Vous avez remis une clé à quelqu'un et envoyé la confirmation. La personne n'a pas répondu. La remise est donc En attente et patiente, et cet article traite du lendemain matin.
Ouvrez la personne, puis Historique des identifiants d'accès réservés.
Chaque ligne est une remise. Les lignes En attente sont celles qui donnent encore du travail.
La liste porte ID du document, Identifiant d'accès, Date de création et Statut. Le filtre au-dessus restreint à un statut, et la recherche porte sur le numéro de document.
Trois états seulement vous apparaîtront : En attente, Confirmé et Annulé. Une remise ne se périme pas d'elle-même. Elle reste ouverte tant que personne n'agit, et c'est la raison d'être de cet article.
Seule une ligne En attente porte les quatre actions dans son menu. Toute autre ligne n'offre que Voir.
Confirmer avec PIN/PDF est la clôture normale. Le destinataire a reçu un code PIN à six chiffres par e-mail. Vous le lui demandez et vous le saisissez.
Confirmer la remise de l'identifiant. Si le code n'est jamais arrivé, envoyez-en un nouveau plutôt que d'attendre l'ancien.
La fenêtre s'intitule Confirmer la remise de l'identifiant et propose Saisir le code PIN à 6 chiffres, Envoyer un nouveau code PIN et Ignorer pour l'instant. La note en dessous indique que la confirmation reste accessible depuis les détails de la personne, ce qui est précisément là où cet article vous a conduit.
Renvoyer l'e-mail figure sur la preuve de remise. Le premier réflexe pour quelqu'un qui n'a tout simplement rien vu.
Confirmer hors ligne est la voie lorsque la signature a eu lieu sur papier.
Annuler l'affectation reprend la remise. Le bon geste quand elle n'a jamais eu lieu.
Confirmer manuellement. La case est une déclaration sur un papier posé sur votre bureau, pas sur un document dans portierX.
Confirmer manuellement (preuve hors ligne) vous montre d'abord Assigné à, Identifiant d'accès, ID du document, Date de création et Statut pour relecture. Vous cochez ensuite "Je confirme qu'un formulaire de remise signé sur papier existe et est conservé en lieu sûr".
Lisez cette phrase attentivement. Vous déclarez qu'un papier signé se trouve en votre possession. portierX ne voit jamais ce papier et ne le vérifie pas. L'avertissement au-dessus est direct : "Vous êtes en train de clôturer cette passation sans confirmation numérique. Cette action ne peut pas être annulée."
Le journal d'audit enregistre votre nom, l'horodatage et la confirmation hors ligne comme méthode. Celui qui reconstituera l'affaire plus tard verra donc que vous avez déclaré la remise, et non que le destinataire l'a confirmée. Cette distinction compte exactement au moment où quelqu'un pose la question.
Détails de la preuve de remise. Méthode est le champ qui répondra plus tard à la question de savoir comment cette remise s'est faite.
Détails de la preuve de remise est le dossier d'une remise. Il porte ID du document, Date d'affectation, Méthode, Date de confirmation, qui a attribué et à qui, et sous Remise de l'identifiant la liste avec ID de l'identifiant d'accès, Nom et Date de retour.
Méthode est le champ qui compte. Il distingue une remise confirmée par code PIN d'une remise déclarée hors ligne.
Vous pouvez y joindre un document à vous, le champ s'appelle Choisir un fichier (facultatif), et renvoyer l'e-mail de confirmation.
La confirmation par SMS n'existe pas. La case Par SMS est grisée en permanence et porte la mention Bientôt disponible. La description à côté promet toujours le code PIN "par e-mail ou SMS". C'est à moitié vrai aujourd'hui, et la moitié est l'e-mail.
Une remise n'expire pas. Aucun état ne l'accueille d'elle-même et aucun rappel ne part tout seul. Qui ne relance pas retrouvera la même ligne ouverte un an plus tard.
La signature numérique n'est pas encore en production. Elle est disponible sur l'environnement de test, où vous passez l'appareil et le destinataire signe à l'écran, sous Digital Signature. Cet écran n'est traduit ni en français ni dans aucune langue autre que l'anglais et l'allemand, il vous apparaîtra donc en anglais.
L'e-mail de confirmation est une notification, pas la preuve. La preuve, ce sont le document signé et le journal d'audit. Le produit le dit, mais en anglais seulement.
