Une remise apporte une copie réservée à la personne à qui elle est destinée et enregistre comment cette personne en confirme la réception. Elle demande le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants, et commence sur la fiche de la personne, dans la section Identifiants d’accès réservés, ou sous Personnes, onglet Remises, avec Remettre.
Aussi appelé : passation, délivrance, remise de clé. portierX appelle l'opération une remise, et son enregistrement est un document de remise avec un ID du document. Chaque exemplaire physique d'une clé est une copie.
Cette page traite de la remise d'une copie déjà réservée. La remise faite directement depuis une attribution, avec le tableau des modes de confirmation, se trouve dans Donner un accès à une personne. Une remise qui attend la confirmation de la personne se clôt comme dans Finaliser une remise en attente.
Une copie est réservée pour la personne. portierX réserve une copie quand l'accès commence un jour ultérieur, quand un groupe de personnes reçoit un accès ou quand une clé attend une approbation.
Pour le mode PIN, la fiche de la personne contient une adresse e-mail.
Sur la fiche de la personne, la section Identifiants d’accès réservés se trouve au-dessus de Identifiants d’accès attribués. Elle n'apparaît que si quelque chose est réservé pour la personne. Chaque ligne est un document de remise avec ID du document, Identifiant d’accès, Date de création, Remise et Statut. La colonne Remise indique En personne ou Par courrier dès que la copie a été remise ou envoyée.
Statut | Signification | Menu de la ligne |
|---|---|---|
En attente de remise | La copie est prête, la personne ne l'a pas reçue. | Remettre, Générer un PDF, Annuler l’affectation |
En attente de confirmation | La copie a été remise ou envoyée, la confirmation de la personne manque. | Confirmer avec PIN/PDF, Confirmer hors ligne, Générer un PDF, Annuler l’affectation, et Voir l’envoi pour une copie envoyée |
En attente d'approbation | Une demande d'accès retient la copie. La ligne en dessous nomme l'approbation attendue. | Annuler l’affectation, Voir la Demande |
Tant qu'une copie attend une approbation, Remettre et Générer un PDF restent grisés dans le menu, avec la phrase qui nomme qui doit approuver. Après le oui, la ligne indique de nouveau En attente de remise et porte en plus Voir la Demande. Pour clore une ligne En attente de confirmation, voir Finaliser une remise en attente.
La personne est au comptoir et vous lui remettez la copie.
Dans le menu de la ligne, choisissez Remettre. Sous Personnes, onglet Remises, Remettre sur la ligne de la personne ouvre sa fiche avec la même fenêtre. La fenêtre Confirmer la remise des accès s'ouvre.
Laissez En personne choisi sous Remise.
Choisissez comment la personne confirme la réception : Digital Signature, PIN Method ou Confirmation papier.
Choisissez Confirm. La suite dépend du mode choisi.
La personne lit la phrase que sa signature confirme : « J’ai reçu les identifiants d’accès de cette remise, je suis responsable de leur bonne garde et je les restituerai sur demande. » Elle signe ensuite dans le champ Signature avec le doigt, une souris ou un pavé tactile. Clear vide le champ. Un simple trait ne compte pas comme signature, et Confirm reste grisé tant qu'une signature complète n'est pas tracée. Confirm enregistre le reçu signé en PDF et clôt la remise. Si la connexion tombe, la signature reste dans le champ et la personne ne signe pas deux fois.
Après Confirm, la fenêtre affiche sous Par e-mail l'adresse de la fiche de la personne. Envoyer le code PIN envoie à la personne un code PIN à six chiffres par e-mail. Retour ramène au choix du mode sans rien envoyer. Demandez le code PIN à la personne, saisissez-le sous Saisir le code PIN à 6 chiffres et choisissez Vérifier maintenant. Le bon code clôt la remise.
L'envoi du code PIN enregistre la clé comme remise en personne. Si le code est saisi plus tard, la remise reste En attente de confirmation jusque-là.
