Quand une clé a besoin de votre oui, portierX vous envoie un e-mail et place la demande sur votre tableau de bord. Vous êtes interrogé quand la demande concerne un espace ou un passe-partout pour lequel vous décidez ; la règle complète est dans Quand un accès doit être approuvé. Décider ne demande aucun rôle particulier. Tout commence par le lien de l'e-mail ou par Tableau de bord dans la barre latérale.
Aussi appelé : valider, autoriser, donner son accord. L'écran dit approuver.
Votre connexion portierX est liée à votre fiche de personne et active. Sans ce lien, la demande indique « Votre connexion n'est liée à aucune personne, vous ne pouvez donc pas décider. », et portierX ne vous interroge pas.
L'e-mail « Une demande de clé attend votre accord » nomme la clé, la personne à qui elle est destinée, qui l'a demandée, pourquoi elle est nécessaire, à partir de quand et jusqu'à quand. Son bouton ouvre la demande dans portierX, par-dessus votre tableau de bord. Si la demande reste sans réponse, un rappel arrive avec le même lien.
Sur le Tableau de bord, la carte des demandes se trouve à côté des chiffres. L'onglet À décider liste ce qui attend votre réponse. Faites par vous apparaît pour l'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants, les rôles qui font des demandes. Décidées montre ce à quoi vous avez répondu au cours des 60 derniers jours. Avec un seul côté, la carte porte le titre En attente de votre décision à la place des onglets. Les deux listes sont décrites dans Suivre ou annuler une demande que vous avez faite.
Chaque ligne sous À décider nomme la personne, la clé avec sa copie, Passe-partout pour un passe-partout marqué, depuis combien de temps la demande attend, et quand la personne a besoin de la clé. Quand ce jour tombe dans les deux prochains jours ou est passé, la mention est mise en évidence. À partir de deux demandes, vous les triez avec Plus récentes ou Plus urgentes ; le choix vaut aussi sur la page Demandes.
Une ligne ouvre la demande dans un volet latéral. De là, vous passez à la demande précédente ou suivante de la liste. Voir toutes les demandes ouvre la page Demandes.
La page Demandes réunit toutes les demandes derrière la carte, avec les mêmes onglets. Retour au tableau de bord y ramène. Dans l'onglet À décider, une ligne au-dessus de la liste dit combien de demandes attendent et combien n'ont pas de date de retour.
Rechercher une personne ou une clé cherche dans la personne, la clé, l'organisation et le nom de qui a demandé.
Trier les demandes choisit Plus récentes ou Plus urgentes. Urgent signifie que la personne qui a besoin de la clé le plus tôt passe en premier ; le même jour, ce qui attend depuis le plus longtemps.
Afficher filtre sur Sans date de retour.
Les colonnes sont Pour, Clé, Pourquoi, Appuyée par, A besoin de la clé et Faite. Appuyée par montre le fondement. A besoin de la clé donne le jour, puis la fin de l'accès, « Jusqu'au » avec la date, ou Sans date de retour. La recherche, le filtre et le tri figurent dans l'adresse de la page, un lien partagé ouvre donc la même vue.
Une ligne de la page Demandes ouvre la demande dans un panneau à côté de la liste. La liste reste utilisable et ne montre plus que Pour, Clé, A besoin de la clé et Faite. Le panneau passe à la ligne précédente ou suivante et s'arrête aux deux bouts. Échap le ferme. Sa largeur se règle en tirant son bord, et portierX la retient.
En bas du panneau, un compteur indique combien vous en avez décidé pendant cette visite, « 3 sur 24 décidées » par exemple. L'interrupteur Passer à la demande suivante après la décision est activé. Après votre réponse, la demande reste affichée un instant, puis la suivante qui attend s'ouvre. Les demandes décidées restent dans la liste, avec votre réponse, jusqu'à ce que vous quittiez la page.
La ligne du haut indique « Pour votre décision » avec le nom de la personne qui a fait la demande et le moment. En dessous figurent la personne, avec son type, son organisation et son adresse e-mail ; pour un groupe de personnes, le groupe et sa taille.
Ce qui serait ouvert : la clé et sa copie ; pour un passe-partout marqué, Passe-partout et une phrase disant que le propriétaire du système de fermeture décide. En dessous, chaque espace au besoin de protection Très élevé avec son bâtiment et son emplacement, et « Niveau défini sur » quand le niveau vient d'au-dessus. Puis le nombre des autres espaces que la clé ouvre ; pointez-le et la liste apparaît.
Pourquoi : le Demandeur et le Parrain s'ils sont désignés, puis le besoin métier, le fondement et la qualification.
Quand : Date de début et Date de retour, ou Sans date de retour.
Autres approbateurs : chaque autre partie de la demande, qui elle interroge et où elle en est, En attente, Approuvée ou Refusée. La section n'apparaît pas si vous êtes seul interrogé.
En bas, une phrase dit pour quoi vous êtes interrogé, à côté de Refuser et Approuver.
Choisissez Approuver. Un clic suffit, sans boîte de dialogue. Votre oui vaut pour chaque partie de la demande qui vous interroge.
Choisissez Refuser. Refuser cette demande ? s'ouvre, avec une note disant que la copie réservée retourne en stock et que la personne qui a fait la demande lit votre motif.
Sous Motif, écrivez pourquoi vous refusez. Le motif est obligatoire, 1000 caractères au plus.
Choisissez Refuser la Demande.
Après votre oui, la demande attend que chaque autre partie ait son oui. Si le vôtre est le dernier, la demande est approuvée. La remise s'ouvre à partir de la date de début, et portierX écrit à l'utilisateur qui a fait la demande, à la personne à qui la clé est destinée et au Demandeur.
Après votre non, toute la demande est refusée, la copie réservée est de retour en stock, et l'utilisateur qui a fait la demande ainsi que le Demandeur reçoivent votre motif par e-mail.
Votre réponse est inscrite dans le Journal d’audit avec votre nom.
La demande quitte À décider et reste 60 jours sous Décidées.
Quel e-mail part à qui est décrit dans Quand un accès doit être approuvé.
Une réponse est définitive. Pour une autre décision, l'utilisateur qui a fait la demande en fait une autre.
Vous ne répondez qu'aux parties qui vous interrogent. Chaque autre partie attend son propre approbateur.
Un non refuse toute la demande.
Quand un groupe de personnes est l'approbateur, le membre qui répond le premier décide pour le groupe.
Vous ne décidez jamais d'une demande que vous avez faite ou qui vous concerne.
Quand la demande a été décidée ou annulée entre-temps, portierX affiche « Cette demande n'attend plus de décision. Elle a été décidée ou annulée entre-temps. » et n'accepte aucune réponse.
