Générer un rapport se fait sur la page Rapports. Elle demande le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Moniteur de sécurité, et elle commence par Rapports dans la barre latérale. Deux rapports s’y trouvent : Identifications avec incidents signalés, et Reçus de remise pour l’Administrateur de l’organisation et le Gestionnaire d'accès.
Autres noms : un identifiant d’accès est la clé, la carte ou le transpondeur qu’une personne reçoit ; un reçu de remise est le document établi quand des clés changent de mains.
La page s’ouvre sur Identifications avec incidents signalés. Un clic sur une carte ouvre son rapport. Le rapport ouvert figure dans l’adresse de la page, un lien amène donc un collègue au même rapport.
Chaque incident signalé sur une clé est une ligne, quel que soit son état. Le titre compte les lignes retenues. Les colonnes sont Identifiant d’accès, Type, Date de l'incident, Description, Référence, Déclaré par, Déclaré, Statut, Résolu par, Résolu, Motif de résolution, Assigné à précédent, Espace et Document. Résolu par, Résolu et Motif de résolution restent vides tant qu’un incident est ouvert et se remplissent à sa clôture ; le rapport dit donc aussi comment un incident s’est terminé.
Trois commandes restreignent la liste. Le champ Rechercher des incidents trouve la description, la référence, l’ID de la clé et le nom de la personne qui la détenait. Filtrer par date de l'incident ouvre un calendrier pour une période ; Effacer les filtres, à l’intérieur, retire la période. Tous les statuts passe à Ouvert, Résolu ou Archivé.
Quand rien ne correspond, Effacer les filtres ramène la liste entière.
Chaque remise de clés établit un reçu. Ce rapport les retrouve pour toutes les personnes. Les colonnes sont ID du document, Personne, Identifiant d’accès, Délivré par, Date de création, Statut et Méthode de confirmation.
Statut indique En attente d'approbation tant que la demande d’accès derrière le reçu attend un oui, En attente de remise quand l’attribution est faite et la remise n’est pas confirmée, Confirmé ou Annulé. Méthode de confirmation indique Méthode PIN (le destinataire a confirmé avec un code reçu par e-mail), Confirmation papier (un formulaire papier signé a été importé), Signature numérique (signé à l’écran) ou Confirmation manuelle (confirmé par un membre du personnel). Un reçu en attente de remise montre la méthode choisie à l’attribution.
Restreignez la liste avec le champ Rechercher des reçus (par personne ou numéro de document), Filtrer par date de création, Tous les statuts et Toutes les méthodes.
Chaque ligne a un menu. Voir le reçu de remise ouvre un reçu confirmé : qui a remis, qui a reçu, ce qui a changé de mains et comment cela a été confirmé. Un téléchargement du PDF signé n’apparaît que pour un reçu confirmé par signature ou sur un formulaire papier. Ouvrir l'attribution ouvre la fiche de la personne ; l’entrée est absente quand la personne a été supprimée.
Ouvrez Rapports et cliquez sur la carte du rapport.
Réglez la recherche et les filtres.
Cliquez sur Exporter CSV.
Un fichier se télécharge avec chaque ligne que la recherche et les filtres retiennent, toutes pages confondues, avec la virgule comme séparateur et les en-têtes dans votre langue.
Le fichier des incidents se nomme incident-report-AAAA-MM-JJ.csv et compte 15 colonnes : ID d'incident, ID de l’identifiant d’accès, Nom de l’identifiant d’accès, Type, Statut, Déclaré le, Déclaré par, Assigné à précédent, Espace, Numéro de référence, Document, Résolu le, Résolu par, Motif de résolution et Description. ID d'incident désigne une ligne pour de bon ; citez-le quand vous citez un incident. Type et Statut sont écrits en codes (lost, damaged, stolen ; open, resolved, archived), les mêmes dans chaque langue.
Le fichier des reçus se nomme handover-receipts-AAAA-MM-JJ.csv. Il s’ouvre sur six lignes de faits, Généré le, Liste, Filtre, Source d'enregistrement, Lignes et Exporté par, puis les sept colonnes du tableau, avec Statut et Méthode de confirmation en codes. portierX inscrit l’export dans le journal d’audit avant de renvoyer les lignes. Une liste de plus de 50 000 reçus est refusée avec un message, de même qu’un export qui n’a pas pu être inscrit.
La page Rapports demande le droit de voir les incidents : Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès, Moniteur de sécurité. Le rapport Reçus de remise et son export demandent le rôle Administrateur de l’organisation ou Gestionnaire d'accès.
Le rapport des incidents montre les incidents signalés sur des clés. Qui a franchi une porte et quand n’y figure pas.
Le filtre de date du rapport des incidents prend le jour de la déclaration (Déclaré), pas la Date de l'incident. Une clé perdue en janvier et déclarée en mars compte en mars.
Exporter CSV demande au moins une ligne dans la liste.
Un rapport est produit quand vous l’ouvrez. portierX n’envoie pas de rapports par e-mail.
