Vous lancez une revue d'accès quand les responsables d'un lieu doivent confirmer qui peut ouvrir ses espaces, ou qui détient des droits particuliers dans portierX. Un Administrateur de l’organisation ou un Gestionnaire d'accès lance et clôt les revues, sous Revues avec Démarrer une Revue. Le déroulement d'une revue est décrit dans Revues d'accès : ce qu'elles sont et comment elles se déroulent.
Pour une revue d'espaces : chaque espace a un examinateur ou un responsable disposant d'un compte (Désigner les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs). Sans compte, une personne ne peut pas répondre.
Pour une revue des utilisateurs privilégiés : les examinateurs ont un compte relié à leur fiche.
Ouvrez Revues et choisissez Démarrer une Revue.
Sous Ce qu’il faut examiner, choisissez la sorte : Qui peut ouvrir des espaces ou Utilisateurs privilégiés.
Saisissez un Nom, « Salles serveurs Werk Nord, second semestre » par exemple. 200 caractères au plus.
Pour Qui peut ouvrir des espaces : choisissez les espaces sous Espaces. Rechercher des espaces trouve un espace, Accès restreint uniquement n'affiche que les espaces dont le besoin de protection est Très élevé, et une coche sur un bâtiment choisit tous les espaces qu'il affiche.
Pour Utilisateurs privilégiés : choisissez une ou plusieurs personnes sous Examinateurs. La revue couvre chaque compte ayant le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès, Gestionnaire d'identifiants ou Moniteur de sécurité, et les membres de chaque groupe de personnes marqué comme liste de comptes privilégiés.
Choisissez l'Échéance, aujourd'hui ou plus tard.
Vérifiez l'aperçu. Qui répond nomme, pour chaque lieu, les personnes qui répondent, et les lignes auxquelles personne ne peut répondre, avec le motif. Ce qui est enregistré donne le nombre de lignes.
Choisissez Démarrer la Revue, puis dans la boîte Démarrer cette revue ? confirmez par Démarrer la Revue.
Une revue se ferme d'elle-même quand la dernière personne pouvant répondre soumet ses réponses. Pour la clore avant :
Sous Revues, onglet Ouvert, choisissez Fermer la revue dans le menu de la ligne. Sur la page de la revue, Fermer la Revue se trouve dans l'en-tête.
La boîte Fermer cette revue ? indique le nombre de lignes sans réponse soumise.
Confirmez avec Fermer la Revue.
Au lancement, portierX enregistre les lignes telles qu'elles sont, et chaque personne qui peut répondre reçoit un e-mail avec un lien vers la revue (Répondre à une revue d'accès).
Avant l'échéance et le lendemain de celle-ci, portierX relance tous ceux qui doivent encore des réponses. Un Administrateur de l’organisation règle le nombre de jours avant (Définir quand partent les e-mails de rappel et qui les reçoit).
Sous Revues, chaque ligne montre combien de réponses sont soumises, et sous Suivi ce qui reste ouvert : clés à rendre, lignes à clarifier, suppressions non exécutées.
Une fois close, la revue figure dans l'onglet Fermé. Les lignes sans réponse soumise comptent comme manquantes ; les réponses enregistrées et non soumises restent stockées et n'ont aucun effet.
Un Administrateur de l’organisation ou un Gestionnaire d'accès lance et clôt les revues.
Les lignes ne peuvent plus être modifiées après le lancement. Pour un autre périmètre, lancez une autre revue.
Une revue demande au moins une ligne. Quand personne n'ouvre les espaces choisis, il n'y a rien à examiner.
L'échéance n'est jamais dans le passé.
Une revue close n'accepte plus de réponse et ne peut pas être rouverte.
