Les informations d'une personne se modifient par l'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès ou le Gestionnaire d'identifiants, dans Personnes, sur la page de la personne, onglet Information. Seul l'Administrateur de l’organisation peut lier une connexion ou supprimer une personne.
Également appelé : modifier une personne, mettre à jour un salarié, attribuer un compte utilisateur, lier un login, retirer une personne.
Ouvrez Personnes dans la barre latérale et cliquez sur la ligne de la personne.
Passez à l'onglet Information.
Cliquez sur Modifier.
Modifiez les champs. Ce que chaque champ accepte figure dans Ajouter une personne, champ par champ.
Cliquez sur Enregistrer. Annuler abandonne les modifications.
L'Unité organisationnelle se choisit par recherche dans l'arborescence de votre organisation. Sur la page, elle s'affiche avec son chemin, par exemple Verwaltung › Einkauf, et un clic dessus ouvre la liste des personnes de cette unité et des unités en dessous. L'arborescence elle-même se gère dans Paramètres, Unités organisationnelles.
Le Responsable hiérarchique se choisit par recherche parmi les personnes de votre organisation. Seul l'Administrateur de l’organisation modifie ce champ. Les autres rôles le voient en lecture seule.
Certains champs ne peuvent pas être modifiés. Une note sur le champ en donne chaque fois la raison.
Personne ne modifie sa propre date de fin, son propre statut, sa propre unité organisationnelle ou son propre responsable hiérarchique. Il s'agit de la personne liée à votre connexion.
Les champs gérés par le fichier RH sont en lecture seule. La date de fin et le statut peuvent malgré tout être avancés ou rendus plus stricts. La règle est expliquée dans D’où viennent les données des personnes.
Un message confirme la modification, et la page affiche les valeurs enregistrées.
Le Journal d’audit consigne chaque champ modifié avec sa valeur avant et après, et l'auteur de la modification. Un changement de responsable hiérarchique figure aussi dans l'historique de ce responsable.
Quand vous modifiez le prénom, le nom de famille ou l'adresse e-mail, portierX transmet la modification aux systèmes de contrôle d'accès connectés où la personne a une clé, une carte ou une fiche : SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ et Interflex. Le Journal de synchronisation de la connexion montre l'envoi. Si l'envoi échoue, portierX réessaie plusieurs fois.
Une modification venue du système de contrôle d'accès lui-même ne lui est pas renvoyée.
Une connexion est un utilisateur avec lequel quelqu'un se connecte à portierX. Une fois liée à une personne, la date de fin de la personne s'applique aussi à la connexion. Seul l'Administrateur de l’organisation la lie, dans l'onglet Information, sur la ligne Connexion.
La personne a une adresse e-mail, et votre organisation compte un utilisateur avec exactement cette adresse. La création d'un utilisateur est décrite dans Ajouter un utilisateur et définir son rôle.
Ouvrez la page de la personne et l'onglet Information.
Sur la ligne Connexion, cliquez sur le bouton qui porte l'adresse e-mail de la personne, pour Anna Brandt par exemple Lier [email protected].
Confirmez dans la fenêtre avec Lier une connexion.
La ligne Connexion affiche ensuite l'adresse de l'utilisateur, et le Journal d’audit consigne le lien. Si la date de fin de la personne est déjà passée, portierX met la connexion en pause aussitôt. La fenêtre le signale avant la confirmation.
Sans bouton, la ligne Connexion donne la raison :
La ligne affiche | Ce que cela signifie |
|---|---|
Aucune connexion avec l’e-mail de cette personne | Votre organisation n'a aucun utilisateur avec cette adresse. Créez d'abord l'utilisateur. |
Une connexion avec l’e-mail de cette personne est déjà liée à quelqu’un d’autre. | L'utilisateur appartient à une autre personne. Déliez-le d'abord là-bas. |
Aucune connexion ne peut être liée sans e-mail. | La personne n'a pas d'adresse e-mail. Saisissez-en une d'abord. |
Votre propre connexion. Seul un autre administrateur de l’organisation peut la lier. | C'est votre propre utilisateur. Un autre Administrateur de l’organisation le lie. |
Dans l'onglet Information, sur la ligne Connexion, cliquez sur Délier.
Confirmez dans la fenêtre avec Délier.
La date de fin de la personne ne s'applique alors plus à la connexion. L'utilisateur reste dans votre organisation, et le Journal d’audit consigne la suppression du lien.
Quand une connexion est liée à la personne, portierX la met en pause dès que le jour de la date de fin est écoulé dans le fuseau horaire de votre organisation. Le contrôle a lieu toutes les heures. La ligne Connexion indique alors En pause, et le Journal d’audit nomme la connexion, la personne et la date de fin. Avec une connexion en pause, plus personne n'entre dans votre organisation. Dans les autres organisations, la connexion reste telle quelle.
Les autres effets de la date de fin sont décrits dans Ajouter une personne, champ par champ.
L'historique d'une personne s'exporte par l'Administrateur de l’organisation ou le Gestionnaire d'accès, dans l'onglet Journal d’audit de la page de la personne.
Ouvrez la page de la personne et l'onglet Journal d’audit.
Si besoin, réduisez avec Filter by period, Filter by entry type et la recherche.
Cliquez sur Exporter et choisissez CSV Virgule, CSV point-virgule ou Excel (.xlsx).
Le fichier contient chaque entrée qui correspond à la période, au type d'entrée et à la recherche, y compris les plus anciennes que l'onglet n'affiche pas. Si l'onglet n'affiche aucune entrée, Exporter est verrouillé.
Seul l'Administrateur de l’organisation supprime une personne, depuis la liste dans Personnes.
Ouvrez Personnes dans la barre latérale. L'onglet Personnes est sélectionné.
Ouvrez le menu de ligne de la personne et choisissez Supprimer.
Confirmez avec Oui, j'en suis sûr. Non, annuler interrompt.
La personne disparaît de la liste et de ses groupes. Une connexion liée est déliée, et l'utilisateur reste dans votre organisation. La suppression est consignée dans le Journal d’audit et ne peut pas être annulée.
portierX refuse la suppression tant qu'une clé ou une carte est attribuée à la personne. Reprenez d'abord tout, comme l'explique Reprendre une clé ou une carte. La personne liée à votre propre connexion est supprimée par un autre Administrateur de l’organisation.
Seul l'Administrateur de l’organisation supprime des personnes et lie ou délie des connexions.
Une personne ne se lie qu'à l'utilisateur dont l'adresse e-mail est la sienne. Les majuscules ne comptent pas.
Une personne a au plus une connexion, et une connexion appartient à au plus une personne.
Votre propre connexion est liée ou déliée par un autre Administrateur de l’organisation.
Le statut d'une personne ne modifie pas sa connexion. Seule la date de fin met la connexion en pause.
Une date de fin plus tardive ne libère pas une connexion en pause.
Seuls l'Administrateur de l’organisation et le Gestionnaire d'accès exportent l'historique d'une personne. Le Gestionnaire d'identifiants et le Moniteur de sécurité voient l'onglet Journal d’audit sans Exporter.
Une personne à qui une clé ou une carte est attribuée ne peut pas être supprimée.
