carte, et pourquoi. Décrit dans Donner un accès à un groupe de personnes. | Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès, Gestionnaire d'identifiants |
Journal d’audit | Ce qui a changé sur le groupe : sa création, son nom et sa description, qui y est entré et qui l'a quitté, les accès qui lui ont été attribués. | Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès, Gestionnaire d'identifiants, Moniteur de sécurité |
Dans l'onglet Personnes, vous cherchez les membres par nom ou par adresse e-mail et les triez avec Trier de A à Z ou Trier de Z à A. Gérer les personnes ouvre la page de modification. Quand il manque encore à un membre une partie de l'accès du groupe, par exemple une clé qui l'attend au guichet, une remarque figure sur sa ligne.
L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants modifient le nom, la description et les membres d'un groupe. La page de modification s'ouvre par Modifier le groupe dans le menu de la page du groupe, par Modifier dans la liste des groupes, ou par Gérer les personnes.
Cliquez sur le nom ou sur la description pour les modifier.
Ajoutez des personnes sous Ajouter des personnes, une à une ou par filtre.
Retirez des personnes sous Dans ce groupe, une par une avec la croix sur leur ligne, ou toutes avec Tout retirer. Pour une personne déjà enregistrée dans le groupe, portierX demande confirmation.
Cliquez sur Enregistrer le groupe. Annuler abandonne les modifications.
Enregistrer le groupe devient actif dès qu'une modification existe. Quand le groupe a un accès et que vous avez ajouté des personnes, portierX montre après l'enregistrement ce que reçoivent les personnes ajoutées. Ce récapitulatif est décrit dans Donner un accès à un groupe de personnes.
Ouvrez la page du groupe, onglet Personnes.
Cliquez sur Retirer sur la ligne de la personne.
Confirmez Retirer ce membre ? avec Retirer.
La personne quitte le groupe aussitôt. Ce qu'elle n'avait que par ce groupe lui est retiré. Ce qu'un autre groupe lui donne, elle le conserve.
Seul l'Administrateur de l’organisation supprime un groupe, avec Supprimer dans la liste des groupes ou Supprimer le groupe dans le menu de la page du groupe. Avant la confirmation, portierX calcule ce que la suppression retire.
Choisissez Supprimer ou Supprimer le groupe.
Lisez les conséquences. La fenêtre nomme les cartes qui se mettent à jour d'elles-mêmes, les clés qui rejoignent la liste de restitution, les réservations libérées avant la remise et les personnes qui conservent l'accès autrement. Quand le groupe n'accorde rien, la fenêtre le dit.
Si le groupe accordait un accès, cochez Je comprends que les clés passent sur la liste de restitution.
Cliquez sur Supprimer le groupe.
Tout droit qui n'existait que par ce groupe prend fin. La suppression ne peut pas être annulée. Depuis la page du groupe, vous revenez ensuite à la liste des groupes.
Une liste de comptes privilégiés réunit des personnes aux droits particuliers, par exemple les administrateurs d'un autre système. L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants la marquent, sur la page du groupe.
Ouvrez le menu de la page du groupe.
Choisissez Marquer comme liste de comptes privilégiés.
Le groupe porte ensuite la mention Liste de comptes privilégiés. Les membres deviennent des lignes de la prochaine revue des utilisateurs privilégiés. Une revue déjà lancée garde ses lignes. Retirer le marquage de liste de comptes privilégiés enlève la marque. Le déroulement de ces revues figure dans Revues d'accès : ce qu'elles sont et comment elles se déroulent.
Le Journal d’audit consigne qui a créé, renommé, marqué ou supprimé un groupe, et, personne par personne, qui y est entré et qui l'a quitté.
Quand le groupe a un accès, les personnes ajoutées y ont droit aussitôt. Une personne qui le quitte perd ce qu'elle n'avait que par lui.
Avant la suppression, portierX reprend ce que le groupe accordait, puis supprime le groupe.
portierX n'envoie aucun e-mail quand un groupe change.
L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants créent et modifient les groupes. Seul l'Administrateur de l’organisation les supprime. Le Moniteur de sécurité voit les groupes et leurs membres et ne modifie rien.
Le nom d'un groupe est obligatoire et compte au plus 255 caractères, sa description au plus 1 000.
La dernière personne d'un groupe ne peut pas en être retirée. Supprimez plutôt le groupe.
Tout ajouter (40) ajoute au plus 2 000 personnes d'un coup. Au-delà, portierX le signale. Affinez alors le filtre.
Un groupe créé par une connexion ne revient pas après sa suppression.
Vous pouvez aussi placer de nombreuses personnes dans un groupe par import, comme le décrit Importer des personnes depuis un fichier Excel ou CSV.
