Certaines clés ne sont remises qu'après un oui. portierX déduit des espaces qu'une clé ouvre, et de la clé elle-même, si un oui est nécessaire et de qui. Il interroge ces personnes par e-mail et retient la copie jusqu'à ce que chaque oui soit donné. La demande naît quand un Administrateur de l’organisation, un Gestionnaire d'accès ou un Gestionnaire d'identifiants attribue une telle clé. Tout rôle peut décider, dès lors que portierX interroge la personne.
Aussi appelé : approbation, validation, autorisation, principe des quatre yeux. L'écran parle d'approbation, et la personne qui décide est l'Approbateur.
Deux cas déclenchent une demande. Une clé peut déclencher les deux, et chaque partie est alors interrogée séparément.
Une clé qui ouvre un espace dont le besoin de protection est Très élevé demande un oui avant d'être remise. Le niveau peut être défini sur l'espace lui-même ou sur son bâtiment ou son emplacement, dont l'espace le reprend. Chaque espace de ce type est interrogé séparément. Une clé qui en ouvre trois demande trois oui.
Un exemple tiré de la démo de Nordwerk Industries. Le Serverraum de Werk Nord a le besoin de protection Très élevé. Une copie de NW-GS-014 l'ouvre, donc attribuer cette clé envoie une demande à l'Approbateur du Serverraum.
Un Administrateur de l’organisation peut marquer pour approbation un passe-partout mécanique, ou une clé placée au-dessus dans l'organigramme des clés. Qui peut détenir un passe-partout marqué, c'est le propriétaire de son système de fermeture qui le décide.
Toute autre clé est remise sans que personne d'autre ne décide. Celui qui confirme l'attribution s'engage.
Pour un espace au besoin de protection Très élevé, portierX cherche dans cet ordre et interroge le premier qu'il trouve.
L'Approbateur désigné sur l'espace, une personne ou un groupe de personnes. Dans un groupe, un seul membre décide pour tout le groupe.
Si l'espace ne désigne personne, l'Approbateur le plus proche au-dessus, sur son bâtiment, puis sur son emplacement. Les Approbateurs se désignent sur les espaces ; un Approbateur désigné sur un bâtiment ou un emplacement répond pour ses espaces qui ne désignent personne.
Si aucun Approbateur n'est désigné au-dessus non plus, le Responsable le plus proche au-dessus de l'espace, sur son bâtiment, puis sur son emplacement, avec chaque Suppléant de ce lieu. N'importe lequel d'entre eux décide.
Si personne n'est désigné, la demande attend. L'espace apparaît alors sur le tableau de bord sous Lieux nécessitant une attention, jusqu'à ce qu'un Administrateur de l’organisation désigne quelqu'un.
Pour un passe-partout marqué, c'est le propriétaire désigné sur son système de fermeture qui décide, une personne ou un groupe de personnes. Sans propriétaire désigné, la demande attend.
Celui qui a fait une demande ne la décide jamais, pas plus que la personne à qui la clé est destinée. Pour un groupe de personnes, aucun membre ne décide. Une personne ne décide qu'avec une connexion portierX liée à sa propre fiche et active. Quelqu'un qui a quitté l'organisation, ou dont la connexion est suspendue ou désactivée, n'est pas interrogé et ne reçoit aucun e-mail. La désignation des Approbateurs et des propriétaires est décrite dans Désigner les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs.
La demande naît sur la page Examiner l'attribution, dans la section Besoin métier. Cette section n'apparaît que si une clé demande un oui (Donner un accès à une personne). Ce que vous y saisissez accompagne la demande jusqu'à tous ceux qui décident.
