Un prestataire travaille trois semaines chez vous, et ses intervenants n'ont besoin d'un accès que pendant ce temps. Le Gestionnaire d'accès crée chaque personne et donne un accès avec une fin, le Gestionnaire d'identifiants remet les clés et les reprend, et pour un espace soumis à approbation, l'Approbateur décide. Tout commence sous Personnes.
Le Gestionnaire d'accès crée chaque personne avec Ajouter une personne, avec le type de personne « Contractor », le prestataire sous Entreprise et le dernier jour de travail comme date de fin (Ajouter une personne, champ par champ, Champs et types de personne).
Le Gestionnaire d'accès donne un accès à chaque personne avec Grant Access, avec un début et une fin, et cette fin devient la date de retour de ses clés (Donner un accès à une personne).
Pour toute une équipe, le Gestionnaire d'accès la réunit dans un groupe de personnes avec le filtre Entreprise et donne plutôt l'accès au groupe (Organiser des personnes en groupes, Donner un accès à un groupe de personnes).
Si une clé demande une approbation, le Gestionnaire d'accès indique comme Parrain, sous Besoin métier, la personne de votre organisation qui répond de la mission, et la clé n'est remise qu'après le oui de l'Approbateur (Quand un accès doit être approuvé).
Le premier jour de travail, le Gestionnaire d'identifiants remet les clés depuis l'onglet Remises, et la personne confirme la réception (Remettre une clé ou une carte et faire confirmer la réception).
portierX envoie des rappels par e-mail avant la date de retour, le jour même et après, selon le calendrier que l'Administrateur de l’organisation fixe sous Paramètres, Notifications (Définir quand partent les e-mails de rappel et qui les reçoit).
Si la mission dure plus longtemps, le Gestionnaire d'accès repousse d'abord la date de fin de la personne, puis la date de retour des clés (Modifier une personne, lui lier un compte ou la supprimer, Dates de retour, rappels et clés en retard).
Le dernier jour, le Gestionnaire d'identifiants reprend chaque clé et chaque carte (Reprendre une clé ou une carte).
Pour une équipe, le Gestionnaire d'accès retire les personnes du groupe, ou l'Administrateur de l’organisation supprime le groupe, et les clés du groupe passent sur la liste des retours (Organiser des personnes en groupes).
Ce qui manque après la date de retour figure sous Personnes, onglet Retours, et le Gestionnaire d'identifiants signale comme perdue ou volée une clé qui ne revient pas (Traiter les remises et les retours, Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
La fiche de chaque personne montre le type de personne « Contractor », le prestataire sous Entreprise et la date de fin.
Chaque clé attribuée directement à une personne montre le dernier jour de la mission sous Retour dû.
Historique des remises d’identifiants montre chaque remise comme Confirmé.
Après la mission, Identifiants d’accès attribués ne liste plus rien, et personne du prestataire n'apparaît dans l'onglet Retours.
Le groupe d'une équipe est supprimé.
