Ce parcours s'adresse au Gestionnaire d'accès, qui gère les accès au quotidien, tient les personnes à jour, leur donne accès aux espaces et le leur retire. L'équipe de mise en place de portier vous forme en suivant ce parcours, qui vous sert ensuite de manuel. Vous pouvez aussi le suivre par vous-même.
Vous repérer dans portierX et lire le tableau de bord.
Trouver des espaces et des personnes et lire leurs pages.
Ajouter des personnes et les organiser en groupes.
Donner un accès à une personne ou à un groupe de personnes, et le retirer.
Suivre une clé de la remise jusqu'au retour.
Lancer et clore une revue d'accès.
Il vous faut un compte dans votre propre organisation avec le rôle Gestionnaire d'accès. S'il manque l'un ou l'autre, adressez-vous à votre Administrateur de l’organisation. Les exercices portent sur les données réelles de votre organisation.
Votre premier jour dans portierX. Vous vous connectez et savez où commence votre travail.
Se repérer dans portierX. Vous atteignez chaque zone où vous travaillez par la barre latérale ou le menu de commandes.
Ce que votre rôle vous permet de voir et de faire. Vous savez ce que peut faire le Gestionnaire d'accès et ce qui revient à l'Administrateur de l’organisation.
Lire le tableau de bord. Vous voyez d'un coup d'œil quelles clés arrivent à échéance ou sont en retard, et ce qui attend votre décision.
Comment s’articulent emplacements, bâtiments et espaces. Vous situez chaque espace dans son bâtiment et son emplacement avant d'y donner accès.
Trouver et filtrer des espaces. Vous trouvez les espaces qu'une demande nomme, même répartis sur plusieurs bâtiments.
Ce que montre la page d’un espace. Vous voyez pour chaque espace qui en détient les clés et quelles portes en font partie.
Personnes et utilisateurs : qui est qui. Vous distinguez la personne qui détient des clés de l'utilisateur qui se connecte.
Ajouter une personne, champ par champ. Vous faites entrer quelqu'un dans portierX.
Trouver une personne et lire sa page. Vous retrouvez n'importe qui et lisez ce qu'il détient et où il peut aller.
Organiser des personnes en groupes. Vous réunissez un service, une équipe de nuit ou le personnel d'un prestataire dans un seul groupe.
Clés, copies et cartes dans portierX. Vous lisez clés, copies et cartes comme portierX les enregistre.
Comment fonctionne l'accès dans portierX. Vous comprenez ce que fait une attribution avant de faire la première.
Donner un accès à une personne. Vous faites la tâche la plus fréquente de votre rôle.
Donner un accès à un groupe de personnes. Vous donnez accès à toute une équipe en une seule attribution.
Retirer un accès sans tout reprendre. Vous retirez une partie de l'accès de quelqu'un en sachant d'avance ce qui revient.
Remettre une clé ou une carte et faire confirmer la réception. Vous savez comment une clé arrive à la personne et comment la réception est enregistrée.
Reprendre une clé ou une carte. Vous enregistrez le retour d'une clé.
Dates de retour, rappels et clés en retard. Vous fixez des dates de retour adaptées à la mission et relancez les clés qui reviennent en retard.
Lancer et clore une revue d'accès. Vous faites confirmer par les responsables d'un lieu qui a toujours besoin de l'accès.
Une arrivée, du premier jour à la première clé. Vous voyez qui fait quoi lors d'une arrivée, de la création de la fiche à la remise des clés.
Un départ : récupérer toutes les clés et cartes. Vous veillez à ce que chaque clé et chaque carte revienne lors d'un départ.
Un prestataire pour une durée déterminée. Vous donnez à un prestataire un accès limité dans le temps et récupérez tout à la fin.
Sous Espaces, filtrez Besoin de protection sur Très élevé et lisez sous Qui décide qui décide des clés de ces espaces (Trouver et filtrer des espaces).
Sous Personnes, ouvrez une personne que vous connaissez et lisez sur sa page les espaces où elle peut entrer et les clés et cartes qu'elle détient (Trouver une personne et lire sa page).
Sur la page de cette personne, choisissez Grant Access, prenez deux espaces et la proposition Meilleure option, regardez ses clés avec Voir les détails et ouvrez Examiner l'attribution. Quittez ensuite la page sans confirmer, et rien n'est enregistré (Donner un accès à une personne).
Sur la page d'un espace, onglet Personnes, choisissez Supprimer l'accès pour une personne, lisez la liste des identifiants concernés et fermez le volet avec Annuler, qui ne change rien (Retirer un accès sans tout reprendre).
Ouvrez Revues, choisissez Démarrer une Revue puis Qui peut ouvrir des espaces, prenez vos espaces et lisez sous Qui répond qui serait sollicité. Fermez le panneau avec Annuler. Seule la confirmation lance la revue et envoie un e-mail aux personnes qui répondent (Lancer et clore une revue d'accès).
Un emplacement ou un bâtiment donne-t-il lui-même un accès, ou seulement un espace ? (Comment s’articulent emplacements, bâtiments et espaces)
Qui peut supprimer un groupe de personnes ? (Organiser des personnes en groupes)
Que devient une clé mécanique quand vous retirez à une personne l'accès à un seul espace ? (Retirer un accès sans tout reprendre)
Quels rôles modifient la date de retour d'une clé que quelqu'un détient déjà ? (Dates de retour, rappels et clés en retard)
Pouvez-vous ajouter des espaces à une revue d'accès une fois qu'elle est lancée ? (Lancer et clore une revue d'accès)
Le parcours suivant s'adresse à l'Administrateur de l’organisation, qui met en place les utilisateurs, les lieux, les clés et les connexions (Parcours de formation : Administrateur de l’organisation).
