Vous signalez un incident quand une clé ou une carte a disparu, a été volée ou est endommagée. Il faut le rôle Administrateur de l’organisation, Gestionnaire d'accès ou Gestionnaire d'identifiants. Le signalement commence par Signaler un incident dans le menu de la copie, sur l’onglet Copies de la clé ou dans la liste Identifiants d’accès.
Aussi appelé : perte de clé, perte de carte, déclaration de dommage. portierX appelle chacune de ces déclarations un incident ; la clé ou la carte est un identifiant d’accès.
Sachez de quelle copie il s’agit. Le signalement porte sur une copie, pas sur toute la clé.
Ayez sous la main le numéro du dépôt de plainte ou de l’ordre de travail, s’il y en a un.
Ouvrez le menu de la copie et choisissez Signaler un incident. Le menu se trouve sur l’onglet Copies de la clé, dans la liste Identifiants d’accès, dans le panneau de détail de l’identifiant, sur la ligne de la personne sous Identifiants d’accès attribués et sur la ligne du point d’accès parmi les identifiants qui y fonctionnent. Chaque chemin ouvre la même fenêtre Signaler un incident.
Le haut de la fenêtre indique qui subit le blocage et combien d’espaces et de points d’accès sont concernés. Lisez cette ligne avant de valider.
Lisez la note au-dessus du formulaire. Elle nomme la personne dont l’accès va être bloqué, ou indique que l’identifiant n’est attribué à personne, et compte combien d’espaces l’identifiant couvre et à combien de points d’accès il est lié ; les noms apparaissent quand vous laissez le pointeur sur la ligne. Une clé de groupe couvre beaucoup de portes, et le blocage les atteint toutes.
Sous Type d'incident, choisissez Perdu, Endommagé ou Volé. Obligatoire.
Sous Date de l'incident, indiquez le jour où c’est arrivé, pas celui du signalement. La valeur par défaut est aujourd’hui ; un jour dans le futur est refusé.
Sous Description, dites ce qui s’est passé. Obligatoire, 500 caractères au plus.
Sous Numéro de référence, saisissez votre propre numéro de dossier, celui de l’ordre de travail ou du dépôt de plainte. Facultatif, 100 caractères au plus. Le signalement ne prend aucun fichier ; le numéro renvoie au document.
Choisissez Déclarer un incident & bloquer l’identifiant. Annuler abandonne le signalement.
La carte de l’incident ouvert se trouve dans le panneau de détail de l’identifiant et porte le type, la description et l’auteur de la déclaration.
La copie passe à Perdue (perdue ou volée) ou Défectueuse (endommagée) sur l’onglet Copies, et son bouton devient Résoudre. L’onglet Personnes de la clé liste le détenteur sous Anciens détenteurs avec l’issue Déclarée perdue, Déclarée volée ou Rendue, défectueuse.
Le panneau de détail de l’identifiant porte la carte Incident ouvert, intitulée Déclaré perdu, Endommagé signalé ou Déclaré volé, avec la description. Voir les détails ouvre Référence, Date de l'incident et Déclaré par. Le menu de la carte propose Modifier l’incident et Résoudre l’incident.
L’identifiant est bloqué pour toute attribution jusqu’à la résolution de l’incident. Le Journal d’audit enregistre le signalement avec son type.
Pour Perdu, un système de fermeture connecté est prévenu aussitôt : SALTO annule la clé, dormakaba MATRIX révoque l’identifiant de la personne, ASSA ABLOY eCLIQ déclare la clé perdue, Interflex bloque le badge.
Pour Perdu, un e-mail avec l’objet Clé signalée perdue et le code de la clé part aussi aussitôt vers chaque utilisateur ayant le rôle Moniteur de sécurité, dans la langue de l’organisation. Il donne la date et demande de vérifier ce que la clé ouvre et de décider s’il faut changer les serrures ; Ouvrir la clé mène à l’onglet Copies de la clé. Personne ne peut désactiver cet e-mail. Si l’organisation n’a aucun Moniteur de sécurité, aucun e-mail ne part.
Le signalement n’ouvre aucune porte et n’en ferme aucune. Sur un système de fermeture mécanique, la clé perdue continue de tourner ; ce que vous changez à la porte relève de vous.
Un identifiant signalé volé ou endommagé est bloqué dans portierX. Un système de fermeture connecté n’est prévenu que d’une perte. Un identifiant signalé volé continue d’y ouvrir des portes tant qu’il n’est pas bloqué dans le système de fermeture.
Un seul incident est ouvert par identifiant. Une copie avec un incident ouvert et une copie archivée ne proposent pas Signaler un incident.
Le signalement ne prend aucun fichier. Le numéro du dépôt de plainte ou de l’ordre de travail va dans Numéro de référence.
Modifier l’incident sur la carte change la Référence. Le type, la date et la description restent tels que déclarés.
Un Gestionnaire d'identifiants peut signaler mais pas résoudre. Résoudre demande le rôle Administrateur de l’organisation ou Gestionnaire d'accès (voir Clore un incident).
Un incident reste ouvert tant que personne ne le résout. Le signalement seul ne clôt rien.
