Un rôle personnalisé est un rôle que votre organisation crée elle-même, pour une fonction que les cinq rôles standard ne décrivent pas, l'accueil par exemple. L'Administrateur de l’organisation le crée sous Paramètres, Utilisateur, sur l'onglet Rôles personnalisés, et l'attribue sur l'onglet Utilisateurs.
Également appelé : rôle propre, rôle de l'organisation.
L'onglet Rôles personnalisés porte une ligne par rôle avec Rôle (nom et description), Personnes (combien d'utilisateurs le détiennent), Autorisations, Statut et Actions. Le statut est Actif ou Désactivé ; un rôle désactivé affiche la date sous son nom. Un rôle sans autorisation affiche N'accorde encore rien sous Autorisations.
Ouvrez Paramètres, puis Utilisateur, et passez à Rôles personnalisés.
Cliquez sur Créer un rôle. Le volet Créer un rôle personnalisé s'ouvre.
Saisissez le nom sous Nom du rôle, tel que la liste des utilisateurs doit l'afficher.
Sous Description, dites en une phrase à quoi sert le rôle.
Sous Ce que ce rôle permet, cochez ce que le rôle autorise. La liste est groupée par domaine et ne contient que ce que vous pouvez faire vous-même.
Cliquez sur Créer le rôle.
Un rôle personnalisé s'attribue dans le même volet où l'Administrateur de l’organisation définit le rôle standard, sous Paramètres, Utilisateur, sur l'onglet Utilisateurs.
Depuis le menu de la ligne de l'utilisateur, ouvrez Mettre à jour le rôle. Le volet Gérer le rôle de l’utilisateur s'ouvre.
Passez à Rôles personnalisés. L'onglet existe dès que l'organisation a un rôle personnalisé, et il affiche leur nombre.
Cochez les rôles que l'utilisateur doit détenir, et décochez ceux qu'il doit perdre. Un rôle personnalisé s'ajoute au rôle standard, et plusieurs sont possibles.
Cliquez sur Mettre à jour le rôle.
La liste des utilisateurs affiche ensuite le rôle personnalisé à côté du rôle standard de l'utilisateur.
Désactiver retire le rôle à toutes les personnes qui le détiennent, en une fois. Le rôle reste dans la liste avec son nom, ses autorisations et son historique, marqué désactivé.
Sur l'onglet Rôles personnalisés, ouvrez le menu de la ligne du rôle et choisissez Désactiver.
La question indique à combien de personnes le rôle est retiré. Toute personne qui n'a plus aucun rôle passe au rôle Personne ; la question l'appelle rôle Personnes.
Cliquez sur Désactiver le rôle.
Ouvrez le menu de la ligne du rôle désactivé et choisissez Réactiver.
Cliquez sur Réactiver le rôle.
Le rôle revient sans titulaire. Les personnes qui l'avaient avant la désactivation ne le récupèrent pas d'elles-mêmes. Réattribuez-le.
Un rôle créé figure sur Rôles personnalisés avec le statut Actif, et dans le volet Gérer le rôle de l’utilisateur sur son onglet Rôles personnalisés.
La création, la désactivation et la réactivation d'un rôle, ainsi que son attribution et son retrait, sont inscrites au Journal d’audit.
Un rôle personnalisé peut être choisi sous Paramètres, Notifications comme destinataire du dernier e-mail de rappel, comme un rôle standard.
Un utilisateur qui détient un rôle personnalisé voit et peut faire dans portierX ce que les autorisations du rôle permettent, en plus de ce que permet son rôle standard.
L'onglet Rôles personnalisés et le volet Gérer le rôle de l’utilisateur demandent le rôle Administrateur de l’organisation.
Vous ne pouvez transmettre que ce que vous pouvez faire vous-même. Une autorisation que vous ne détenez pas n'est pas listée, et portierX la refuse aussi à l'enregistrement.
Ce qu'un rôle permet se définit à sa création. Un rôle sans rien de coché peut être créé ; il n'accorde alors rien.
Le nom doit être unique dans l'organisation, rôles désactivés compris. Les majuscules et la ponctuation ne distinguent pas les noms : Accueil et accueil sont le même nom.
Les noms des rôles standard et des mots génériques comme admin, manager, member, user, staff, owner ou viewer ne sont pas acceptés.
Chaque utilisateur détient exactement un rôle standard. Les rôles personnalisés s'y ajoutent, plusieurs si besoin.
Un rôle désactivé ne peut pas être attribué. Le réactiver ne le rend à personne.
Les autorisations des cinq rôles standard figurent dans Rôles et autorisations.
