Les données personnelles dans portierX suivent un cycle défini : elles naissent avec une personne, restent tant que votre organisation en a besoin, et sont remplacées après une durée que votre organisation fixe. Cette page s'adresse aux délégués à la protection des données et à l'Administrateur de l’organisation.
Également appelé : RGPD, politique de suppression, droit à l'effacement, demande d'accès.
La fiche d'une personne : nom, e-mail, mobile, date de naissance, entreprise, étiquettes et les autres champs que votre organisation tient à jour.
Le journal d'audit : qui a fait quoi et quand, avec les noms.
Les reçus de remise et les documents enregistrés : qui a reçu quelle clé ou quelle carte, et comment la remise a été confirmée.
Une personne qui part reçoit un statut et une date de fin. Sa fiche reste avec toutes ses données jusqu'à ce que quelqu'un la supprime. On garde ainsi la trace des clés qu'elle détenait et de la date de leur retour.
L'Administrateur de l’organisation supprime une personne sous Personnes. La personne disparaît des listes. Ses données restent pendant la durée que votre organisation a fixée sous Paramètres, Protection des données, au moins 30 jours, 1 an par défaut. Ensuite, le passage de nuit remplace le nom, l'e-mail, le mobile, la date de naissance, l'entreprise et les étiquettes par un nom tel que Deleted person 4F7K. Les entrées du journal d'audit restent et affichent ce nom. Les reçus de remise et les documents enregistrés sont conservés tels quels. Le réglage des durées se trouve dans Définir combien de temps les données sont conservées.
Le passage de nuit supprime les entrées du journal d'audit dès qu'elles dépassent la durée de votre organisation, au moins 180 jours, 10 ans par défaut.
La fiche d'une personne montre ce que portierX conserve à son sujet. L'Administrateur de l’organisation et le Gestionnaire d'accès exportent l'historique d'une personne en CSV ou en Excel ; voir Savoir qui avait accès et quand. Les autres exports se trouvent dans Exporter des données depuis portierX.
Quand deux fiches d'une même personne sont fusionnées, la fiche retirée reste avec son historique, et la fusion peut être annulée. Ce n'est pas un moyen d'effacer des données. La marche à suivre se trouve dans Fusionner des personnes qui n'en sont qu'une.
Si les données d'une personne doivent disparaître avant la fin de la durée, l'Administrateur de l’organisation écrit à [email protected]. portier efface les données et le confirme par écrit.
À la fin du contrat, portier supprime sur demande écrite toutes les données de votre organisation dans portierX : les enregistrements, les fichiers stockés et les comptes utilisateurs qui n'appartiennent à aucune autre organisation. La confirmation écrite indique ce qui a été supprimé et où une copie existe encore :
Les sauvegardes de la base de données gardent une copie 7 jours au plus.
Les journaux d'application sont conservés 14 jours.
Les services qui acheminent les messages à vos utilisateurs gardent leurs traces d'envoi selon leurs propres durées.
Les fichiers RH que votre organisation a déposés dans son dossier SFTP sont effacés par portier sur demande distincte.
portier garde une trace de la suppression, avec les chiffres et sans données personnelles, ainsi que le journal des actions effectuées sur le compte de votre organisation. Les noms et adresses e-mail en sont retirés. Une entrée d'invitation porte toujours l'adresse à laquelle l'invitation a été envoyée.
L'Administrateur de l’organisation fixe les durées. Pas moins de 30 jours pour les données d'une personne supprimée, ni moins de 180 jours pour le journal d'audit.
Les données remplacées et les entrées supprimées ne peuvent pas être restaurées.
Une personne qui a seulement quitté l'organisation garde ses données jusqu'à sa suppression.
Seul l'Administrateur de l’organisation supprime des personnes.
