La durée pendant laquelle portierX conserve les données relatives aux personnes est fixée par l'Administrateur de l’organisation sous Paramètres, Protection des données. La page porte deux durées : l'une pour le journal d'audit, l'autre pour les données d'une personne supprimée. Chaque nuit, portierX supprime ou remplace ce qui est plus ancien.
Également appelé : durée de conservation, délai de suppression, politique de conservation.
Durée | Ce qui se passe à la fin | Valeur par défaut de portierX | Durée minimale |
|---|---|---|---|
Journal d’audit | Les entrées plus anciennes sont supprimées. L'historique de synchronisation des intégrations est conservé pendant la même durée. | 10 ans | 180 jours |
Données d’une personne supprimée | Nom, e-mail, mobile, date de naissance, entreprise et étiquettes sont remplacés par un nom tel que Deleted person 4F7K. Les entrées du journal d'audit qui nommaient la personne restent et affichent ce nom. | 1 an | 30 jours |
Le délai du journal d'audit court à partir de chaque entrée, celui d'une personne supprimée à partir du jour de sa suppression. Tant que personne ne fixe de durée, la valeur par défaut s'applique, et la durée affiche Valeur par défaut de portierX. Sinon, elle indique qui l'a fixée et quand.
Ouvrez Paramètres, puis Protection des données.
Sous Conserver pendant, choisissez une durée. La liste part de la durée minimale et va jusqu'à 10 ans.
Pour une autre durée, choisissez Nombre de jours et saisissez un nombre entier sous Jours.
Cliquez sur Enregistrer. Les deux durées sont enregistrées ensemble.
Pendant le choix, la phrase sous le champ montre ce que la durée choisie fera chaque nuit.
Si la durée choisie est plus courte que celle enregistrée, portierX demande confirmation avant d'enregistrer. La fenêtre indique la durée enregistrée et la durée choisie, et ce que le prochain passage de nuit supprime ou remplace.
Raccourcir la durée confirme une durée raccourcie, Raccourcir les durées les deux.
Annuler laisse tout en l'état.
Ce que le prochain passage supprime ou remplace ne peut pas être restauré. Une durée plus longue est enregistrée sans question.
Chaque nuit à 02:00 UTC, portierX applique les durées de toutes les organisations. Un passage qui échoue n'est pas répété. Le passage de la nuit suivante le rattrape.
Une personne dont les données ont été remplacées garde sa fiche, avec son statut et ses dates. Un deuxième passage ne change plus rien à son sujet.
Chaque modification d'une durée est inscrite au Journal d’audit, avec l'action durée de conservation modifiée.
Seul l'Administrateur de l’organisation ouvre et modifie la page Protection des données.
Aucune durée n'est plus courte que sa durée minimale : 180 jours pour le journal d'audit, 30 jours pour les données d'une personne supprimée. Aucune durée ne dépasse 36 500 jours, soit 100 ans.
Les entrées supprimées et les données remplacées ne peuvent pas être restaurées.
Les durées valent pour toute l'organisation. Aucune personne ni aucune zone n'a sa propre durée.
portierX ne remplace les données d'une personne qu'une fois la personne supprimée et la durée écoulée. Une personne qui a seulement quitté l'organisation garde ses données.
Données personnelles : combien de temps elles sont conservées et comment elles sont effacées
