Pour chaque emplacement et chaque bâtiment, vous indiquez qui en répond : un responsable et autant de suppléants que nécessaire. C'est le rôle de l'Administrateur de l’organisation. Cela se fait depuis la page de l'emplacement ou du bâtiment avec Modifier, ou sous Personnes, dans l'onglet Responsabilités d'une personne.
Également appelé : référent, interlocuteur, remplaçant.
Fonction | Signification | Nombre par lieu |
|---|---|---|
Responsable | Répond du lieu. | Un seul |
Suppléant | Remplace le responsable à tout moment et assume les mêmes tâches. | Autant que nécessaire |
Les deux sont des personnes de Personnes, pas des comptes utilisateur. Une personne sans connexion peut être désignée. Elle traite ce qui lui est demandé dès qu'une connexion lui est liée.
Le responsable d'un emplacement répond aussi de chaque bâtiment de cet emplacement pour lequel personne n'est désigné. Si quelqu'un est responsable de Werk Nord chez Nordwerk Industries, cela couvre le Labor- und Technikgebäude jusqu'à ce que quelqu'un y soit désigné. La page du bâtiment affiche alors les noms de l'emplacement et indique leur origine.
Sur la page d'un emplacement ou d'un bâtiment, l'Administrateur de l’organisation désigne le responsable et les suppléants dans une seule fenêtre.
Sous Emplacements, ouvrez l'emplacement avec Voir les détails. Pour un bâtiment, ouvrez-le ensuite dans l'onglet Bâtiments avec Voir les détails.
Dans l'en-tête de la page, sur la ligne Responsable et Suppléant, cliquez sur Modifier. La fenêtre Responsable et suppléants s'ouvre.
Si le lieu n'a pas de responsable, cliquez sur Désigner un responsable. Cherchez la personne avec Rechercher des personnes, sélectionnez-la et cliquez sur Désigner comme responsable.
Cliquez sur Ajouter des suppléants. Sélectionnez une ou plusieurs personnes et confirmez avec Désigner comme suppléant. Avec plusieurs personnes, le bouton en indique le nombre.
Cliquez sur Fermer.
Quand il manque à un lieu son responsable ou un suppléant, la ligne porte une indication intitulée Recommandé. Elle dit ce qui manque et ouvre la désignation correspondante.
Dans la fenêtre Responsable et suppléants, Changer figure à côté du responsable. Choisissez la personne qui prend le relais et cliquez sur Désigner comme responsable. portierX clôt l'entrée précédente et crée celle de la personne choisie dans la même étape. Le lieu n'est jamais sans responsable entre les deux.
Supprimer à côté d'une personne demande confirmation sur la même ligne et indique ce qui s'applique ensuite. Un second Supprimer confirme.
La page d'une personne montre ce dont elle répond. L'Administrateur de l’organisation l'y désigne pour d'autres lieux.
Sous Personnes, ouvrez la personne, puis l'onglet Responsabilités.
Cliquez sur Ajouter un lieu.
Sous Lieu, choisissez un emplacement ou un bâtiment. La liste est classée par emplacement.
Sous Fonction, choisissez Responsable ou Suppléant.
Cliquez sur Ajouter le lieu.
La fenêtre indique avant l'enregistrement ce qui n'est pas possible. Si le lieu a déjà un responsable, elle le nomme, et la personne peut y être désignée comme suppléant. Si la personne occupe déjà une fonction sur ce lieu, la liste l'indique à côté du lieu.
Sous Lieux, l'onglet liste chaque responsabilité de la personne avec Lieu, Fonction, Également désignés et Couvre. Couvre compte les bâtiments et les espaces situés en dessous. Une note au-dessus du tableau signale les lieux sans suppléant et les chevauchements, par exemple un emplacement et un bâtiment de cet emplacement. Sous Connexion, vous voyez si une connexion est liée à la personne et si elle est active.
L'Administrateur de l’organisation met fin à une responsabilité dans l'onglet Responsabilités de la personne.
Sur la ligne du lieu, cliquez sur Terminer.
La fenêtre Mettre fin à cette responsabilité ? indique ce qui s'applique ensuite. Cliquez sur Mettre fin à la responsabilité.
Sur le lieu lui-même, vous mettez fin à une responsabilité avec Supprimer dans la fenêtre Responsable et suppléants. Quand le responsable s'en va, les suppléants restent. Le lieu n'a alors plus de responsable propre jusqu'à ce que quelqu'un soit désigné.
Chaque désignation et chaque fin sont inscrites au Journal d’audit, avec leur auteur et leur date. Une entrée close n'est pas supprimée.
Les personnes désignées voient leurs lieux sur leur tableau de bord, voir Lire le tableau de bord.
Une demande de clé pour une pièce dont le besoin de protection est Très élevé va à l'approbateur de la pièce. Si aucun approbateur n'est désigné sur la pièce ni au-dessus, elle va au responsable le plus proche au-dessus et à ses suppléants. Les demandes que personne ne pouvait trancher jusque-là leur sont transmises au moment de la désignation, avec un e-mail.
Dans une revue d'accès, le responsable le plus proche et ses suppléants répondent aux lignes des espaces situés en dessous, à côté de l'examinateur de l'espace.
Un lieu sans responsable ou sans suppléant figure sous Lieux nécessitant une attention.
Désigner, changer et mettre fin demandent le rôle Administrateur de l’organisation. Le Gestionnaire d'accès, le Gestionnaire d'identifiants et le Moniteur de sécurité voient les boutons inactifs, avec la raison à côté.
Responsables et suppléants existent pour les emplacements et les bâtiments, et pour rien d'autre. Un espace relève du responsable le plus proche au-dessus de lui.
La responsabilité repose sur une personne, jamais sur un compte utilisateur ni sur un groupe de personnes. Les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs se désignent autrement et peuvent aussi être un groupe de personnes.
Un lieu a un seul responsable. Une personne occupe une seule fonction sur un lieu, responsable ou suppléant.
Une personne partie, ou dont la connexion est en pause ou désactivée, ne peut pas être désignée. Son entrée existante reste et ne compte pas. La personne désignée responsable après elle clôt cette entrée, et les suppléants restent.
Une désignation ne change aucun rôle. Un responsable sans rôle adapté n'ouvre pas la page de son lieu et ne désigne pas de suppléants.
