Reprendre une clé ou une carte, c’est enregistrer qu’une copie est revenue. Il faut le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants, et cela commence depuis l’onglet Copies de la clé ou depuis la fiche de la personne.
Aussi appelé : clé, carte, transpondeur. portierX appelle chacun d’eux un identifiant d’accès, et chaque exemplaire physique d’une clé une copie.
La copie doit être délivrée à une personne. Une copie réservée qui n’a jamais été remise n’est pas reprise ; sa réservation est annulée (voir Finaliser une remise en attente).
Si votre organisation range ses clés dans des dépôts, sachez dans quel dépôt la copie retourne.
La reprise s'enregistre depuis la clé ou depuis la personne. Les deux chemins aboutissent au même panneau.
Ouvrez Identifiants d’accès et la clé, puis l’onglet Copies. La ligne dépliée de la clé dans la liste montre les mêmes copies.
Sur la copie délivrée, choisissez Reprendre.
Ouvrez Personnes et la personne, puis Identifiants d’accès attribués.
Cochez un ou plusieurs identifiants et choisissez Supprimer l’accès au-dessus du tableau, ou choisissez Supprimer l’accès dans le menu de la ligne.
Les deux chemins ouvrent Confirmer la suppression de l'accès. Le panneau de détail de l’identifiant porte le même bouton Supprimer l'accès.
Vérifiez la personne sous Retirer de et les copies listées en dessous.
Réglez la date et l’heure de retour de chaque copie. Elle démarre à l’heure d’ouverture du panneau ; une heure dans le futur ou après la date de fin de la personne est refusée. Avec plusieurs copies, réglez une date et choisissez Appliquer à tous.
Sous Dépôt de destination, choisissez le dépôt dans lequel la copie retourne, ou laissez Aucun dépôt. portierX propose le dépôt d’où la copie est sortie. Le champ n’apparaît que pour une copie de clé, et seulement si l’organisation a un dépôt actif.
Cochez la case sous la liste, puis choisissez Confirmer. Confirmer reste inactif tant que chaque copie n’a pas de date de retour et que la case n’est pas cochée.
L’affectation est clôturée avec l’heure saisie et votre nom. La copie passe à En stock sur l’onglet Copies de la clé, dans le dépôt choisi, et redevient délivrable.
L’onglet Personnes de la clé liste la personne sous Anciens détenteurs, avec Du, Au et l’issue Rendue.
Un système de fermeture connecté est prévenu aussitôt, quel que soit le réglage d’envoi automatique de la connexion. SALTO annule la clé, et un identifiant SALTO numérique perd en plus ses liens vers les portes. dormakaba MATRIX révoque l’identifiant de la personne. ASSA ABLOY eCLIQ enregistre la clé comme rendue. Interflex met fin au lien du badge. L’envoi apparaît dans le journal de synchronisation de la connexion et dans le Journal d’audit.
Une reprise ne s’annule pas. Une copie reprise par erreur se réattribue, et la reprise reste dans l’enregistrement.
Une reprise clôture toujours l’affectation de la personne qui détient la copie. Elle ne peut pas être enregistrée au nom d’une autre personne.
En stock signifie que personne ne détient la copie dans portierX. Que la clé soit dans l’armoire, c’est vous qui le déclarez avec la case ; portierX ne voit pas la clé. Enregistrez la reprise la clé en main.
Une copie dont la date de retour est dépassée se reprend de la même façon.
Une clé qui ne reviendra pas n’est pas reprise mais signalée (voir Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
Un dépôt désactivé n’accepte aucune copie. Choisissez un autre dépôt ou Aucun dépôt.
