Les données d'une personne viennent d'une ou de plusieurs sources, et chaque information relève d'une seule d'entre elles. La règle concerne tous ceux qui gèrent les personnes, c'est-à-dire l'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants. Elle se voit dans Personnes, sur la page d'une personne, onglet Information.
Également appelé : source de données, données de référence, synchronisation RH, référentiel du personnel.
portierX appelle source chaque système d'où viennent des données de personnes. Chaque source connaît une personne sous son propre identifiant.
Source | Comment arrivent les données | L'identifiant de la personne dans cette source |
|---|---|---|
Saisie manuelle | Vous ajoutez une personne dans Personnes ou la modifiez sur sa page. Un fichier Excel ou CSV que vous importez vous-même compte aussi comme saisie manuelle. | Le Person ID de votre fichier d'import, quand le fichier en contient un. |
Fichier RH | Votre système RH dépose un fichier de votre personnel, et portierX le lit. Un Administrateur de l’organisation configure le fichier RH dans Intégrations. | Le matricule que le système RH envoie, sous le nom que votre organisation lui donne, par exemple KID. |
Système de contrôle d'accès | SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ et Interflex transmettent leurs utilisateurs à portierX lors de la synchronisation. | L'identifiant de l'utilisateur dans le système de contrôle d'accès. |
Microsoft Entra ID n'est pas une source de personnes. Le provisionnement par SCIM crée des utilisateurs, c'est-à-dire des comptes de connexion avec un rôle, et aucune personne.
Un identifiant ne vaut que dans sa source. Tant qu'une source connaît une personne, aucune autre personne ne porte le même identifiant de cette source. Dans l'onglet Information, sous le titre Informations sur la personne, chaque source a une ligne avec son nom et l'identifiant sous lequel elle connaît la personne.
Chez Nordwerk Industries, le service du personnel fournit le fichier RH. Le système SALTO de Werk Nord connaît les mêmes salariés sous ses propres identifiants d'utilisateur. Anna Brandt figure dans les deux, son onglet Information affiche donc deux lignes : le fichier RH avec son KID et la connexion SALTO avec son identifiant d'utilisateur. Sa date de fin et son unité organisationnelle relèvent du fichier RH. Son numéro de mobile a été saisi à la main.
Chaque information suit un ordre fixe des sources. L'information relève de la source la mieux placée qui connaît la personne et fournit l'information. Si aucune source ne la fournit, elle relève de la saisie manuelle.
Information | Ordre, la plus haute en premier |
|---|---|
Prénom, nom de famille, e-mail, type de personne, statut, date de début, date de fin, poste, unité organisationnelle, responsable hiérarchique | Fichier RH, puis saisie manuelle, puis système de contrôle d'accès |
Numéro de mobile | Saisie manuelle, puis système de contrôle d'accès |
Entreprise | Saisie manuelle uniquement |
Le fichier RH ne fournit que les informations dont les colonnes figurent dans sa correspondance. Toutes les autres relèvent de la saisie manuelle.
Un système de contrôle d'accès fournit le prénom, le nom de famille, l'e-mail et le numéro de mobile. Il ne gère ces informations que pour les personnes qu'il a créées lui-même, et seulement jusqu'à ce que quelqu'un les modifie à la main.
Seule la source qui gère une information en écrit la valeur. portierX ne reprend pas une valeur différente venant d'une autre source. Si le système SALTO envoie pour Anna Brandt un autre nom de famille que le fichier RH, le nom de famille du fichier RH reste.
Un champ géré par le fichier RH est en lecture seule dans l'onglet Information. La note du champ nomme la source, et une note au-dessus des champs résume les informations qu'elle gère. Modifiez ces informations dans le système RH. Un import ne les écrit pas non plus, comme le montre Importer des personnes depuis un fichier Excel ou CSV.
La date de fin et le statut font exception. Même quand le fichier RH les gère, vous pouvez toujours mettre fin plus tôt à une personne ou lui donner un statut plus strict, de Actif à En pause ou Parti. Une date de fin plus tardive ou un statut moins strict doit venir du fichier RH.
Une fin anticipée que vous avez fixée reste en place. Si le fichier RH envoie ensuite une date plus tardive, portierX ne la reprend pas. Une date du fichier RH antérieure à la vôtre est reprise.
Chaque source cherche d'abord une personne par son propre identifiant.
Le fichier RH : quand portierX ne connaît pas l'identifiant, il propose une personne qui a la même adresse e-mail et ne porte aucun identifiant du fichier RH. Un Administrateur de l’organisation confirme la proposition. Sans correspondance, le fichier RH crée la personne.
Un système de contrôle d'accès : la première fois qu'un utilisateur arrive, portierX le relie à la seule personne qui a la même adresse e-mail et ne porte aucun identifiant de ce système. Si plusieurs personnes ont cette adresse, ou si cette personne porte déjà un identifiant du système, portierX ne relie ni ne crée personne. Sans correspondance, portierX crée la personne.
Votre propre fichier d'import : la façon dont l'import rapproche les lignes figure dans Importer des personnes depuis un fichier Excel ou CSV.
Quand la fiche d'une personne prend fin dans une source, les informations de cette source passent à la saisie manuelle. Les valeurs restent telles quelles et redeviennent modifiables à la main.
Chaque information d'une personne relève d'une seule source.
Une fin anticipée et un statut plus strict sont toujours possibles à la main, même quand le fichier RH gère la date de fin et le statut.
Seule la saisie manuelle définit l'entreprise.
Le fichier RH ne définit ni numéro de mobile, ni entreprise, ni groupes.
Dans une source, un identifiant appartient à une seule personne.
Microsoft Entra ID crée des utilisateurs, pas des personnes.
