Dans portierX, une entreprise est la fiche d'un prestataire, d'un fournisseur ou d'un partenaire dont le personnel travaille dans votre organisation. Elle porte le contrat, avec une fin de contrat qui fixe le dernier jour d'accès de son personnel, et un sponsor choisi dans votre propre personnel, qui répond d'elle. Les entreprises sont ajoutées par l'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants, dans Personnes dans la barre latérale, onglet Entreprises. Le Moniteur de sécurité les consulte. Seul l'Administrateur de l’organisation désigne le sponsor et les sponsors suppléants.
Aussi appelé : entreprise extérieure, prestataire, sous-traitant, fournisseur, partenaire.
L'onglet Entreprises se trouve dans Personnes, entre Groupes et Remises. À côté de son nom, il indique combien d'entreprises votre organisation compte. La liste montre pour chaque entreprise :
Colonne | Ce qu'elle montre |
|---|---|
Entreprise | Le nom, et en dessous la référence du contrat ou Aucune référence de contrat. |
Type | Prestataire de services, Fournisseur, Organisation partenaire ou Autre. |
Fin du contrat | Le jour et les jours restants. Dans la dernière semaine, la cellule avertit, par exemple Se termine demain. Une fois le contrat terminé, elle indique depuis combien de temps, par exemple Terminé hier. Sans date, elle indique Aucune fin de contrat. |
Personnes | Combien de personnes travaillent pour l'entreprise. |
Clés sorties | Combien de clés et de cartes ces personnes détiennent. |
Sponsor | Qui répond de l'entreprise, ou Personne de désigné. |
Sponsors suppléants | Combien de sponsors suppléants sont désignés. |
La liste commence par la fin de contrat la plus proche et se termine par les entreprises sans fin de contrat. Aucune colonne ne se trie. Le champ Rechercher une entreprise trouve une entreprise par une partie de son nom, sur toutes les pages de la liste. Les majuscules ne comptent pas.
Un clic sur une ligne ou sur Voir ouvre la page de l'entreprise sur l'onglet Personnes. Modifier l'ouvre sur l'onglet Informations, prête à être modifiée. Modifier et Ajouter une entreprise n'apparaissent que pour les rôles qui peuvent modifier les entreprises.
Au-dessus de la liste, chaque entreprise de la page affichée dont le contrat est terminé reçoit sa propre alerte. Elle indique le jour où le contrat s'est terminé et combien de clés son personnel détient encore, ou que personne de cette entreprise ne détient de clé. Les contrats terminés venant en premier, leurs alertes apparaissent sur la première page.
Ouvrez Personnes dans la barre latérale et passez à l'onglet Entreprises.
Cliquez sur Ajouter une entreprise. Quand la liste est vide, le bouton se trouve dans la liste elle-même.
Saisissez le nom de l'entreprise sous Nom. Le champ est obligatoire.
Choisissez le Type : Prestataire de services, Fournisseur, Organisation partenaire ou Autre. Il est préréglé sur Autre.
Renseignez ce que vous savez : Référence du contrat, Début du contrat, Fin du contrat, Téléphone, E-mail, Adresse et Notes.
Confirmez avec Ajouter une entreprise. Annuler abandonne la saisie.
Sous Fin du contrat, le formulaire indique ce que fait la date : « L’accès de son personnel prend fin ce jour au plus tard, tout comme les clés qu’il détient. » La fin du contrat court jusqu'à la fin du jour choisi, dans le fuseau horaire de votre organisation. Le début du contrat est enregistré et affiché, il ne commande aucun accès.
Ni sponsor ni accès ne se choisissent ici. Le sponsor se désigne sur la page de l'entreprise, et une entreprise ne donne aucun accès. Une entreprise qui n'a besoin, pour commencer, que d'un nom et d'un type s'ajoute aussi directement depuis le champ Entreprise d'une personne, comme le décrit Ajouter une personne, champ par champ.
L'en-tête de la page montre le nom avec le type, et en dessous la référence et la durée du contrat. À côté, la page indique combien de temps il reste au contrat ou depuis combien de temps il est terminé, combien de personnes travaillent pour l'entreprise et combien de clés sont sorties. Sans fin de contrat, la page avertit avec Aucune fin de contrat.
L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès, le Gestionnaire d'identifiants et le Moniteur de sécurité voient les trois onglets :
Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
Personnes | Qui travaille pour l'entreprise, avec les clés de chaque personne et le jour où son accès prend fin. En lecture seule. |
Informations | La fiche de l'entreprise, avec le contrat et les coordonnées. C'est ici que l'entreprise se modifie. |
Sponsors | Le sponsor et les sponsors suppléants. C'est ici que l'Administrateur de l’organisation les désigne et y met fin. |
Personne n'est ajouté ou retiré ici. Le fait qu'une personne travaille pour une entreprise se fixe dans le champ Entreprise de sa propre fiche (Ajouter une personne, champ par champ). La liste montre :
Personne, avec le nom et l'adresse e-mail. Le contact de l'entreprise porte la mention Contact.
