Cette page indique chaque e-mail envoyé par portierX : ce qui le déclenche, qui le reçoit, dans quelle langue et avec quelle présentation il arrive. L'administrateur de l'organisation règle la présentation sous Paramètres, Email Branding, et le calendrier des rappels sous Paramètres, Notifications.
Autres noms : notifications, alertes, e-mails de rappel.
Dans les objets, Nordwerk Industries tient lieu du nom de votre organisation. Quand un objet se termine par deux-points, le numéro de la clé ou le nom de la revue suit.
E-mail (objet) | Quand | À qui |
|---|---|---|
« Réinitialisez votre mot de passe portierX » | Quelqu'un demande à réinitialiser son mot de passe sur la page de connexion | L'adresse e-mail du compte |
« Votre mot de passe portierX a été modifié » | Un mot de passe a été défini avec le lien d'un e-mail de portierX | L'adresse e-mail du compte |
Ces deux e-mails arrivent dans la langue de la page où le mot de passe a été demandé ou défini : allemand, anglais, français ou espagnol. Pour toute autre langue, la langue de l'e-mail est l'anglais. Ils portent la présentation de portierX, pas celle de votre organisation.
Le lien de réinitialisation est valable 30 minutes et une seule fois. Une demande ultérieure remplace le lien précédent. L'e-mail ne part que vers une adresse liée à un compte actif d'une organisation ; la page de connexion affiche la même réponse dans tous les cas. Les étapes sont dans Se connecter et réinitialiser son mot de passe.
E-mail (objet) | Quand | À qui |
|---|---|---|
« Set up your portierX account » | Un administrateur de l'organisation ajoute sous Paramètres, Utilisateur un utilisateur qui n'a pas de compte portierX, ou portier crée une organisation pour son premier administrateur | Le nouvel utilisateur |
« You have been added to Nordwerk Industries on portierX » | Un administrateur de l'organisation ajoute sous Paramètres, Utilisateur quelqu'un qui a déjà un compte portierX | Cet utilisateur |
« Nordwerk Industries has been added to your portierX account » | portier crée une organisation supplémentaire pour quelqu'un qui a déjà un compte portierX | L'administrateur de cette organisation |
« You're now the organisation admin for Nordwerk Industries » | portier crée une organisation pour son premier administrateur, en même temps que « Set up your portierX account » | Le premier administrateur de l'organisation |
La langue de ces quatre e-mails est l'anglais, leur présentation celle de portierX. « You're now the organisation admin for Nordwerk Industries » est un texte brut sans logo.
Le lien de « Set up your portierX account » est valable sept jours et une seule fois. Il permet au nouvel utilisateur de choisir son mot de passe. Si le lien a expiré, l'utilisateur réinitialise son mot de passe depuis la page de connexion.
E-mail (objet) | Quand | À qui |
|---|---|---|
« Votre code de sécurité portierX: » avec le code PIN à six chiffres | Une remise avec code PIN est créée, ou quelqu'un choisit Envoyer le code PIN ou Envoyer un nouveau code PIN à l'étape du code PIN | La personne qui reçoit les clés, à l'adresse e-mail de sa fiche personne |
« Votre remise a été confirmée » | Une remise est confirmée, par code PIN, signature, papier ou hors ligne, et avec Renvoyer l’e-mail pour une remise confirmée | La personne qui a reçu les clés |
L'e-mail du code PIN indique combien de temps le code est valable. La confirmation liste les clés remises avec leurs dates de remise et de retour, et indique comment la remise a été confirmée.
Ces deux e-mails arrivent dans la langue dans laquelle la personne qui remet les clés utilise portierX : allemand, anglais, français ou espagnol. Pour toute autre langue, la langue de l'e-mail est l'anglais. Un code PIN envoyé avec Envoyer le code PIN ou Envoyer un nouveau code PIN arrive toujours dans un e-mail en langue anglaise. Ces deux e-mails portent la présentation de votre organisation.
Une remise avec Notifier uniquement n'envoie aucun e-mail. Les étapes des remises sont dans Donner un accès à une personne et Finaliser une remise en attente.
E-mail (objet) | Quand | À qui |
|---|---|---|
« A key request needs your approval: » | Une demande est faite pour une clé soumise à approbation, puis de nouveau quand un autre approbateur est nommé pour une demande en attente | Chaque personne que la demande sollicite, sauf celle qui l'a faite et celle qui doit recevoir la clé |
« Still waiting for your approval: » | La demande attend depuis trois jours, une fois par personne | Qui peut décider de la demande à ce moment |
« Key request approved: » | Tous les approbateurs ont dit oui | Qui a fait la demande |
« Key request declined: » | Un approbateur a dit non ; l'e-mail donne le motif | Qui a fait la demande |
« Your key is ready to collect: » | La demande est approuvée ; l'e-mail indique où et à partir de quand retirer la clé | La personne qui reçoit la clé, ou pour un groupe de personnes chaque membre ayant une copie réservée ou remise |
« The key you asked for is approved: » | La demande est approuvée | La personne indiquée sous Au nom de |
« The key you asked for is declined: » | La demande est refusée | La personne indiquée sous Au nom de |
« The key you asked for has been handed over: » | La clé de la demande est remise | La personne indiquée sous Au nom de |
« Key handed over: » | La clé de la demande est remise | Qui a fait la demande, même s'il a confirmé la remise lui-même |
La langue de ces e-mails est l'anglais, leur présentation celle de votre organisation. Aucun ne peut être désactivé. Ce qui soumet une demande à approbation est expliqué dans Quand un accès doit être approuvé.
