Sous Paramètres, Notifications, l'Administrateur de l’organisation définit le calendrier des e-mails que portierX envoie lorsqu'une clé ou un droit atteint sa date de fin, et quand part le rappel d'une revue d'accès. La page présente le calendrier sous forme de tableau avec les colonnes Quand et Qui reçoit un e-mail.
Également appelé : rappels, relances, escalade, rappel de retour.
La section Une clé ou un droit atteint sa date de fin liste les e-mails dans l'ordre où ils partent.
Quand | Qui reçoit un e-mail |
|---|---|
Avant la date de fin, le nombre de jours saisi avant | Le détenteur, l'émetteur, le responsable de l'entreprise et l'approbateur |
À la date de fin | Les mêmes personnes |
Après la date de fin, le nombre de jours saisi après, seulement tant que la clé est dehors | Les mêmes personnes |
Toujours pas rendue après le nombre de jours saisi, pour les clés soumises à approbation après le nombre sous Clés soumises à approbation, après ; une fois | Le destinataire sous E-mail : toutes les personnes ayant un rôle, le responsable du lieu ou le responsable de l'entreprise |
Déclarée perdue, immédiatement | Toutes les personnes ayant le rôle Moniteur de sécurité |
En dessous, Qui ne peut pas les désactiver porte une case par destinataire : Détenteur, Émetteur, Responsable de l'entreprise, Approbateur. Les quatre reçoivent les e-mails avant, à et après la date de fin. La case décide qui ne peut pas les désactiver sur sa propre page de compte.
La section Revues liste les e-mails aux personnes qui répondent à une revue : Au lancement d’une revue à Toutes les personnes à qui la revue demande de répondre ; Avant l’échéance, le nombre de jours saisi avant, à Toutes les personnes qui doivent encore répondre à la revue ; Le lendemain de l’échéance aux mêmes personnes.
Ouvrez Paramètres, puis Notifications.
Sous Avant la date de fin, saisissez combien de jours avant la date de fin part le premier e-mail.
Sous Après la date de fin, saisissez combien de jours après la date de fin part le rappel.
Sous Toujours pas rendue après, saisissez après combien de jours part le dernier e-mail, et sous Clés soumises à approbation, après les jours pour les clés qui ont demandé une approbation. Ce nombre est au plus égal au premier.
Sous E-mail, choisissez qui reçoit le dernier e-mail : toutes les personnes ayant un rôle standard ou personnalisé, Le responsable du lieu que la clé ouvre, ou Le responsable de l'entreprise du détenteur. La ligne sous le sélecteur dit de qui il s'agit dans votre organisation.
Sous Qui ne peut pas les désactiver, cochez les destinataires qui doivent continuer à recevoir les e-mails avant, à et après la date de fin.
Sous Revues, Avant l’échéance, saisissez combien de jours avant l'échéance part le rappel d'une revue.
Cliquez sur Enregistrer.
Chaque heure, portierX vérifie quels e-mails sont dus et met chacun en file une fois par clé, par étape et par destinataire. Le calendrier s'applique dès la vérification suivante, aussi pour les clés déjà dehors.
Un rappel ne part que tant que la clé est dehors avec la même date de retour. Si la clé revient, ressort ou si sa date change, le rappel est abandonné.
Le dernier e-mail indique qui a été prévenu avant, et quand. Il attend que les rappels précédents soient partis, et part une fois.
L'e-mail sur une clé perdue part vers chaque Moniteur de sécurité dès que la perte est signalée. Une organisation sans Moniteur de sécurité ne l'envoie à personne.
Chaque destinataire voit sur sa propre page de compte quels rappels il reçoit, et désactive ce qui n'est pas coché comme obligatoire.
Chaque rappel envoyé et chaque rappel non envoyé est inscrit au Journal d’audit.
La page Notifications demande le rôle Administrateur de l’organisation. Qui ne peut que consulter les paramètres voit les valeurs avec la mention Champ en lecture seule.
Chaque nombre de jours est un nombre entier de 1 à 3650.
Les clés soumises à approbation n'attendent pas le dernier e-mail plus longtemps que les autres clés.
Tant qu'une organisation n'a pas enregistré son calendrier : 14 jours avant, 3 jours après, le dernier e-mail après 7 jours à toutes les personnes ayant le rôle Moniteur de sécurité, aucun destinataire obligatoire, le rappel de revue 3 jours avant l'échéance.
Le responsable de l'entreprise reçoit les e-mails seulement si l'entreprise du détenteur en a nommé un. Sinon personne ne reçoit cette copie, et personne ne le remplace. Il en va de même pour le responsable du lieu comme destinataire du dernier e-mail.
Un rôle comme destinataire signifie toutes les personnes qui ont ce rôle le jour de l'envoi. Un rôle personnalisé désactivé n'envoie rien ; le sélecteur le montre comme non disponible jusqu'à ce que vous en choisissiez un autre.
Personne ne peut désactiver le dernier e-mail ni l'e-mail sur une clé perdue. Leurs destinataires, et les jours de l'e-mail de clé perdue, ne se règlent pas.
Les notifications d'une intégration, par exemple une demande Interflex non activée, se règlent sur la page propre à cette connexion. Le bouton Aller aux intégrations y mène.
L'e-mail au lancement d'une revue part toujours. Le rappel avant et l'e-mail du lendemain partent une fois chacun, et seulement vers ceux qui n'ont pas envoyé leurs réponses.
Les e-mails envoyés par portierX