Champ | Obligatoire | Contenu |
|---|---|---|
Demandeur | Non | Qui a demandé l'accès, dans l'organisation ou en dehors, choisi parmi les personnes. Laissez vide si vous faites la demande vous-même. Le Demandeur est informé par e-mail de la décision et de la remise. |
Parrain | Non | Qui, dans l'organisation, soutient cet accès. Prérempli avec le responsable de la personne ; vous pouvez le changer ou l'effacer. Le Parrain n'est qu'une mention. portierX ne lui demande rien et ne lui envoie rien. |
Besoin métier | Oui | Quelle est la tâche, et pourquoi elle nécessite cette clé. |
Fondement | Oui | Ce sur quoi repose l'accès, par exemple un rôle, un contrat ou un bon de travail. |
Qualification | Oui | Formation ou licence, et la preuve correspondante. |
Organisation | Oui | Entreprise ou service, prérempli avec l'entreprise de la fiche de la personne. |
Le début et la fin de l'accès se fixent sur la même page.
Une demande porte sur une clé. Quand trois clés d'une attribution demandent un oui, trois demandes partent. Pour un groupe de personnes, une demande par clé réunit les copies de tous les membres. Un oui vaut pour tous, un non les libère toutes.
Dès que la demande est faite, portierX réserve la copie. La remise reste bloquée jusqu'à ce que chaque partie de la demande ait son oui. Jusque-là, la clé figure sous Personnes, dans l'onglet Remises, sous En attente d'approbation.
Un non refuse toute la demande, et la copie réservée retourne en stock. Après le dernier oui, la clé peut être remise à partir de sa date de début. Seul l'utilisateur qui a fait la demande, ou un Administrateur de l’organisation, la remet. La confirmation d'une remise est décrite dans Finaliser une remise en attente.
Destinataire | Quand | |
|---|---|---|
« Une demande de clé attend votre accord » | Tous ceux qui peuvent la décider | Quand la demande est faite, et quand elle passe à quelqu'un désigné plus tard |
« Votre accord est toujours attendu » | Tous ceux qui peuvent la décider à ce moment | Une fois, trois jours après la demande, si elle attend toujours |
« Demande de clé approuvée » | L'utilisateur qui a fait la demande | Après le dernier oui, avec un lien vers la page de la personne |
« Demande de clé refusée » | L'utilisateur qui a fait la demande | Après un non, avec le motif |
« Votre clé est prête à être retirée » | La personne à qui la clé est destinée ; pour un groupe de personnes, chaque membre ayant une copie réservée | Après le dernier oui, avec le dépôt où se trouve la copie et la date de début |
« La clé que vous avez demandée est approuvée » | Le Demandeur | Après le dernier oui |
« La clé que vous avez demandée est refusée » | Le Demandeur | Après un non, avec le motif |
« La clé que vous avez demandée a été remise » | Le Demandeur | À la remise |
« Clé remise » | L'utilisateur qui a fait la demande | À la remise, y compris quand cet utilisateur l'a confirmée lui-même |
Les e-mails partent dans la langue de l'organisation. Le rappel part après trois jours, sauf si l'organisation a fixé un autre nombre de jours. Une demande annulée n'envoie aucun e-mail, et le Parrain n'en reçoit jamais. Une fois la clé remise, les personnes qui ont dit oui reçoivent aussi ses rappels de retour, voir Dates de retour, rappels et clés en retard.
L'approbation suit l'espace. Une clé demande un oui parce qu'elle ouvre un espace au besoin de protection Très élevé. Le passe-partout marqué pour approbation est le second cas.
Chaque espace au besoin de protection Très élevé et chaque passe-partout marqué demande son propre oui. Un non refuse toute la demande.
Quand personne ne peut décider, la demande attend et la copie reste réservée. Dès que quelqu'un est désigné, la demande lui est transmise, avec un e-mail.
Désigner un autre Approbateur ou un autre propriétaire ne déplace une demande en attente que si plus personne parmi ceux qu'elle interroge ne peut décider. Une demande à laquelle répond un Responsable passe à un Approbateur dès qu'un Approbateur est désigné sur l'espace ou au-dessus.
Un oui ne permet pas à l'Approbateur de remettre la clé. Seul l'utilisateur qui a fait la demande, ou un Administrateur de l’organisation, la remet.
Une copie réservée avant que son espace passe à Très élevé, ou avant que sa clé soit marquée, est elle aussi refusée à la remise. Annulez cette remise et attribuez de nouveau la clé ; l'attribution fait alors naître la demande.
Désigner les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs
Statuts des demandes d'accès
E-mails envoyés par portierX
