Donner un accès à un groupe de personnes ouvre le droit à toute une équipe d'un coup, y compris aux personnes qui la rejoignent plus tard. La tâche demande le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants. Elle commence sous Personnes, onglet Groupes, avec Attribuer un accès sur la page du groupe, ou dans le parcours Attribuer l'accès en choisissant Un groupe.
Aussi appelé : équipe, service, poste. À l'écran, un ensemble d'espaces s'appelle un groupe d'espaces.
Le parcours est le même que pour une personne (Donner un accès à une personne) : choisir, examiner, résultat. Cette page décrit ce qui change pour un groupe.
Le groupe de personnes existe et a des membres (Organiser les personnes en groupes).
Si le groupe doit recevoir tout un groupe d'espaces, celui-ci existe (Regrouper des espaces en groupes d’espaces).
Placez Qui reçoit l'accès sur Un groupe. Depuis la page du groupe, il est déjà choisi.
Choisissez le groupe sous Sélectionner un groupe. Voir les membres affiche les membres avant de vous engager.
Sous Où ils peuvent entrer, choisissez des espaces ou Un groupe d'espaces, jamais les deux à la fois.
Choisissez les clés comme pour une personne. Chaque membre reçoit une clé pour les espaces choisis. Si vous en choisissez plusieurs, la page d'examen indique la clé que le groupe reçoit à la place, et pourquoi.
Ouvrez la page d'examen, Examiner l'attribution.
La carte Qui reçoit quelle copie liste les membres sur le côté et les clés en haut. portierX répartit d'abord les copies libres ; chaque case est un menu des copies libres, groupées par dépôt.
Une clé qui manque de copies passe en premier, avec le nombre, « 1 pour 3 » par exemple.
Pas de copie, attend libère la copie. Le membre attend qu'une copie soit disponible. Pour donner une copie à un autre membre, placez d'abord le premier sur Pas de copie, attend, puis choisissez la copie pour l'autre.
Un membre qui a déjà l'accès affiche A accès dans la case.
Une clé qui ne demande pas d'approbation indique Sans fin : le membre garde l'accès tant qu'il fait partie du groupe.
Une clé qui demande une approbation porte Approbation requise, ou le nom de qui décide, dans son en-tête. Elle reçoit un début et une fin communs sous Accès, Identique pour tous les membres. La carte Besoin métier · demandé une fois demande une seule fois les informations de la demande pour tout le groupe. L'Organisation est Identique pour tous ou saisie Par membre. Ce qui déclenche une approbation et qui décide se trouve dans Quand un accès doit être approuvé.
La colonne voisine, Ce qui se passe à la confirmation, indique les copies mises de côté, qui attend une copie, qui tranche la demande, et que les membres retirent leurs clés au guichet, un par un.
Le bouton nomme le groupe, « Attribuer à Maintenance » par exemple. Tant qu'il manque une information, le nombre suivi de « à faire » figure en dessous ; le lien mène au premier manque.
Après la confirmation, Résultat de l'attribution s'ouvre. Il indique pour combien de membres l'accès est actif, et que toute personne qui rejoint le groupe plus tard y accède aussi.
Section | Ce qu'elle montre |
|---|---|
Mis à jour automatiquement | Les cartes que les membres portent déjà, prises en compte par le système de fermeture. Aucune action requise. |
Vous concerne | Les clés à remettre au guichet, avec Remettre maintenant et Aller aux remises, et les membres qui attendent une clé, avec le bouton pour la commander. |
Non couverts | Les membres pour qui rien ne change, avec le motif de l'examen. |
Ignorés | Les membres dont le dossier a pris fin. Prolongez le dossier et ils reçoivent l'accès d'eux-mêmes. |
Espaces sans porte | Les espaces que personne n'atteint par cette attribution tant qu'aucune porte ne leur est reliée. |
Quand une approbation a été demandée, Voir la demande ouvre la demande.
