portierX tient une fiche par personne ayant besoin d'un accès. Cet article explique comment en ajouter une à la main, et ce que les champs acceptent réellement.
Personnes, dans la barre latérale, donne la liste complète. Quatre colonnes : Nom, E-mail, Numéro de mobile et Identifiants d’accès.
La colonne Identifiants d’accès vous dit qui détient encore une clé avant même d'ouvrir une fiche. C'est aussi elle qui décide si une personne peut être supprimée.
Ajouter, au-dessus de la liste, ouvre le formulaire pour une seule personne. Importer CSV est la voie pour le volume, et elle a son propre article.
Ajouter ouvre un panneau intitulé Ajouter des personnes. Cinq champs, pas un de plus. Pas de matricule, pas de fonction, pas de service.
Seuls E-mail et Prénom portent l'astérisque rouge. Tout le reste se complète plus tard.
Champ | Ce que portierX exige |
|---|---|
Obligatoire. Format d'adresse valide, 255 caractères au maximum, et pas déjà utilisé par une autre personne de votre organisation. | |
Prénom | Obligatoire. 100 caractères au maximum. |
Nom de famille | Facultatif. 100 caractères au maximum. |
Numéro de téléphone mobile | Facultatif. Sélecteur de pays, réglé sur l'Allemagne par défaut. Le numéro est enregistré au format international, sans espaces, avec un plus, l'indicatif du pays, puis le numéro. Par exemple +495111234567. |
Date de fin | Facultatif. |
Créer des personnes enregistre la fiche.
Adresse e-mail en double. L'adresse est unique par organisation et les majuscules ne comptent pas, donc Anna.Schmidt@ et anna.schmidt@ désignent la même personne. Une autre organisation de portierX peut réutiliser la même adresse. Supprimez une personne et son adresse redevient libre.
Trop long. Le formulaire ne vous empêche pas de saisir un nom de 200 caractères. Le refus revient du serveur après le clic sur Créer des personnes. Restez à 100 caractères pour les noms et 255 pour l'adresse et vous ne le verrez jamais.
Elle ne coupe aucun accès. Personne n'est bloqué à minuit ce jour-là.
Ce qu'elle fait, c'est avancer la date de retour. portierX retient la plus proche des deux échéances, celle de l'identifiant ou celle de la personne, et signale ensuite la clé comme due ou en retard. Une date de fin fait donc remonter les clés d'un prestataire dès sa dernière semaine, et pas un an plus tard.
Elle bloque tout de même deux choses. Une fois la date de fin passée, portierX n'attribue plus aucun identifiant à cette personne. Et une date de retour postérieure à la date de fin est refusée au moment de l'attribution.
Si vous choisissez une date sans toucher à l'heure, portierX enregistre 23:59. Le dernier jour compte alors en entier.
Tout le reste passe par la fiche de la personne. Attribuer s'y trouve, et chaque identifiant détenu porte l'action Supprimer l’accès sur sa ligne. Ni l'un ni l'autre n'apparaît dans la liste des personnes, volontairement. Remettre une clé et la reprendre sont les deux gestes que vous voulez le moins déclencher en cliquant sur la mauvaise ligne.
Pour corriger une information, ouvrez la personne et cliquez sur le champ. Il devient modifiable sur place. Saisissez, puis enregistrez. Il n'existe pas de formulaire de modification séparé.
Le menu de ligne propose Voir et, si votre rôle le permet, Supprimer. Tant qu'un identifiant reste rattaché à la personne, portierX refuse la suppression. Reprenez d'abord les identifiants, supprimez ensuite. Le message correspondant s'affiche en anglais, y compris dans l'interface française.
La suppression n'agit qu'en surface. La personne quitte la liste, son adresse se libère, et la fiche reste conservée pour la traçabilité. L'ajout comme la suppression figurent dans le Journal d’audit.
Il n'y a ni annulation ni restauration. Une personne supprimée ne revient pas par l'interface.
Le champ mobile est réglé sur l'Allemagne par défaut. Si vos personnes sont ailleurs, changez le pays sur le sélecteur avant de saisir, sinon le numéro part sous le mauvais indicatif.
Seul le format du numéro est vérifié, pas son existence. Un numéro bien formé mais sans ligne derrière sera accepté.
Les messages du serveur arrivent en anglais quelle que soit votre langue. Cela vaut pour l'adresse en double et pour la suppression refusée.
Si la suppression reste refusée alors que tout a été rendu, adressez-vous au support plutôt que de chercher. Le contrôle compte les enregistrements d'identifiants rattachés à la personne, et ce rattachement peut survivre à la restitution.
