Placer des copies et Sortir des copies enregistrent quelles copies sont rangées dans un coffre ou une armoire à clés. L’Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants peuvent faire les deux. Tout commence sous Dépôts, dans l’onglet Clés du dépôt.
Également appelé : ranger des clés, déposer des copies, retirer des copies d’un dépôt. Ce qu’est un dépôt et comment le créer figure dans Dépôts : où sont conservées les copies de clés.
Le dépôt est actif. Un dépôt inactif n’accepte aucune copie.
Aucun comptage n’est en cours sur le dépôt. Pendant un comptage, l’onglet Clés affiche le comptage à la place des boutons (voir Faire l’inventaire d’un dépôt).
Placer rattache à ce dépôt des copies en stock qui ne sont dans aucun dépôt.
Ouvrez Dépôts et le dépôt. L’onglet Clés est ouvert.
Cliquez sur Placer des copies. La liste montre chaque copie en stock sans dépôt, avec numéro de clé, copie et nom de la clé.
Réduisez la liste au besoin avec Rechercher par numéro de clé.
Cochez les copies qui se trouvent dans le coffre ou l’armoire.
Cliquez sur Placer des copies. Le bouton indique le nombre de copies cochées.
Quand l’onglet Clés est vide, il propose aussi Placer des copies.
Sortir détache des copies de ce dépôt. C’est nécessaire avant de désactiver ou de supprimer un dépôt, et quand une copie change de dépôt.
Ouvrez Dépôts, le dépôt et son onglet Clés.
Cliquez sur Sortir des copies. La liste montre chaque copie rattachée au dépôt, sur l’étagère ou chez une personne. Pour une copie délivrée, la liste indique qui la détient.
Réduisez la liste au besoin avec Rechercher par numéro de clé.
Cochez les copies.
Cliquez sur Sortir des copies. Le bouton indique le nombre de copies cochées.
Sortir des copies n’apparaît que si le dépôt conserve des copies.
portierX vérifie chaque copie au moment de l’enregistrement. Les autres copies sont placées ou sorties. Le volet nomme chaque copie refusée avec sa raison et reste ouvert. Les raisons possibles : la copie est conservée dans un autre dépôt, elle n’est pas en stock, elle n’appartient pas à ce dépôt, ou elle n’existe plus.
Placer et sortir ne changent que le dépôt auquel une copie est rattachée. Son état reste le même. Une copie En stock reste en stock, une copie Délivrée reste chez sa personne.
Après le placement, l’onglet Copies de la clé indique le dépôt à côté de l’état de la copie, avec un lien vers sa page. L’onglet Clés du dépôt liste la copie, avec la date sous Ici depuis.
Après la sortie, la copie n’appartient à aucun dépôt. L’onglet Copies de la clé n’indique plus de dépôt, et l’onglet Clés du dépôt ne liste plus la copie. Une copie en stock sortie d’un dépôt peut toujours être délivrée.
Une copie ne passe pas directement d’un dépôt à un autre. Une copie en stock se sort de son dépôt puis se place dans l’autre. Une copie délivrée rejoint l’autre dépôt lors de sa reprise. Choisissez l’autre dépôt sous Dépôt de destination, et la copie change de dépôt en une seule étape. La reprise est décrite dans Reprendre une clé ou une carte.
Chaque copie placée et chaque copie sortie forme une entrée distincte, avec son auteur et sa date, sur l’onglet Journal d’audit du dépôt et dans le Journal d’audit général.
Un message indique combien de copies ont été placées ou sorties.
Copies conservées dans la liste des dépôts et le nombre affiché sur l’onglet Clés se mettent à jour aussitôt.
L’Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants placent et sortent des copies. Le Moniteur de sécurité et le rôle Personne voient l’onglet Clés sans ces boutons.
Seule une copie en stock et sans dépôt peut être placée. Une copie délivrée, réservée, signalée perdue, défectueuse ou archivée ne peut pas l’être.
Toute copie rattachée au dépôt peut être sortie, y compris une copie délivrée.
Rien ne peut être placé dans un dépôt inactif.
Pendant un comptage, l’onglet Clés affiche le comptage. Placer et sortir redeviennent possibles une fois le comptage terminé.
La liste montre jusqu’à 100 copies, triées par numéro de clé. Les autres se trouvent en recherchant le numéro de clé.
Placer et sortir ne changent aucun accès ni rien dans un système de fermeture connecté. Une copie délivrée reste chez sa personne jusqu’à sa reprise.
