Une personne a besoin d'accéder à un espace au besoin de protection Très élevé, le Serverraum de Werk Nord par exemple. Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation fait la demande en attribuant la clé, l'approbateur de l'espace décide, et la clé n'est remise qu'après son oui. Tout commence sur la page de la personne ou sous Espaces.
Chaque étape nomme qui agit.
Un Administrateur de l’organisation fait ces deux étapes une fois par espace, pas à chaque demande.
Un Administrateur de l’organisation règle le besoin de protection de l'espace, de son bâtiment ou de son emplacement sur Très élevé (Définir le besoin de protection d’un espace).
Un Administrateur de l’organisation désigne l'approbateur sur la page de l'espace, une personne ou un groupe de personnes (Désigner les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs).
La demande naît au moment où la clé est attribuée.
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation choisit la personne, l'espace et la clé. Sous l'espace, l'écran indique qui doit donner son accord (Donner un accès à une personne).
Sur Examiner l'attribution, il indique sous Besoin métier à quoi la clé doit servir et sur quoi repose l'accès (Quand un accès doit être approuvé).
À la confirmation, portierX réserve la copie et envoie la demande par e-mail à l'approbateur (Quand un accès doit être approuvé).
L'approbateur n'a besoin d'aucun rôle particulier, seulement d'un compte portierX relié à sa fiche.
L'approbateur ouvre la demande par le lien de l'e-mail ou sur le Tableau de bord sous À décider, puis l'approuve ou la refuse avec un motif (Approuver ou refuser une demande).
La personne qui a fait la demande la suit sur le Tableau de bord sous Faites par vous, et l'annule si l'accès n'est plus nécessaire (Suivre ou annuler une demande que vous avez faite).
Si personne ne peut décider, la demande attend qu'un Administrateur de l’organisation désigne quelqu'un, et la demande elle-même indique cette issue (Suivre ou annuler une demande que vous avez faite).
Après un refus, la copie réservée est de retour en stock, et une deuxième tentative commence par attribuer la clé une seconde fois (Approuver ou refuser une demande).
Une fois tous les oui obtenus, la clé est remise au guichet des clés.
La personne qui a fait la demande, ou un Administrateur de l’organisation, remet la clé sous Personnes, dans l'onglet Remises, et la personne qui la reçoit confirme la réception (Remettre une clé ou une carte et faire confirmer la réception).
La demande, les réponses et la remise figurent dans le Journal d’audit, et la page de la clé liste la demande sous Demandes pour cette clé (Savoir qui avait accès et quand).
L'espace indique Très élevé, et sa ligne Approbateur porte un nom.
La page de la clé liste la demande sous Demandes pour cette clé, avec sa décision et sa remise.
Sous Personnes, dans l'onglet Remises, la personne ne figure plus sous En attente d'approbation.
La copie est délivrée à la personne, et la réception est confirmée.
La clé affiche la fin de l'accès comme date de retour.
Le Journal d’audit contient la demande, chaque réponse et la remise.
