Deux onglets sous Personnes portent le travail du comptoir des clés. Remises montre qui attend une clé ou une carte, Retours qui doit rendre une clé ou une carte. Les rôles Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès, Gestionnaire d'identifiants et Moniteur de sécurité voient les deux listes. Les listes elles-mêmes ne modifient rien. Chaque bouton ouvre la fiche de la personne, et c'est là que l'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès ou le Gestionnaire d'identifiants remet ou reprend.
Aussi appelé : liste de remise, remises en cours, liste de retour, retours en attente, clés en retard.
Sous Personnes, onglet Remises, chaque personne a une ligne. Elle porte toutes les copies réservées pour la personne et, sous En attente, les jours écoulés depuis la plus ancienne réservation, par exemple « En attente depuis 3 jours » ou « Réservé aujourd'hui ». La personne qui attend depuis le plus longtemps figure en haut. Une note au-dessus de la liste compte les personnes à qui rien n'est dû.
Les lignes se répartissent en trois sections.
Section | Qui s'y trouve | Bouton |
|---|---|---|
À remettre | Au moins une copie est réservée pour la personne et sa remise n'a pas commencé. | Remettre |
En attente d'approbation | Une demande d'accès retient la copie. La ligne en dessous nomme la décision attendue. | aucun |
En attente de confirmation | Chaque copie de la ligne a été remise ou envoyée par courrier, la confirmation de la personne manque. Une copie envoyée affiche son numéro de suivi. | Gérer |
Sous En attente d'approbation, une ligne indique « En attente qu'une personne pouvant décider soit désignée. » tant que personne ne peut décider de la demande (Désigner les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs). Une copie réservée avant que sa clé ne demande une approbation n'a pas de demande. Annulez cette réservation et réattribuez la clé, la demande est alors créée.
Chaque bouton de la liste Remises mène à la fiche de la personne.
Remettre ouvre la fiche de la personne avec la fenêtre de remise, pour la première copie de la ligne que vous avez le droit de remettre (Remettre une clé ou une carte et faire confirmer la réception). Les autres copies de la ligne restent dans la liste jusqu'à leur propre remise.
Gérer ouvre la même fenêtre pour une remise qui attend une confirmation. Vous y confirmez avec un code PIN ou un PDF ou hors ligne, ou vous consultez l'envoi (Finaliser une remise en attente).
Rechercher par nom cherche sur toutes les pages par prénom, nom ou adresse e-mail. Avec plusieurs mots, chaque mot doit correspondre.
La liste affiche par défaut dix personnes par page. La pagination sous À remettre parcourt toute la liste, et En attente de confirmation montre les personnes de la page affichée. En attente d'approbation a sa propre pagination. Le compteur de l'onglet Remises compte les personnes de la liste, sans En attente d'approbation.
Sous Personnes, onglet Retours, figure chaque personne qui détient une clé ou une carte au-delà de son échéance. Une copie est due à sa date de retour ou à la date de fin de la personne, selon ce qui arrive en premier (Dates de retour, rappels et clés en retard). S'y ajoutent les clés dont l'accès a été retiré par un groupe de personnes. Chaque personne a une ligne, la dette la plus ancienne en haut.
Colonne | Contenu |
|---|---|
Personne | La personne qui doit rendre quelque chose. |
À rendre | Chaque copie due, avec Accès terminé quand sa date de retour est passée, ou Personne partie quand la date de fin de la personne est passée. |
En souffrance | Les jours pleins depuis l'échéance de la plus ancienne copie, par exemple « 3 jours de retard ». Avant le premier jour plein, la colonne indique En attente. |
Marquer comme rendu ouvre la fiche de la personne. Reprenez-y les copies comme dans Reprendre une clé ou une carte. La copie quitte ensuite la liste.
Une ligne ne quitte la liste Remises que si quelque chose change : la remise est confirmée, la réservation est annulée, ou la personne n'a plus droit à la clé. Rien ne se retire depuis la liste elle-même.
Une ligne sous En attente d'approbation ne propose aucune remise. La remise attend que l'approbation soit donnée.
Une copie retenue par une demande d'accès n'est remise que par la personne qui a fait la demande, ou par un Administrateur de l’organisation. Les autres n'ont pas de bouton Remettre pour cette copie.
Le Moniteur de sécurité voit les deux listes, mais ne remet ni ne reprend rien.
La liste Retours n'a ni recherche ni filtre. Une clé qui ne reviendra pas se signale (Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
