Une date de retour est le jour où une personne doit rendre une clé ou une carte. portierX l'affiche sur la copie, envoie des rappels par e-mail avant, le jour même et après, et marque la copie en retard une fois le jour passé. Lors de l'attribution, c'est la personne qui attribue qui fixe la date de retour. Pour une copie déjà délivrée, l'Administrateur de l’organisation et le Gestionnaire d'accès la modifient sur la fiche de la personne. Le moment des rappels est réglé par l'Administrateur de l’organisation sous Paramètres, Notifications.
Aussi appelé : date d'échéance, date limite de restitution, durée de prêt. Sur la fiche de la personne, la date de retour figure dans la colonne Retour dû ; lors de l'attribution, c'est la fin, et dans les paramètres des notifications, la date de fin.
La date de retour appartient à une copie que détient une personne. La date de fin de la personne figure sur sa fiche et vaut pour tout ce qu'elle détient. Chez Nordwerk Industries, Anna Brandt détient la clé NW-GS-014 du Serverraum de Werk Nord avec une date de retour au 14 novembre, et son contrat se termine le 30 novembre. Les rappels suivent le 14 novembre. Si son contrat se termine dès le 10 novembre, la clé est en retard à partir du 10 novembre.
Question | Date de retour | Date de fin de la personne |
|---|---|---|
Où elle figure | Sur la copie, dans la colonne Retour dû | Sur la fiche de la personne |
Rend la copie en retard | Oui | Oui, si elle arrive en premier |
Déclenche des e-mails de rappel | Oui | Non |
Bloque la copie | Non | Non, la date de fin ne bloque rien non plus |
Ce qu'elle limite | Rien | La date de retour n'est jamais après elle. Après la date de fin, la personne ne peut plus recevoir d'attribution. |
Aucune des deux dates ne désactive une clé ou une carte, ni dans portierX ni dans un système de contrôle d'accès connecté. La copie ouvre ce qu'elle ouvrait jusqu'à ce qu'elle soit reprise (Reprendre une clé ou une carte).
Lors de l'attribution, vous fixez la date de retour comme fin de l'accès, pour toutes les clés ensemble ou clé par clé (Donner un accès à une personne). Pour une copie déjà délivrée, l'Administrateur de l’organisation et le Gestionnaire d'accès la modifient.
Ouvrez Personnes et la personne. Dans Identifiants d’accès attribués, cliquez sur la date dans la colonne Retour dû, ou sur Définir la date de retour si la copie n'en a pas.
La fenêtre Mettre à jour la date de retour affiche la copie. Cliquez sur sa date, choisissez le jour et l'heure sous Sélectionner une date et validez avec Appliquer.
Choisissez Mettre à jour la date de retour.
Un jour antérieur à aujourd'hui et un jour après la date de fin de la personne ne peuvent pas être choisis. Pour la date modifiée, les rappels reprennent depuis le début, et ce qui était prévu pour l'ancienne date tombe. Tous les autres rôles voient la date de retour sans pouvoir la modifier.
Une copie est en retard dès que sa date de retour ou la date de fin de la personne est passée, selon ce qui arrive en premier. Sept jours avant, elle indique Expire bientôt sur la fiche de la personne, puis En retard. Le tableau de bord la compte de la même façon (Lire le tableau de bord), et sous Personnes, onglet Retours, la personne figure avec tout ce qui est dû (Traiter les remises et les retours). Une copie sans date de retour devient due à la date de fin de la personne, et une copie sans aucune des deux dates ne l'est jamais.
Chaque heure, portierX vérifie quelles copies délivrées ont une date de retour, et envoie quatre sortes d'e-mails pour chaque date de retour. Les jours sont ceux que l'organisation a réglés. Sans réglage propre, les valeurs entre parenthèses s'appliquent.
Quand | À qui | |
|---|---|---|
« Clé bientôt à rendre » | Une fois dans les jours qui précèdent la date de retour (14) | Détenteur, émetteur, approbateurs |
« Clé à rendre aujourd'hui » | À la date de retour | Les mêmes |
« Clé en retard » | Le nombre de jours réglé après la date de retour (3), si la copie n'est pas revenue | Les mêmes |
« Clé toujours non rendue » | Le nombre de jours réglé après la date de retour (7), si la copie n'est pas revenue | Les destinataires de l'escalade |
Le détenteur est la personne qui détient la copie, et l'e-mail part à l'adresse de sa fiche. L'émetteur est l'utilisateur qui a délivré la copie. Les approbateurs sont toutes les personnes qui ont dit oui à la demande par laquelle la copie a été délivrée.
L'escalade part vers toutes les personnes qui ont le rôle choisi ce jour-là, par défaut Moniteur de sécurité, ou vers les responsables des emplacements et des bâtiments que la clé ouvre. Elle indique qui a été prévenu avant, quand et à quel titre, et pourquoi un e-mail n'est pas parti. Elle ne part qu'une fois les rappels qu'elle liste envoyés ou définitivement en échec. Une clé qui demandait une approbation a son propre jour d'escalade, jamais plus tardif.
Chaque e-mail nomme la clé, la personne qui la détient et la date de retour, et les suivants aussi le nombre de jours de retard. « Ouvrir la clé » mène à l'onglet Copies de la clé. Les e-mails arrivent dans la langue de l'organisation, avec les dates dans son fuseau horaire.
Un rappel tombe quand la copie est revenue, quand la date de retour a changé ou quand le destinataire l'a désactivé. Un destinataire sans adresse e-mail ne reçoit rien, et l'escalade l'indique comme non prévenu.
Chaque utilisateur voit dans le menu utilisateur, sous Compte, onglet Notifications, lesquels de ces e-mails il reçoit, et les désactive un par un (Votre compte : e-mails de rappel et langue). Quand l'organisation a rendu un groupe de destinataires obligatoire, leurs rappels restent actifs. L'escalade ne se désactive pas. Un détenteur sans compte utilisateur reçoit toujours les rappels.
L'Administrateur de l’organisation règle sous Paramètres, Notifications les jours, qui reçoit l'escalade et qui ne peut pas désactiver les rappels (Définir quand partent les e-mails de rappel et qui les reçoit). Sans réglage propre, une organisation a 14 jours avant, le jour même, 3 jours après, et l'escalade au bout de 7 jours vers toutes les personnes ayant le rôle Moniteur de sécurité.
Chaque rappel est inscrit dans le Journal d’audit, comme Rappel envoyé ou comme Rappel non envoyé avec le motif. On peut ainsi montrer plus tard qui a reçu un rappel pour une clé, et quand.
Ni la date de retour ni la date de fin de la personne ne bloquent une copie. Elle fonctionne jusqu'à ce qu'elle soit reprise.
Les rappels suivent la seule date de retour. Une copie sans date de retour ne reçoit aucun rappel, même après la date de fin de la personne. Elle figure quand même sur la liste des retours.
Seules les copies délivrées reçoivent des rappels. Une copie réservée n'en reçoit aucun.
Une date de retour modifiée n'est jamais avant aujourd'hui ni après la date de fin de la personne.
Chaque e-mail part une fois par destinataire et par date de retour.
L'escalade ne se désactive pas.
