Le fichier RH tient les personnes de portierX à jour avec votre système RH. Le système RH dépose un fichier dans un dossier que portierX fournit, et portierX l'importe chaque matin. Seul l'Administrateur de l’organisation le configure et le pilote, sous Intégrations, avec la vignette HR file.
Également appelé : interface RH, flux RH, import SFTP, fichier quotidien du personnel.
Vous avez le rôle Administrateur de l’organisation.
Votre informatique RH construit l'export selon la spécification d'interface de portierX. Vous la téléchargez sous Personnes avec Télécharger la spécification d'interface. Les colonnes et les valeurs du fichier se trouvent dans Formats de tableaux et de fichiers.
Convenez avec l'informatique RH si chaque fichier liste tout le monde ou seulement les personnes qui ont changé. La possibilité d'utiliser Mirror en dépend.
Ouvrez Intégrations, l'onglet "Available" et la vignette HR file dans la catégorie HR Systems, puis l'onglet Connecter.
Sous "Source name", saisissez un nom. Il figure sur la page de la source et dans le Journal de synchronisation.
Sous "What each file lists", choisissez si chaque fichier liste tout le monde, "Everyone the HR system holds (a full file)", ou seulement les personnes qui ont changé, "Only the people who changed (a partial file)".
Activez "Mirror" si les personnes absentes du fichier doivent être clôturées. Cela ne fonctionne qu'avec des fichiers complets.
Activez "Start paused" si rien ne doit être importé avant la reprise.
Sous "Name of the HR person ID", indiquez comment votre organisation appelle le matricule, par exemple KID. Ce champ est facultatif.
Cliquez sur Activate.
La source s'ouvre avec les onglets Résumé et Journal de synchronisation. Sous Dossier figure le dossier de dépôt que portierX a attribué à la source. Copier le chemin du dossier le copie pour votre informatique RH.
Chaque matin à 07:00 dans le fuseau horaire de votre organisation, portierX regarde dans le dossier. Sans fuseau horaire défini, UTC s'applique. Chaque fichier en attente est importé, le plus ancien d'abord, et chacun est appliqué avant que portierX lise le suivant. Le fichier est ensuite supprimé du dossier. Chaque exécution figure dans le Journal de synchronisation.
Le premier fichier d'une source attend votre vérification, tout comme un fichier dont les colonnes ont changé ou dont les matricules sont en majorité inconnus de la source. Rien ne change avant que vous l'appliquiez. La vérification d'une exécution en attente se trouve dans Vérifier, appliquer ou annuler une exécution du fichier RH.
Vérifié indique l'heure quotidienne, et Dernière vérification quand portierX a regardé pour la dernière fois et ce qu'il a trouvé.
Mirror compare les fichiers complets avec les personnes issues de cette source. Une personne absente d'un fichier pour la première fois est signalée. Absente aussi du fichier complet suivant, elle est clôturée : elle reçoit la fin du jour auquel le fichier est daté comme date de départ. Une date de départ antérieure reste. Une personne qui réapparaît dans un fichier perd son signalement.
Sur la page de la source, cliquez sur Suspendre les imports et confirmez dans la fenêtre Suspendre les imports ?.
Pour reprendre, cliquez sur Reprendre les imports et confirmez dans la fenêtre Reprendre les imports ?.
Tant que les imports sont suspendus, la vérification du matin ignore le dossier, et les personnes issues de cette source restent telles quelles. Après la reprise, la vérification du matin suivante importe chaque fichier du dossier, le plus ancien d'abord.
La Limite journalière, dans l'onglet Résumé, plafonne le nombre de personnes qu'une source peut faire partir, ou changer d'unité organisationnelle, en un jour. Vous saisissez deux nombres, Personnes et Pourcentage. Le plus élevé s'applique : 10 personnes ou 5 pour cent de toutes les personnes, si personne ne le fixe. La carte indique combien de personnes cela représente aujourd'hui.
Chaque personne compte une fois par jour quand sa date de départ est définie, déplacée ou effacée, quand son unité organisationnelle change ou est effacée, ou quand Mirror la clôture. Les personnes qu'une exécution ajoute ne comptent pas. Ce qui dépasse la limite attend comme modification retenue qu'un Administrateur de l’organisation décide, et le reste de l'exécution s'applique. Les modifications retenues se trouvent dans Vérifier, appliquer ou annuler une exécution du fichier RH.
Chaque exécution écrit les personnes selon les règles de la source. Les champs que le fichier RH décide, et ceux qu'il laisse, se trouvent dans D’où viennent les données des personnes.
Chaque exécution terminée figure dans le Journal de synchronisation, avec ses chiffres et les personnes arrivées, parties ou mutées.
Chaque modification de la limite journalière est inscrite au journal d'audit, avec les chiffres avant et après.
Une organisation a une seule source fichier RH.
Seul l'Administrateur de l’organisation crée la source, la suspend, la reprend et modifie la limite journalière. Un Gestionnaire d'accès voit la page de la source et la limite journalière sans pouvoir les modifier.
Un fichier fait au plus 4 Mo.
Un fichier daté d'avant le dernier fichier appliqué n'est pas lu.
S'il manque à un fichier une colonne dont le mappage enregistré a besoin, l'exécution échoue et nomme la colonne.
Un départ sans date de départ prend effet à la date du fichier, pas au jour où portierX le lit.
Mirror n'existe que pour les fichiers complets. Un fichier qui ne liste que les personnes qui ont changé ne clôture personne.
La limite journalière vaut pour toute l'organisation, à partir de l'exécution suivante. Un tableau de personnes importé à la main n'y compte pas.
