L'import depuis un tableur ajoute ou met à jour beaucoup de personnes d'un coup : un service, une liste de prestataires, un site entier. Il demande le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants, et il démarre depuis Personnes avec Importer des personnes.
Il vous faut un fichier CSV ou un fichier Excel (XLSX) avec une ligne d'en-tête et une ligne par personne. Le chemin le plus court passe par Télécharger le modèle, sur Personnes et à la première étape de l'import : une feuille de personnes vide avec toutes les colonnes lues par l'import, une feuille Read me qui explique chaque colonne, et une feuille Lookup qui liste les unités organisationnelles, les entreprises et les types de personnes de votre organisation. L'import lit toujours la première feuille d'un classeur.
Un fichier compte au plus 4 Mo, 50 000 lignes, 200 colonnes et 1 000 000 cellules remplies. Divisez un fichier plus grand. Un fichier CSV peut séparer ses cellules par un point-virgule, une virgule, une tabulation ou une barre verticale, et le fichier qu'Excel enregistre en CSV est lu lui aussi.
Colonne | Contenu |
|---|---|
portierX ID | À laisser vide. Seul l'export de portierX la remplit, et un fichier d'export rechargé est rapproché grâce à elle. |
Person ID | Votre propre identifiant de la personne, en texte. La colonne porte le nom que votre organisation donne à cet identifiant, par exemple KID. Un identifiant n'est jamais attribué à quelqu'un d'autre, même après le départ de la personne. |
First name | Obligatoire pour chaque personne que l'import ajoute. Jusqu'à 100 caractères. |
Last name | Jusqu'à 100 caractères. |
Une adresse par personne. Deux personnes n'en partagent jamais une. | |
Mobile phone | Avec + et l'indicatif du pays, jusqu'à 20 caractères. |
Person type | Un des types de personnes de votre organisation. Vos propres mots sont rapprochés à l'étape 2. |
Status | active, paused ou offboarded. Actif et en pause sont reconnus aussi ; vos propres mots sont rapprochés à l'étape 2. |
Start date | Une date, le premier jour de travail. |
Leaving date | Une date, le dernier jour avec accès. Sans heure, elle vaut jusqu'à la fin de ce jour dans le fuseau horaire de votre organisation. Vide tant que la personne reste. |
Position | L'intitulé du poste, jusqu'à 255 caractères. |
Org unit ID | Votre identifiant de l'unité. C'est lui qui sert au rapprochement, même après un renommage. |
Org unit | Le nom de l'unité. Un nom qui ne correspond à aucune unité en crée une à l'application de l'import. |
Manager ID | L'identifiant du responsable, du même type que la colonne Person ID. Jamais un nom. |
Manager | Pour lecture seulement. Il ne sert jamais à retrouver quelqu'un. |
Company ID | À laisser vide. |
Company | Seulement pour les personnes d'une autre entreprise. Laissez vide pour les personnes de votre organisation. |
Groups | Les groupes auxquels la personne appartient. L'import l'ajoute à chaque groupe nommé et ne la retire d'aucun. Un groupe que portierX remplit lui-même ne se définit pas ici. |
Séparez plusieurs groupes par une barre verticale : Équipe de nuit | Atelier.
portierX reconnaît de lui-même les intitulés du modèle, ainsi que les intitulés courants en français, anglais, allemand et néerlandais. Majuscules, accents, espaces et ponctuation ne comptent pas : E-Mail, e_mail et EMAIL sont un seul intitulé. Une colonne que portierX ne reconnaît pas est rapprochée à la main à l'étape 2, ou laissée de côté. Vos propres colonnes supplémentaires peuvent rester dans le fichier.
Écrivez les dates en AAAA-MM-JJ ; JJ.MM.AAAA et JJ/MM/AAAA sont lus aussi, le jour d'abord. Une date de sortie peut porter une heure, par exemple 2026-09-30T17:00. Dans un fichier Excel, une cellule de date compte comme une date, quel que soit son format. Les identifiants sont du texte : un zéro initial reste, et un identifiant qu'un tableur a transformé en nombre, comme 1,2E+11, est refusé.
