Les copies d'une clé se gèrent sur la page de la clé sous Identifiants d’accès, dans l'onglet Copies. Ajouter et retirer des copies, et supprimer toute une clé, demandent le rôle Administrateur de l’organisation. Lier un remplacement et marquer un cas particulier sont aussi possibles pour les rôles Gestionnaire d'accès et Gestionnaire d'identifiants.
Aussi appelé : double, clé de réserve, exemplaire. L'écran appelle chaque clé physique une copie.
La clé est arrivée dans portierX avec votre plan de fermeture (Importer votre plan de fermeture depuis un fichier XML).
Une carte n'a pas de copies. Son cas particulier se définit sur sa propre page, comme décrit plus bas.
Ouvrez la clé sous Identifiants d’accès et choisissez l'onglet Copies.
Choisissez Ajouter une copie. La boîte de dialogue demande « Ajouter une copie à NW-GS-014 ? » et indique que la copie prend le numéro suivant, ouvre les mêmes portes que la clé et commence en stock.
Si la copie est un cas particulier, choisissez son Type et donnez un Motif. Vous pouvez aussi le faire plus tard.
Choisissez Ajouter une copie.
Quand la clé n'a aucune copie, l'onglet propose Ajouter une copie à la place de la liste.
Dans l'onglet Copies, ouvrez le menu à trois points de la copie, Plus d’options, et choisissez Retirer.
La boîte de dialogue demande « Retirer la copie 2 de NW-GS-014 ? » et indique que seule une copie en stock peut être retirée, que ses liens aux portes disparaissent avec elle et que le journal d'audit conserve la trace.
Choisissez Retirer.
Quand une copie a été signalée endommagée et qu'une autre copie de la clé a pris sa place, liez les deux. La fiche montre alors quelle copie en remplace quelle autre.
Sur la copie qui indique Défectueuse, ouvrez le menu à trois points Plus d’options et choisissez Lier le remplacement. La ligne de la copie dans la liste Identifiants d’accès porte la même entrée.
La boîte de dialogue « Lier un remplacement pour NW-GS-014, copie 2 » liste les autres copies de la clé qui ne sont ni perdues ni endommagées et n'en remplacent aucune autre. Chacune indique En stock ou le nom de son détenteur. Quand une seule d'entre elles est détenue par la personne qui avait la copie endommagée, elle est déjà choisie. Quand plus de six copies conviennent, Rechercher par code ou détenteur restreint la liste.
Choisissez Lier le remplacement.
Quand aucune copie ne convient, la boîte de dialogue indique Aucun moyen d’accès ne peut le remplacer. Ajoutez d'abord une copie, puis liez-la.
Sur la copie, ouvrez le menu à trois points Plus d’options et choisissez Marquer comme cas particulier. Sur une copie déjà marquée, l'entrée indique Modifier le cas particulier, et le drapeau à côté du numéro de la copie ouvre la même boîte de dialogue.
Sous Type, choisissez Valide en permanence, Carte d'urgence, Depot de cles pompiers ou Autre. Que signifient ces cas ? explique chaque type.
Sous Motif, indiquez pourquoi la copie est un cas particulier et qui l'a décidé. Obligatoire, 500 caractères au plus.
Choisissez Enregistrer.
Pour retirer la marque, choisissez Pas un cas particulier sous Type, puis Enregistrer. La ligne de la copie dans la liste Identifiants d’accès porte les mêmes entrées. Une carte se marque sur sa propre page, avec Cas particulier à côté du numéro de la carte. Sur une carte marquée, c'est le type qui s'affiche.
Ne supprimez une clé que pour corriger la fiche, pour une saisie en double ou une clé qui n'aurait jamais dû exister. Une clé perdue ou volée se signale, elle ne se supprime pas (Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
Ouvrez la clé et choisissez l'onglet Informations.
Choisissez Supprimer la clé. La boîte de dialogue demande « Supprimer NW-GS-014 ? » et indique que la clé et chaque copie disparaissent définitivement.
Choisissez Supprimer la clé. portierX revient à la liste.
Une copie ajoutée prend le numéro suivant, ouvre les portes de la clé, indique En stock et n'a pas de détenteur. Elle peut être délivrée tout de suite. Sa mise en dépôt est sur Déposer des copies dans un dépôt et les en retirer.
Une copie retirée quitte l'onglet avec ses liens aux portes. Son numéro n'est jamais redonné. L'onglet Journal d’audit conserve l'entrée.
Un remplacement lié figure sur les deux copies : Remplace sur la copie qui a pris la place, Remplacé par sur la copie endommagée. Chaque copie reçoit une entrée dans le journal d'audit. La copie endommagée garde son état jusqu'à la clôture de son incident (Clore un incident).
Une copie marquée porte un drapeau à côté de son numéro. Pointez-le pour voir le type, le motif et, pour une copie dans un dépôt, le dépôt. Le journal d'audit enregistre le type, le motif et qui a posé la marque.
Une clé supprimée quitte la liste avec toutes ses copies. Le Journal d’audit conserve une entrée par copie et une pour la clé.
Ajouter une copie, retirer une copie et supprimer une clé demandent le rôle Administrateur de l’organisation. Lier un remplacement et marquer un cas particulier demandent le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants.
Chaque confirmation ajoute exactement une copie.
Seule une copie En stock peut être retirée. Une copie que quelqu'un détient est d'abord reprise (Reprendre une clé ou une carte).
Supprimer la clé est refusé tant qu'une copie est délivrée ou réservée, ou perdue ou défectueuse et toujours délivrée à quelqu'un. Le message nomme la copie et son détenteur. Reprenez d'abord la copie ou clôturez l'incident.
Un remplacement ne se lie qu'à une copie qui indique Défectueuse et n'a aucun remplacement lié. Le remplacement est toujours une copie de la même clé, et une copie en remplace une autre au plus.
Un cas particulier demande toujours un motif, quel que soit le type.
Une copie archivée ne peut pas être marquée. Une marque qu'elle porte déjà peut encore être modifiée ou retirée.
Délivrer une copie dans la liste ne remet jamais une copie marquée.
Une copie marquée Depot de cles pompiers qui ne se trouve dans aucun dépôt porte un avertissement jusqu'à ce qu'elle soit placée dans un dépôt ou que son type change.
