Un comptage compare l’étagère d’un dépôt à la liste dans portierX. L’Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants le démarrent, cochent les copies et le terminent. Le comptage commence sous Dépôts, dans l’onglet Clés du dépôt, avec Démarrer un comptage.
Également appelé : inventaire, contrôle de stock, recensement des clés.
Le dépôt est actif. Un dépôt inactif ne propose pas Démarrer un comptage.
Un seul comptage au plus est en cours par dépôt. S’il y en a un, l’onglet Clés l’affiche, et vous y poursuivez le comptage.
Au démarrage, portierX inscrit sur la liste chaque copie en stock rattachée au dépôt. Les copies délivrées, réservées, signalées perdues, défectueuses ou archivées n’y figurent pas, car elles ne sont pas sur l’étagère. La liste vaut pour ce seul comptage. Les changements ultérieurs du dépôt ne la modifient pas.
Ouvrez Dépôts, le dépôt et son onglet Clés.
Cliquez sur Démarrer un comptage. L’onglet affiche le comptage avec la date, l’heure et la personne qui l’a démarré.
Cochez chaque copie trouvée sur l’étagère. La colonne Sur l’étagère passe à Cochée. La case de la ligne d’en-tête coche toutes les copies d’un coup.
Saisissez chaque clé présente sur l’étagère mais absente de la liste. La section suivante explique comment.
Cliquez sur Terminer le comptage.
Si des copies ne sont pas cochées, portierX demande Terminer le comptage ? et indique combien de copies seront enregistrées comme manquantes. Confirmez par Terminer le comptage.
Chaque coche est enregistrée aussitôt. Vous pouvez fermer la page et reprendre plus tard, et toute personne ayant l’un des trois rôles peut poursuivre le comptage. portierX affiche l’avancement en nombre de copies cochées sur le total de la liste.
Sous Trouvées sur l’étagère, absentes de la liste, saisissez chaque clé que la liste ne mentionne pas.
Sous Numéro de clé inattendu, saisissez le numéro gravé sur la clé.
Cliquez sur Ajouter.
portierX cherche dans votre organisation la clé portant ce numéro. Si une seule correspond, la ligne affiche Correspond à et son numéro. Si aucune ou plusieurs correspondent, le numéro est conservé tel que vous l’avez saisi. Le numéro désigne une clé, pas une copie précise.
Retirer enlève un numéro saisi. Les copies de la liste ne peuvent pas être retirées. Une copie absente de l’étagère reste simplement non cochée.
Chaque copie non cochée est enregistrée comme manquante, chaque numéro saisi comme inattendu.
L’onglet Clés affiche le résultat : quand le comptage a eu lieu, qui l’a effectué, les chiffres des copies présentes, manquantes et inattendues, et les sections Manquantes et Inattendues avec leurs clés. Retour aux clés ramène à la liste des copies.
L’onglet Clés indique dès lors le dernier comptage avec sa date, la personne et le résultat. S’il a trouvé un écart, il s’affiche comme avertissement avec Voir les comptages.
Le démarrage et la fin sont inscrits, avec leur auteur et leur date, sur l’onglet Journal d’audit du dépôt et dans le Journal d’audit général. L’entrée de fin porte les chiffres du comptage.
L’onglet Comptages liste chaque comptage du dépôt, du plus récent au plus ancien, avec Démarré, Effectué par, Résultat et Statut. Le statut est En cours ou Terminé. Effectué par indique la personne qui a terminé le comptage, ou, pour un comptage en cours, celle qui l’a démarré. Résultat donne le nombre de clés manquantes et inattendues, ou, pour un comptage en cours, le nombre de copies cochées.
Un clic sur un comptage terminé ouvre son résultat. Retour aux comptages ramène à la liste. Un clic sur le comptage en cours ouvre l’onglet Clés. Dans l’onglet Clés, Voir les comptages mène aussi à cette liste.
L’Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants démarrent, cochent, saisissent et terminent les comptages. Le Moniteur de sécurité consulte les comptages en cours et terminés et ne coche rien. Le rôle Personne ne voit aucun comptage.
Un seul comptage au plus est en cours par dépôt, et seul un dépôt actif peut être compté.
Un comptage démarré ne peut pas être abandonné. Terminez-le.
Un comptage terminé ne peut plus être modifié.
Un comptage ne modifie aucune copie. Une copie manquante reste en stock et dans le dépôt. Si elle est perdue, signalez-la (voir Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
Si une clé inattendue appartient à ce dépôt, placez sa copie après le comptage, comme décrit dans Déposer des copies dans un dépôt et les en retirer.
Pendant un comptage, aucune copie ne peut être placée ni sortie.
Un numéro de clé saisi compte 64 caractères au plus. Un comptage accepte 500 numéros inattendus au plus.