Le groupe donne son accès à chaque membre, y compris à chacun qui le rejoint plus tard. Les cartes électroniques sont mises à jour ; une clé mécanique demande une remise.
Quand vous enregistrez une modification du groupe qui ajoute des personnes, un récapitulatif s'ouvre avec ce que reçoit chaque personne ajoutée : une clé réservée pour la remise, une carte complétée, ou une attente, quand aucune copie n'est en stock par exemple. Le bouton dit ce qui se passe, Réserver des clés et mettre à jour les cartes par exemple. Pas maintenant laisse tout en suspens ; les personnes figurent alors dans l'onglet Remises du groupe.
Quand l'approbation d'une des clés du groupe a été donnée, elle couvre aussi les membres qui rejoignent le groupe ensuite, jusqu'à sa fin. Leur copie est réservée et ajoutée à la demande, sans autre demande. Tant que la demande attend, qui rejoint le groupe attend aussi.
Sur la page du groupe, l'onglet Remises liste chaque personne à qui il reste quelque chose, avec le motif. Il demande les mêmes rôles que l'attribution.
État | Signification |
|---|---|
Prêt à traiter | Une copie est libre, ou une carte peut être complétée. |
En attente de remise | Une copie est réservée et attend au guichet. |
En attente d'approbation | La clé doit être approuvée avant d'être remise ou réservée. |
Rupture de stock | Aucune copie libre. La personne attend qu'une copie soit commandée. |
Aucune clé n'ouvre ces portes | Rien dans le plan de fermeture n'atteint les portes. |
A besoin d'une clé | Le stock n'a pas pu être vérifié. |
Ne peut pas recevoir | Le dossier de la personne a pris fin, ou elle ne peut pas recevoir l'accès pour une autre raison. |
Retenu par le guichet | Le guichet a mis la personne en attente ; la copie reste sur l'étagère. |
« Traiter 3 personnes » réserve les clés et met à jour les cartes de tous ceux qui sont prêts, avec le même récapitulatif qu'à l'arrivée dans le groupe. « Commander des clés pour 3 personnes » crée une demande de commande (Traiter les demandes de commande de clés). Un lien sur chaque ligne ouvre la remise à la personne ou son dossier.
Seul un Administrateur de l’organisation voit l'onglet Accès du groupe. Il liste ce que le groupe accorde : espaces et groupes d'espaces, le nombre d'accès et de personnes éligibles.
Choisissez Retirer l'accès sur la ligne.
portierX montre les conséquences : qui garde l'accès autrement, combien de clés rejoignent la liste de restitution, quelles cartes se mettent à jour d'elles-mêmes, quelles réservations sont libérées et quels identifiants ne peuvent pas être retirés au système de fermeture.
Cochez Je comprends que les clés passent sur la liste de restitution.
Choisissez Retirer l'accès.
L'action est irréversible. Le droit prend fin partout où il n'existe pas aussi autrement.
Chaque membre a droit à l'accès aussitôt. Les cartes qu'il porte déjà partent vers le système de fermeture ; une clé hors ligne récupère la modification à sa prochaine connexion.
Les copies des clés mécaniques sont mises de côté et remises une par une au guichet, sous Personnes, onglet Remises.
Quand une clé demande une approbation, une demande par clé pour tout le groupe part vers qui décide. Rien n'est remis avant le oui.
L'attribution est inscrite dans le Journal d’audit du groupe.
Une attribution porte sur des espaces ou sur un groupe d'espaces, jamais les deux.
Chaque membre reçoit une clé pour les espaces choisis.
Une clé sans approbation n'a pas de fin tant que la personne fait partie du groupe. Une clé avec approbation a une fin commune à tous les membres.
Une seule demande au plus attend par groupe et par clé. Une deuxième est refusée tant que la première n'est pas tranchée.
Seule une copie libre est remise. Sans copie libre, le membre attend qu'une copie soit commandée et taillée.
Une personne dont le dossier a pris fin ne reçoit rien.
Seul un Administrateur de l’organisation retire l'accès d'un groupe.