E-mail (objet) | Quand | À qui | Désactiver |
|---|---|---|---|
« Key due back soon: » | La date de retour tombe dans les jours réglés sous Avant la date de fin, 14 par défaut | Le Détenteur, l'Émetteur et chaque Approbateur | Chaque destinataire, sauf si l'organisation exige l'e-mail |
« Key due back today: » | À la date de retour | Le Détenteur, l'Émetteur et chaque Approbateur | Chaque destinataire, sauf si l'organisation exige l'e-mail |
« Key overdue: » | Les jours sous Après la date de fin sont passés, 3 par défaut, et la copie n'est pas rendue ; une fois | Le Détenteur, l'Émetteur et chaque Approbateur | Chaque destinataire, sauf si l'organisation exige l'e-mail |
« Key still not returned: » | Les jours sous Toujours pas rendue après sont passés, 7 par défaut, ou pour les clés soumises à approbation les jours sous Clés soumises à approbation, après, 7 par défaut ; une fois | La cible choisie par l'organisation : toutes les personnes ayant un rôle, Moniteur de sécurité par défaut, ou Le responsable du lieu | Personne |
Les rappels ne concernent qu'une copie remise avec une date de retour. « Key still not returned: » indique qui a été prévenu avant, et quand. Si la clé revient avant qu'un rappel parte, ce rappel est abandonné.
Un destinataire qui peut désactiver un rappel le fait dans son propre compte, onglet Notifications, voir Votre compte : e-mails de rappel et langue. L'administrateur de l'organisation choisit sous Paramètres, Notifications, à Qui ne peut pas les désactiver, quels destinataires ne peuvent pas désactiver leurs rappels, voir Définir quand partent les e-mails de rappel et qui les reçoit.
La langue de ces e-mails est l'anglais, leur présentation celle de votre organisation.
E-mail (objet) | Quand | À qui |
|---|---|---|
« Key reported lost: » | Quelqu'un déclare une clé perdue ; immédiatement, sans attendre le calendrier | Toutes les personnes ayant le rôle Moniteur de sécurité |
La langue de cet e-mail est l'anglais, sa présentation celle de votre organisation. Il ne peut pas être désactivé. Un signalement de vol ou de dommage n'envoie aucun e-mail.
E-mail (objet) | Quand | À qui |
|---|---|---|
« A review needs your answers: » | Une revue est lancée | Chaque personne disposant d'un compte portierX à qui la revue demande de répondre |
« A review is still waiting for your answers: » | La revue arrive à échéance dans le nombre de jours réglé sous Paramètres, Notifications, à Avant l’échéance, 3 par défaut, et les réponses ne sont pas soumises ; une fois | Toutes les personnes qui doivent encore répondre à la revue |
« A review is past its due date: » | Le lendemain de l'échéance, si les réponses ne sont pas soumises ; une fois | Toutes les personnes qui doivent encore répondre à la revue |
La langue de ces e-mails est l'anglais, leur présentation celle de votre organisation. Ils ne peuvent pas être désactivés. Quand l'échéance est déplacée, le rappel pour la date déplacée repart.
Sous Paramètres, Email Branding, l'administrateur de l'organisation règle Company display name, Logo URL et Brand colour. Ces réglages valent pour tous les modèles et toutes les langues : remises, demandes et approbations, rappels sur les clés, incidents et revues. Un champ vide affiche la présentation de portierX. Les e-mails de connexion, de mot de passe, d'utilisateurs et d'organisations portent toujours la présentation de portierX. Les étapes sont dans Personnaliser les e-mails de portierX.
portierX n'envoie un e-mail qu'à une adresse dont le domaine accepte le courrier. Les adresses chez example.com, test.com, invalid.com, mailinator.com, tempmail.org, guerrillamail.com et 10minutemail.com ne reçoivent aucun e-mail, pas plus que les adresses contenant test+, admin+, root+, noreply+ ou postmaster+.
L'e-mail du code PIN vient de [email protected], tout autre e-mail de [email protected].
Qui n'a pas d'adresse e-mail ne reçoit aucun e-mail.
Chaque e-mail part une seule fois par occasion et par destinataire.
Les connexions à d'autres systèmes n'envoient aucun e-mail.