Clés, chacune avec son échéance et sa raison : Date propre à la clé, Date de fin personnelle ou Fin du contrat. Une clé sans date indique Jamais dû.
Fin d’accès, avec le jour et la raison, Fin du contrat ou Date de fin propre. Quand la fin du contrat borne une date de fin propre plus tardive, cette date apparaît en dessous.
Un clic sur une ligne ouvre la page de la personne sur l'onglet Information.
L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants modifient les entreprises, sur la page de l'entreprise, onglet Informations.
Ouvrez la page de l'entreprise et son onglet Informations, ou cliquez sur Modifier dans la liste.
Cliquez sur Modifier dans la carte Informations sur l’entreprise. Depuis Modifier dans la liste, la carte est déjà prête.
Modifiez les champs. Un champ vidé efface sa valeur. Seul le Nom est obligatoire.
Cliquez sur Enregistrer. Annuler abandonne les modifications.
Quand la fin du contrat reste inchangée, portierX enregistre aussitôt et confirme par un message. portierX vérifie le nom, les dates du contrat et l'e-mail comme à l'ajout d'une entreprise. Si vous avez modifié la fin du contrat, portierX demande d'abord confirmation.
La fin du contrat se modifie comme tout autre champ de l'onglet Informations. Comme elle déplace le jour où l'accès du personnel de l'entreprise prend fin, portierX montre qui est concerné avant d'enregistrer.
Cliquez sur Modifier dans l'onglet Informations.
Choisissez un jour sous Fin du contrat, ou videz le champ pour supprimer la fin du contrat.
Cliquez sur Enregistrer. Une fenêtre demande confirmation, par exemple Supprimer la fin du contrat ?, et nomme les personnes dont la fin d'accès change.
Vérifiez la liste et confirmez avec Fixer la fin du contrat, Reporter la fin du contrat ou Supprimer la fin du contrat. Annuler vous ramène au formulaire avec votre saisie.
La fenêtre nomme jusqu'à huit personnes, chacune avec sa fin d'accès après la modification et avant, et sous chaque personne chaque clé que la modification rend due plus tôt. Elle compte les autres. Si la fin d'accès ne change pour personne, la fenêtre le dit. Quand l'entreprise compte plus de 100 personnes, elle indique combien elle n'en a pas listé. Pour un jour qui est aujourd'hui ou déjà passé, la fenêtre précise que l'accès de ces personnes prend fin aujourd'hui ou est déjà terminé, et que leurs clés sont à rendre aujourd'hui ou en retard. Si les personnes ne peuvent pas être chargées, la fenêtre le dit aussi, et la fin du contrat peut tout de même être modifiée.
Après votre confirmation, portierX indique le jour où le contrat se termine, ou que l'entreprise n'a pas de fin de contrat.
La fin du contrat est le dernier jour d'accès du personnel de l'entreprise. L'accès d'une personne prend fin à la plus proche des deux dates, sa date de fin propre et la fin du contrat de son entreprise.
Ses clés sont dues ce jour-là au plus tard. La fin du contrat ne désactive aucune clé ni aucune carte. La façon dont la date de retour, la date de fin et la fin du contrat se combinent est décrite dans Dates de retour, rappels et clés en retard.
Une fois la fin du contrat passée, aucune personne de l'entreprise ne peut recevoir d'autre attribution.
portierX calcule la fin d'accès à chaque lecture. Une fin de contrat déplacée ne modifie aucune fiche de personne et vaut aussitôt pour tout le personnel de l'entreprise.
Une entreprise sans fin de contrat ne borne personne, et seule la date de fin propre de chaque personne s'applique.
Sur la page de la personne, l'onglet Information indique le jour où son accès prend fin et la raison (Modifier une personne, lui lier un compte ou la supprimer).
Le sponsor d'une entreprise est la personne de votre propre organisation qui répond de l'entreprise et de son personnel. Chaque entreprise a un sponsor et autant de sponsors suppléants que nécessaire, qui le remplacent à tout moment. Seul votre propre personnel peut être désigné, c'est-à-dire les personnes sans entreprise. Seul l'Administrateur de l’organisation les désigne et y met fin. Les autres rôles voient les boutons verrouillés, avec la note Seul un administrateur de l’organisation peut désigner quelqu’un.
Ce sponsor n'est pas le Parrain d'une demande d'accès. Le parrain d'une demande n'est qu'une mention sur cette demande, comme le décrit Quand un accès doit être approuvé.
Ouvrez la page de l'entreprise et son onglet Sponsors.
Cliquez sur Désigner un sponsor. Une fois un sponsor désigné, le bouton devient Changer de sponsor.