Une cellule vide efface le champ d'une personne existante, à trois exceptions près : un prénom vide est ignoré, un statut vide laisse le statut tel quel, et une cellule de groupes vide n'ajoute aucun groupe. Une colonne absente du fichier ne change rien.
Ouvrez Personnes et choisissez Importer des personnes. Le panneau Importer des personnes se déroule en quatre étapes : Choisir un fichier, Faire correspondre les colonnes, Aperçu et Résultat.
Choisissez le fichier avec Choisissez un fichier ou déposez-le ici. Sous Que doit faire cet import ?, décidez ce qui arrive aux personnes déjà dans portierX. Puis Suivant : faire correspondre les colonnes.
Sous Faire correspondre les colonnes, vérifiez à quel champ de la personne chaque Colonne du fichier correspond (Correspond à) et d'où vient la correspondance (Comment : Correspondance automatique, Conservé depuis la dernière fois, Vous avez corrigé ceci ou Aucune correspondance trouvée). Corrigez une correspondance dans la liste ; Non importé laisse une colonne de côté.
Sous Faire correspondre les valeurs de ce fichier, chaque type de personne, statut, entreprise et groupe du fichier que portierX ne peut pas rapprocher seul apparaît une fois, avec son nombre de lignes. Choisissez ce que la valeur signifie, ou Ignorer cette valeur. Une entreprise que portierX ne connaît pas est créée à l'application de l'import. Puis Suivant : aperçu.
L'Aperçu montre ce que l'import ferait : les compteurs Lignes du fichier, Nouveau, Mis à jour, Inchangé, Refusé et En attente de votre décision, puis À décider d’abord, Modifications et Lignes refusées. Jusqu'ici, rien n'est enregistré.
Décidez des lignes sous À décider d’abord. Puis Appliquer ; le bouton indique le nombre de modifications, et la boîte de dialogue Appliquer cet import les résume. S'il n'y a rien à enregistrer, Terminer clôt l'import.
Le Résultat affiche Import appliqué ou Aucune modification et compte les personnes ajoutées, mises à jour, inchangées et refusées. Utilisez ici Télécharger les lignes refusées, avant de fermer le panneau avec Terminé.
Sous Que doit faire cet import ?, vous choisissez un des trois réglages à la première étape.
Ajouter uniquement les nouvelles personnes : les lignes concernant des personnes déjà dans portierX sont laissées de côté.
Ajouter et mettre à jour : les personnes existantes reçoivent les valeurs du fichier, sauf dans les champs gérés par une autre source.
Vérifier avant d’appliquer : écrit la même chose qu'Ajouter et mettre à jour une fois appliqué. Chaque import s'arrête à l'aperçu, quel que soit le réglage choisi.
Miroir appartient à une source enregistrée qui livre des fichiers complets, par exemple une interface RH. Il n'est pas proposé pour un fichier téléversé.
portierX rapproche une ligne d'abord par le portierX ID d'un fichier d'export, puis par le Person ID qu'un fichier précédent a enregistré sur la personne, et enfin par l'adresse e-mail. Une ligne qui ne correspond que par l'adresse e-mail vous est soumise comme proposition.
Sous À décider d’abord attend chaque ligne que portierX ne tranche pas seul. Appliquer reste bloqué tant qu'elles ne sont pas toutes décidées.
Cela ressemble à Sofia Lang : la ligne correspond à une personne par l'adresse e-mail seulement, ou son identifiant appartenait à quelqu'un parti sous un autre nom. La carte dit ce que la confirmation change sur la fiche. Oui, c’est Sofia Lang applique la ligne à cette fiche, et portierX retient l'identifiant de la ligne pour cette personne. Non, ce n’est pas la même personne signifie que la ligne ne modifie personne.
Une ligne qui annule une date de fin ou un statut défini dans portierX, ou qui fait partir la personne plus tard que prévu : les deux boutons nomment la date que portierX détient et la date du fichier ; sans date, ils s'intitulent Conserver les valeurs actuelles et Utiliser les valeurs du fichier. Conserver écarte toute la ligne, ses autres modifications comprises.
