Chaque fichier que votre système RH livre devient une exécution. La plupart s'appliquent seules. Certaines attendent un Administrateur de l’organisation : le premier fichier, un fichier dont les colonnes ont changé, un fichier aux matricules inconnus, et les modifications au-delà de la limite journalière. Tout commence sous Intégrations, dans la source HR file, sur l'onglet Journal de synchronisation. Un Gestionnaire d'accès voit tout mais ne décide de rien.
Également appelé : vérifier l'import RH, valider le fichier du personnel, revenir sur une exécution.
Quand une exécution attend, la page de la source affiche un avis. Son titre en donne la raison :
Première exécution, en attente de vérification : la source n'a jamais importé. Vérifiez ce que ferait son premier fichier.
En-têtes du fichier modifiés, en attente de vérification : les colonnes du fichier diffèrent du mappage enregistré. Confirmez le mappage avant que l'exécution continue.
ID de personne modifiés, en attente de vérification : la plupart des matricules du fichier sont inconnus de la source. Appliqué, le fichier ajoute ces personnes une seconde fois. Cela arrive par exemple après un changement de système RH.
Une exécution en attente doit être tranchée sous 7 jours. L'avis indique l'échéance. Ensuite, l'exécution se termine en échec et le fichier est supprimé.
Dans l'avis, cliquez sur Vérifier. Si plusieurs fichiers attendent, Vérifier le plus ancien ouvre le plus ancien.
Contrôlez quelle colonne remplit quel champ, puis cliquez sur Confirmer le mappage. portierX compare ensuite le fichier avec les personnes.
Lisez l'aperçu. Tranchez les lignes que portierX ne décide pas seul, et résolvez les conflits. Cela fonctionne comme pour l'import de personnes ; voir Importer des personnes depuis un fichier Excel ou CSV.
Cliquez sur Appliquer. Le bouton indique le nombre de modifications et, avec Mirror, combien de personnes l'exécution clôture et signale. Quand l'exécution n'a rien à écrire, Terminer la clôt.
Avec Mirror, la vérification liste aussi les personnes que l'exécution clôturerait et celles qu'elle signalerait.
Refaire l’aperçu confirme encore une fois le mappage et construit un aperçu à jour. Les décisions prises sur l'aperçu précédent sont effacées.
Dans l'exécution en attente, cliquez sur Abandonner et confirmez dans la fenêtre Abandonner ce fichier ?. Rien du fichier n'est écrit, et l'exécution figure dans le Journal de synchronisation comme Abandonnée.
Quand une exécution dépasse la limite journalière de l'organisation, la part au-delà attend sous forme de modifications retenues. Le reste de l'exécution est appliqué. Les modifications retenues se trouvent dans l'exécution sous Modifications retenues, avec une phrase indiquant combien de personnes la source a modifiées aujourd'hui et où se situe la limite.
Dans le Journal de synchronisation, ouvrez l'exécution avec Ouvrir l’exécution.
Chaque modification nomme la personne et ce qui changerait, par exemple Date de départ définie ou Terminé par Mirror.
Sur une modification, cliquez sur Appliquer ou Abandonner. En abandonnant, vous pouvez indiquer un motif sous Motif (facultatif).
Tout appliquer et Tout abandonner tranchent d'un coup toutes les modifications en attente de l'exécution.
Une exécution ultérieure de la même source remplace les modifications encore en attente. La modification remplacée nomme l'exécution qui l'a remplacée.
Le Journal de synchronisation liste chaque exécution terminée avec Fichier, Démarré, Statut et les chiffres Créés, Mis à jour, Inchangés et Refusées. La signification de chaque statut se trouve dans Statuts des synchronisations, des imports et des exécutions.
Une ligne dépliée classe les personnes en Arrivées, Départs et KID retirés, Changements d’unité organisationnelle et de rôle et Changements de responsable hiérarchique. Pour les départs et les mutations, elle montre ce que la personne détient encore après l'exécution : clés et cartes par système de fermeture, et ses groupes de personnes.
Ouvrir l’exécution montre l'exécution entière : les chiffres avec Lignes du fichier, les Lignes refusées avec ligne, nom et motif, avec Mirror les personnes que l'exécution a signalées et clôturées, les modifications retenues, et Annuler cette exécution. Voir le journal d’audit ouvre les entrées du journal d'audit.
Ouvrez l'exécution avec Ouvrir l’exécution.
Cliquez sur Annuler cette exécution. La fenêtre indique combien de valeurs sont remises, combien de personnes sont retirées, et ce qui reste.
Confirmez.
Les valeurs que l'exécution a écrites reprennent leur état antérieur. Les personnes qu'elle a ajoutées sont retirées. Ce qui a changé depuis reste : une valeur modifiée après coup, une personne ajoutée qui détient entre-temps une clé ou une carte, et une unité organisationnelle déplacée depuis. L'exécution indique ensuite qui l'a annulée et quand.
Une exécution appliquée ou abandonnée figure dans le Journal de synchronisation avec son statut et ses chiffres.
La vérification du matin suivante lit les fichiers suivants, le plus ancien d'abord.
Les détails d'une exécution, ses lignes et les noms de ses personnes, sont conservés 30 jours après sa fin. Ensuite, seuls ses chiffres restent.
Seul l'Administrateur de l’organisation confirme un mappage, applique, abandonne, tranche les modifications retenues et annule une exécution.
Vérifiez les fichiers en attente à partir du plus ancien. Dès qu'un fichier plus récent est appliqué, un plus ancien ne peut plus l'être.
Un conflit que personne ne résout n'est pas appliqué.
Une exécution qui a clôturé ou signalé des personnes par Mirror ne peut pas être annulée.
Une exécution qui n'a rien écrit n'a rien à annuler.
Une exécution ne peut être annulée que tant que ses détails sont conservés, soit 30 jours après sa fin.
Pendant qu'une exécution de la même source est appliquée, l'annulation attend qu'elle soit terminée.
Fusionner des personnes qui n'en sont qu'une
Statuts des synchronisations, des imports et des exécutions