Choisissez la personne et confirmez avec Désigner comme sponsor.
Pour les sponsors suppléants, cliquez sur Ajouter des sponsors suppléants, choisissez une ou plusieurs personnes et confirmez, pour une personne avec Désigner comme sponsor suppléant.
Changer de sponsor remplace le sponsor en une seule étape, et les sponsors suppléants restent inchangés. Seul votre propre personnel dont l'accès n'est pas terminé est proposé. Une personne est soit le sponsor, soit un sponsor suppléant d'une entreprise, jamais les deux. Pour faire d'un sponsor suppléant le sponsor, mettez d'abord fin à son rôle de suppléant. Une personne sans connexion peut tout de même être désignée, et la fenêtre le signale.
L'onglet Sponsors montre le sponsor et les sponsors suppléants, chacun avec le jour depuis lequel il est désigné. S'il manque le sponsor, les sponsors suppléants ou les deux, l'onglet avertit. Un sponsor parti, dont la connexion est en pause ou désactivée, ou qui travaille pour une entreprise, est indisponible. Sa ligne porte alors Indisponible avec la raison, par exemple Travaille pour une entreprise, et les sponsors suppléants portent En suppléance. La liste des entreprises indique alors Personne de désigné. Les sponsors suppléants continuent de suppléer jusqu'à la désignation d'un autre sponsor.
Une personne peut aussi être désignée depuis sa propre page. Dans l'onglet Responsabilités, cliquez sur Ajouter un lieu, choisissez l'entreprise sous Lieu ou entreprise, puis Sponsor ou Sponsor suppléant, et confirmez avec Ajouter l’entreprise. Quand l'entreprise a un sponsor disponible, la fenêtre ne désigne la personne que comme sponsor suppléant. Une personne qui travaille pour une entreprise ne se voit proposer aucune entreprise. La page d'une personne est décrite dans Trouver une personne et lire sa page.
Ouvrez l'onglet Sponsors de l'entreprise.
Sur la ligne de la personne, cliquez sur l'icône de fin. Elle porte le nom de la personne, par exemple Mettre fin à Anna Brandt comme sponsor.
La fenêtre Mettre fin à cette responsabilité ? dit ce que fait cette fin. Confirmez avec Mettre fin à la responsabilité.
Quand le sponsor prend fin, l'entreprise reste sans sponsor jusqu'à ce que quelqu'un soit désigné. Les sponsors suppléants continuent de suppléer, et personne n'est promu. Mettre fin à un sponsor suppléant ne change que son propre rôle. La même chose se fait sur la page de la personne, onglet Responsabilités, section Entreprises. Seul l'Administrateur de l’organisation voit les icônes de fin.
Le Journal d’audit consigne la création de chaque entreprise et chaque modification, avec chaque champ modifié avant et après, fin du contrat comprise. Il consigne aussi qui a été désigné sponsor ou sponsor suppléant, et à qui ce rôle a été retiré.
Une fin de contrat modifiée apparaît aussitôt dans l'onglet Personnes de l'entreprise, sur les pages de son personnel et dans l'onglet Retours de Personnes, avec la raison Fin du contrat.
Désigner ou mettre fin n'envoie aucun e-mail. Les rappels de clés ne vont pas au sponsor. Leurs destinataires sont décrits dans Dates de retour, rappels et clés en retard.
L'Administrateur de l’organisation, le Gestionnaire d'accès et le Gestionnaire d'identifiants ajoutent et modifient les entreprises, fin du contrat comprise. Le Moniteur de sécurité voit les entreprises et leurs pages et ne modifie rien. Seul l'Administrateur de l’organisation désigne un sponsor ou un sponsor suppléant et y met fin.
Une entreprise ne donne aucun accès. Pour donner le même accès à tout le personnel d'une entreprise, réunissez-le dans un groupe avec le filtre Entreprise (Organiser des personnes en groupes).
Une personne travaille pour une entreprise au plus. C'est son propre champ Entreprise qui le fixe, jamais la page de l'entreprise.
Le nom d'une entreprise est unique dans votre organisation, et les majuscules ne comptent pas. Quand une autre entreprise porte ce nom, le message sous le champ la nomme.
Un contrat commence au plus tard le jour où il se termine. Le même jour pour les deux fait un contrat d'un jour. Une fin de contrat aujourd'hui ou passée est permise.
Limites : nom et référence du contrat 255 caractères chacun, téléphone 50, e-mail 255, adresse 1 000, notes 5 000. Le champ E-mail ne prend qu'une adresse.
Une entreprise ne peut être ni supprimée, ni fusionnée, ni archivée.
Être désigné sponsor ou sponsor suppléant ne donne aucun accès. Un sponsor n'approuve rien, n'ajoute personne et ne remet aucune clé.
