Toute une équipe a besoin des mêmes espaces, l'équipe de maintenance de Werk Nord par exemple. Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation regroupe l'équipe dans un groupe de personnes et donne l'accès une seule fois au groupe. Un Administrateur de l’organisation crée un groupe d'espaces quand c'est utile. Tout commence sous Personnes, dans l'onglet Groupes.
Chaque étape nomme qui agit.
D'abord les groupes, ensuite l'unique attribution.
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation crée le groupe de personnes sous Personnes, dans l'onglet Groupes, et y ajoute l'équipe, une personne à la fois ou par filtre sur l'entreprise ou le type de personne (Organiser des personnes en groupes).
Si plusieurs espaces vont toujours ensemble, un Administrateur de l’organisation crée un groupe d'espaces sous Espaces, dans l'onglet Groupes (Regrouper des espaces en groupes d’espaces).
L'attribution vise le groupe, pas chaque personne.
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation choisit Attribuer un accès sur la page du groupe de personnes, puis les espaces ou le groupe d'espaces et la clé (Donner un accès à un groupe de personnes).
Sur la page d'examen, il décide quel membre reçoit quelle copie (Donner un accès à un groupe de personnes).
Si la clé doit être approuvée, une seule demande part pour tout le groupe, et rien n'est remis avant le oui (Quand un accès doit être approuvé).
Après confirmation, Résultat de l'attribution montre quelles cartes portierX a mises à jour seul et quelles clés attendent au guichet des clés (Donner un accès à un groupe de personnes).
Le guichet des clés sert les membres un par un.
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation remet à chaque membre sa copie réservée sous Personnes, dans l'onglet Remises, et le membre confirme la réception (Remettre une clé ou une carte et faire confirmer la réception).
S'il manque des copies, il les commande depuis l'onglet Remises du groupe et, à leur arrivée, les ajoute avec Appliquer sous Demandes de commande (Traiter les demandes de commande de clés).
Les changements dans l'équipe passent par le groupe de personnes.
Quand quelqu'un rejoint l'équipe, un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation l'ajoute au groupe de personnes. La personne y a droit aussitôt et reste dans l'onglet Remises du groupe jusqu'à ce qu'elle ait sa clé (Donner un accès à un groupe de personnes).
Quand quelqu'un quitte l'équipe, un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation le retire du groupe. portierX place sur Retours les clés que la personne ne détenait que par le groupe et retire les portes du groupe de ses cartes (Organiser des personnes en groupes).
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation reprend ces clés depuis l'onglet Retours (Traiter les remises et les retours).
L'onglet Personnes du groupe de personnes liste chaque membre de l'équipe.
L'Administrateur de l’organisation voit l'attribution et ses espaces dans l'onglet Accès du groupe.
L'onglet Remises du groupe ne liste plus personne.
Chaque membre détient sa copie, et la réception est confirmée.
Sous Identifiants d’accès, l'onglet Demandes de commande n'a plus de demande ouverte pour cette équipe.
Personne ayant quitté l'équipe ne figure plus sous Retours.
