Un dépôt est un coffre ou une armoire à clés où sont rangées des copies de clés. Seul l’Administrateur de l’organisation crée, modifie, désactive et supprime les dépôts, depuis Dépôts dans la barre latérale. Le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants peuvent aussi y placer des copies, les en sortir et les compter.
Également appelé : coffre à clés, armoire à clés, boîte à clés. Une copie est un exemplaire physique d’une clé.
Un dépôt se trouve dans une salle, c’est-à-dire un espace dans portierX. Son bâtiment et son emplacement découlent de cette salle. Chez Nordwerk Industries, ce pourrait être le Schlüsselschrank Pforte de Werk Nord.
Un dépôt range des copies de clés, pas des cartes. Chaque copie appartient à un dépôt au plus. Une copie délivrée reste rattachée à son dépôt. L’onglet Clés du dépôt continue de la lister, avec la personne qui la détient.
Une copie entre dans un dépôt de deux façons. On l’y place, ou elle y arrive lors d’une reprise. Une copie sortie n’appartient à aucun dépôt. Une copie sans dépôt peut quand même être délivrée. Le placement et la sortie sont décrits dans Déposer des copies dans un dépôt et les en retirer, la reprise dans Reprendre une clé ou une carte.
L’Administrateur de l’organisation crée un dépôt sous Dépôts.
Ouvrez Dépôts et cliquez sur Ajouter un dépôt.
Saisissez le Nom. Sous Description, notez ce que le dépôt contient et qui l’utilise.
Choisissez l’Emplacement.
Choisissez le Bâtiment. Si la salle se trouve directement sur l’emplacement, laissez Aucun bâtiment.
Choisissez la Salle où se trouve le coffre ou l’armoire.
Cliquez sur Ajouter le dépôt.
portierX ouvre ensuite la page du dépôt. Changer d’emplacement vide les champs Bâtiment et Salle, changer de bâtiment vide le champ Salle.
Dépôts liste chaque dépôt avec Nom, Emplacement, Statut et Copies conservées. Sous Emplacement figurent la salle, le bâtiment et l’emplacement. Copies conservées compte chaque copie rattachée au dépôt, copies délivrées comprises. Le champ de recherche retrouve un dépôt par son nom. Un clic sur une ligne ouvre le dépôt.
La page d’un dépôt indique son nom, l’endroit où il se trouve et son statut. L’Administrateur de l’organisation y trouve aussi Modifier. Le contenu se répartit sur cinq onglets.
Onglet | Ce qu’il montre | Qui le voit |
|---|---|---|
Clés | Chaque copie rattachée au dépôt, avec Clé, Copie, État, Détenteur et Ici depuis, ainsi que le dernier comptage. Un clic sur une ligne ouvre la clé. | Tous les rôles. Le rôle Personne ne voit que ses propres copies. |
Comptages | Chaque comptage du dépôt avec son résultat. | Tous les rôles. Le rôle Personne n’y voit aucun comptage. |
Journal d’audit | Tout ce qui a été fait sur le dépôt et ses copies, du plus récent au plus ancien. | Tous les rôles. Le rôle Personne ne voit que les entrées qui citent son propre compte ou sa propre fiche. |
Photos | Les photos du coffre ou de l’armoire, avec légende, date et nom de la personne qui les a ajoutées. | Tous les rôles sauf Personne |
Informations | Nom, description, emplacement, statut et date de création. L’emplacement mène à la page de la salle, qui indique qui peut y entrer. | Tous les rôles |
Les photos montrent comment le coffre ou l’armoire conserve les clés, par exemple pour un audit. L’Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants ajoutent et retirent les photos.
Sous Dépôts, ouvrez le dépôt et son onglet Photos.
Cliquez sur Ajouter une photo.
Sous Photo, choisissez un fichier JPEG ou PNG de 25 Mo au plus.
Sous Légende, décrivez ce que montre la photo. Le champ est facultatif.
Cliquez sur Ajouter une photo.
Un clic sur une photo l’affiche en taille réelle. Pour retirer une photo, cliquez sur son icône de corbeille et confirmez par Retirer. Le journal d’audit garde une trace de la photo retirée.
L’Administrateur de l’organisation modifie un dépôt. Modifier ouvre le volet Modifier le dépôt, depuis la page du dépôt, depuis l’onglet Informations et depuis le menu de la ligne sous Dépôts. Le volet montre les mêmes champs qu’à la création. Enregistrer les modifications termine. Une description vide efface la précédente.
Un dépôt inactif reste dans la liste. Il n’accepte aucune copie, et une reprise ne le propose pas sous Dépôt de destination. Seul l’Administrateur de l’organisation désactive et active un dépôt.
Dans le menu de la ligne sous Dépôts, ou sur l’onglet Informations, choisissez Désactiver.
Confirmez par Désactiver le dépôt.
Le statut passe à Inactif. Activer puis Activer le dépôt le rendent de nouveau actif.
Si le dépôt conserve des copies, portierX refuse de le désactiver. La fenêtre indique le nombre de copies et propose Ouvrir l’onglet Clés. Sortez-y les copies, puis désactivez le dépôt.
L’Administrateur de l’organisation supprime un dépôt.
Choisissez Supprimer dans le menu de la ligne sous Dépôts, ou Supprimer le dépôt sur l’onglet Informations.
Confirmez par Supprimer le dépôt.
Le dépôt disparaît de la liste, et une reprise ne peut plus le choisir. Ses entrées restent dans le journal d’audit. Si le dépôt conserve des copies, portierX refuse de le supprimer, comme pour la désactivation.
La création, la modification, la désactivation, l’activation et la suppression sont inscrites, avec leur auteur et leur date, sur l’onglet Journal d’audit du dépôt et dans le Journal d’audit général. Il en va de même pour chaque photo ajoutée ou retirée.
Après la création, portierX ouvre la page du dépôt.
Lors d’une reprise, Dépôt de destination ne propose que des dépôts actifs.
Seul l’Administrateur de l’organisation crée, modifie, désactive, active et supprime un dépôt. Le Gestionnaire d'accès, le Gestionnaire d'identifiants et le Moniteur de sécurité voient les dépôts et ne les changent pas.
L’Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants placent des copies, les sortent, les comptent, et ajoutent ou retirent des photos.
Un dépôt se trouve toujours dans une salle. Sans salle, il ne peut pas être enregistré.
Un dépôt qui conserve des copies ne peut être ni désactivé ni supprimé. Cela vaut aussi pour les copies délivrées qui lui sont rattachées.
Un dépôt supprimé ne peut pas être restauré.
Le nom compte 255 caractères au plus, la description 2 000.
Un dépôt n’a ni responsable ni suppléant à lui. Désignez-les pour l’emplacement ou le bâtiment où se trouve le dépôt (voir Désigner le responsable d’un lieu).
Une copie rangée dans un dépôt est délivrée par toute personne dont le rôle permet de délivrer des clés : Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants. Le dépôt ne restreint pas ce droit.
Avec le rôle Personne, on voit chaque dépôt sous Dépôts. Sur l’onglet Clés, on ne voit que ses propres copies, et Copies conservées ne compte que celles-ci. Ce rôle ne voit ni comptages ni photos.
