Une clé a été perdue ou volée, et la personne qui l'avait prévient le guichet des clés. Pour une carte, c'est la même chose. Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation signale l'incident, le Moniteur de sécurité vérifie ce que la clé ouvre, et un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation le clôt. Tout part de la copie, dans l'onglet Copies de la clé ou dans la liste Identifiants d’accès.
Chaque étape nomme le rôle qui agit.
Seul le signalement bloque la copie dans portierX.
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation signale la copie ou la carte comme perdue ou volée avec Signaler un incident dans son menu (Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
portierX la bloque aussitôt et ne transmet qu'une perte au système de contrôle d'accès connecté. Une carte ou une clé volée y est bloquée par la personne qui administre ce système (Types et issues d’incident).
Ce que la clé ouvre décide s'il faut changer des cylindres.
Le Moniteur de sécurité, prévenu par e-mail en cas de perte, lit dans les onglets Espaces et Points d’accès de la clé quels espaces et quelles portes elle ouvre (Trouver une clé et lire sa page).
Pour un passe-partout, un Administrateur de l’organisation ou un Gestionnaire d'accès lit dans le plan de fermeture jusqu'où il porte dans l'organigramme des clés (Lire votre plan de fermeture).
Si la personne a toujours besoin de l'accès, elle reçoit une autre copie de la même clé.
Si aucune copie n'est en stock, un Administrateur de l’organisation en ajoute une dans l'onglet Copies (Gérer les copies d'une clé).
Un Gestionnaire d'identifiants, un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation délivre une copie à la personne avec Délivrer, et la personne confirme la réception (Donner un accès à une personne).
Si la clé doit être approuvée, la copie n'est remise qu'après le oui. Pour un passe-partout marqué, c'est le propriétaire de son système de fermeture qui décide (Quand un accès doit être approuvé).
L'incident se clôt dès que l'on sait ce qu'il est advenu de la clé.
Un Gestionnaire d'accès ou un Administrateur de l’organisation clôt l'incident avec Résoudre sur la copie, comme retrouvée ou comme non récupérable (Clore un incident).
Si un système de contrôle d'accès connecté a bloqué la clé perdue et qu'elle revient à la même personne, la personne qui administre ce système y lève le blocage (Types et issues d’incident).
La copie signalée ne porte plus d'incident ouvert, et Résoudre n'y figure plus.
Une carte ou une clé volée est aussi bloquée dans le système de contrôle d'accès connecté.
Le Moniteur de sécurité sait quels espaces et quelles portes la clé ouvre, et la décision sur les cylindres est prise.
Si la personne avait besoin d'une autre copie, elle la détient et sa réception est confirmée.
La copie signalée redevient délivrée ou en stock, ou affiche son motif, Perdue, Volé ou Détruite.
Sous Rapports, Identifications avec incidents signalés montre l'incident avec son issue.