Après Confirm, portierX produit le formulaire de remise en PDF à imprimer, et la personne le signe. La clé est enregistrée comme remise en personne. La remise reste En attente de confirmation jusqu'à ce que vous téléversiez le formulaire signé ou que vous confirmiez la remise hors ligne.
La clé part par courrier vers la personne, et portierX enregistre l'envoi.
Choisissez Remettre comme pour une remise en personne.
Sous Remise, choisissez Par courrier. Les modes de confirmation disparaissent, car la personne ne confirme qu'après réception.
Saisissez le Numéro de suivi. Sans lui, Marquer comme envoyé reste grisé.
Vérifiez la Date d'envoi. Elle est réglée sur aujourd'hui, et un jour futur ne peut pas être choisi.
Si vous en avez une, ajoutez sous Preuve d'envoi (facultatif) un PDF ou une photo du reçu.
Imprimer le formulaire de remise à envoyer avec la clé est coché et ouvre le formulaire à joindre à la clé. Décochez-le si aucun formulaire ne part avec la clé.
Choisissez Marquer comme envoyé.
La ligne indique ensuite En attente de confirmation et porte Voir l’envoi dans son menu. Cela ouvre la même fenêtre avec le numéro de suivi, la date d'envoi et la preuve sous Voir. En dessous figurent les deux moyens de clore, Confirmer avec PIN/PDF et Confirmer hors ligne.
Chaque remise confirmée a un reçu. Il indique l'ID du document, le moment de la remise, le mode, qui a reçu et qui a attribué, et sous Ce qui a été remis chaque clé et chaque carte avec sa propre date de retour.
Après une signature recueillie lors de l'attribution, le Handover receipt s'ouvre aussitôt, avec la signature et Download PDF. Par la suite, Voir le reçu de remise dans la preuve de remise ouvre le reçu de toute remise confirmée. Le PDF signé s'y trouve sous Signed Document.
Quand une copie réservée n'est plus nécessaire, choisissez Annuler l’affectation dans le menu de la ligne et confirmez avec Annuler l’affectation. La copie est de nouveau libre, la ligne quitte la liste, et l'annulation est inscrite dans le Journal d’audit. Cela fonctionne aussi tant que la copie attend une approbation. Quand une demande d'accès n'a plus aucune copie réservée, la demande prend fin.
Une remise confirmée passe à Confirmé, la copie est délivrée, et la personne quitte l'onglet Remises dès qu'il ne lui reste rien à recevoir.
La personne reçoit l'e-mail « Votre remise a été confirmée » avec la liste des clés et leurs dates de retour. Sans adresse e-mail, aucun e-mail ne part, et la remise est quand même close.
Le Journal d’audit enregistre la confirmation avec son mode.
ASSA ABLOY eCLIQ inscrit la clé au nom de la personne, et Interflex relie le badge à la personne. Les deux se produisent dès que la copie est attribuée ou réservée pour la personne, et seulement si l'envoi automatique de la connexion est activé. Une copie qui attendait une approbation ne part vers eCLIQ ou Interflex qu'avec sa remise confirmée. L'envoi apparaît dans le journal de synchronisation de la connexion.
Une remise attend tant qu'une approbation est ouverte. Quand une clé demande une approbation, voir Quand un accès doit être approuvé.
Avant le jour où l'accès commence, portierX ne remet aucune copie et indique la date de début.
Une copie retenue par une demande d'accès n'est remise ou annulée que par la personne qui a fait la demande, ou par un Administrateur de l’organisation. Les autres ne voient ni ces entrées du menu ni Remettre dans l'onglet Remises.
Notifier uniquement n'existe que lors de l'attribution. Une copie réservée se confirme par signature, code PIN ou formulaire papier.
Marquer comme envoyé ne clôt aucune remise. Elle reste ouverte jusqu'à ce que la personne confirme la réception.
