Vous répondez à une revue d'accès quand portierX vous demande si des personnes ont encore besoin de leur accès. Sont sollicitées les personnes désignées comme examinateur d'un espace ou responsables de celui-ci, et pour une revue des utilisateurs privilégiés les examinateurs désignés ; aucun rôle particulier n'est requis, mais il vous faut un compte relié à votre fiche. Vous commencez par le lien de l'e-mail ou sous Revues.
Ce que font les réponses est décrit dans Revues d'accès : ce qu'elles sont et comment elles se déroulent.
Au lancement, chaque personne qui peut répondre à des lignes reçoit l'e-mail « Une revue attend vos réponses », avec le nom de la revue, le nombre de réponses, l'échéance et la personne qui l'a lancée. Le bouton Ouvrir la revue l'ouvre.
Avant l'échéance, tous ceux qui doivent encore des réponses reçoivent le rappel « Une revue attend toujours vos réponses », avec le nombre de réponses restantes. Votre organisation fixe combien de jours avant ; sans réglage, c'est trois.
Le lendemain de l'échéance, tous ceux qui n'ont pas soumis leurs réponses reçoivent une seule fois l'e-mail « Une revue a dépassé son échéance ».
Après votre soumission, vous ne recevez plus d'e-mail pour cette revue. Une personne sans compte, ou dont la fiche a pris fin, n'en reçoit aucun. Tous les e-mails de portierX figurent dans E-mails envoyés par portierX.
Ouvrez le lien de l'e-mail, ou ouvrez Revues et choisissez la revue. En haut figurent Périmètre, Qui répond, Démarrée, Échéance, Réponses et Suivi.
Le tableau compte une ligne par personne, espace et clé : Personne, Espace, Clé, Pourquoi la personne a accès, Réponse et Résultat. Pour les utilisateurs privilégiés, il montre Compte et Ce qu’elle détient. Rechercher par nom, espace ou clé filtre les lignes.
Dans la colonne Réponse, choisissez Conserver, Supprimer ou Clarifier. La réponse est enregistrée aussitôt.
Avec Clarifier, indiquez dans la note ce qu'il faut clarifier ; sans note, la réponse n'est pas enregistrée. Avec Supprimer, la note est facultative.
Effacer la Réponse retire une réponse enregistrée, tant que vous n'avez pas soumis.
Certaines lignes n'attendent pas de réponse. Quand l'accès passe par un groupe, la ligne indique Aucune réponse nécessaire et précise que l'accès se modifie sur la page du groupe. Quand aucune attribution ne justifie une clé, ou que l'attribution couvre aussi des espaces hors de la revue, Supprimer ne peut pas être choisi et la ligne en donne le motif.
Quand une autre personne sollicitée a déjà répondu à une ligne, son nom s'affiche. La première réponse enregistrée tient la ligne.
Afficher qui ouvre la liste de tous les comptes par rôle et par liste de comptes privilégiés ; Masquer qui la referme. Un nom ouvre la personne ou le groupe.
Dans l'en-tête de la page, choisissez le bouton qui indique le nombre de vos réponses, « Soumettre 5 Réponses » par exemple. Il reste grisé tant qu'aucune réponse n'est enregistrée.
La boîte Soumettre vos réponses ? indique combien de réponses deviennent définitives, combien de suppressions s'exécutent à la soumission, et combien de lignes sans votre réponse compteront comme manquantes.
Confirmez avec Soumettre les Réponses.
Vos réponses sont définitives. portierX exécute chaque Supprimer et montre le résultat dans la colonne Résultat.
Quand une suppression n'a pas été exécutée, la ligne en donne le motif, avec Réessayer.
Quand toutes les personnes pouvant répondre ont soumis, la revue se ferme.
Chaque réponse et chaque résultat restent enregistrés dans la revue.
Vous ne répondez qu'aux lignes pour lesquelles vous êtes sollicité. Une revue dans laquelle vous ne répondez à aucune ligne indique Il ne vous est pas demandé de répondre à cette revue.
Les réponses s'enregistrent au fur et à mesure. Rien n'est retiré avant la soumission.
Après la soumission, vos réponses ne peuvent plus être modifiées.
Ne pas répondre ne change rien.
Une revue close n'accepte plus de réponse.