Conflits : le fichier vient de l'export des personnes, et la personne a été modifiée dans portierX après l'export. La carte montre les deux valeurs ; vous choisissez Conserver les valeurs actuelles ou Utiliser les valeurs du fichier. Un conflit non résolu n'est pas appliqué.
Une ligne est refusée quand rien sur elle n'identifie une personne avec certitude, quand le même identifiant figure sur deux lignes ou que les identifiants d'une ligne désignent des personnes différentes, quand un identifiant semble modifié par un tableur, ou quand la fiche de la personne a refusé la ligne lors de l'application. Les lignes refusées figurent avec leur motif sous Lignes refusées, dans l'aperçu et dans le résultat. Télécharger les lignes refusées les fournit en fichier Excel : le numéro de ligne, le motif et la ligne telle que le fichier la contenait.
Une valeur isolée est ignorée et le reste de sa ligne s'applique : une valeur qui ne correspond à rien dans portierX ou à plusieurs fiches, un responsable qui créerait une boucle, un groupe que portierX remplit automatiquement, une valeur illisible, et une adresse e-mail qui appartient déjà à quelqu'un d'autre. L'aperçu les liste sous Modifications, dans l'onglet Valeurs ignorées, avec le nom, le champ et la valeur.
Les champs gérés par une autre source, par exemple une interface RH ou Microsoft Entra ID, ne sont pas écrits par l'import. Ils figurent dans l'onglet Géré par une autre source.
L'application tourne en arrière-plan : d'abord les unités organisationnelles, puis les personnes que l'import ajoute, puis les personnes existantes, enfin les responsables. Le résultat montre ce qui a été enregistré.
Chaque modification est inscrite dans l'historique de la personne et dans le journal d'audit, à votre nom, avec l'import et le nom du fichier.
Une correspondance par e-mail confirmée enregistre l'identifiant de la ligne sur la personne. Le fichier suivant la reconnaît grâce à lui.
portierX retient la correspondance des colonnes et des valeurs pour votre prochain fichier. Elles apparaissent alors comme Conservé depuis la dernière fois.
Si un autre import ou une annulation a modifié des personnes depuis l'aperçu, l'aperçu le dit, et Générer l’aperçu à nouveau compare le fichier une nouvelle fois.
À l'étape Résultat du panneau Importer des personnes, Annuler cet import reprend, après confirmation, ce que l'import a écrit. Chaque valeur retrouve son état précédent, tant que personne ne l'a changée depuis. Les personnes ajoutées par l'import sont supprimées si elles sont inchangées et ne détiennent rien, c'est-à-dire ni clé, ni carte, ni attribution ; quiconque détient quelque chose reste, et le résultat les compte. Les unités organisationnelles créées par l'import sont supprimées tant qu'elles sont inutilisées et que personne ne les a déplacées ; les unités renommées retrouvent leur ancien nom. L'étape affiche alors Import annulé, avec le nom et l'heure. Un import en échec qui avait déjà enregistré des lignes se reprend de la même façon.
L'annulation est proposée à l'étape Résultat, avant de fermer le panneau avec Terminé. Elle demande le même rôle que l'import.
Au moins une colonne doit identifier une personne : portierX ID, Person ID ou Email. Sans elle, la correspondance ne peut pas être confirmée ; Corrigez ces points pour continuer en donne la raison, comme lorsqu'un champ est choisi pour deux colonnes.
Seul un Administrateur de l’organisation définit des responsables depuis un fichier. Pour les autres rôles, une colonne Manager ID n'est pas acceptée.
Un fichier que vous importez vous-même ne change jamais votre propre date de fin, votre statut ni votre responsable.
Un import se termine dans les 24 heures. Passé ce délai, il prend fin et son fichier est supprimé.
Rien n'est enregistré avant Appliquer. Fermer le panneau avant demande Abandonner cet import ? : Abandonner l’import renonce au fichier et à la correspondance, Continuer l’import y revient.
Les colonnes non importées sont supprimées dès que la correspondance est confirmée, et au plus tard après 24 heures.
L'import n'attribue aucun identifiant d'accès et ne donne accès à aucun espace. C'est un travail distinct, après l'import.
L'import ajoute des personnes à des groupes et n'en retire personne.
