Quelqu'un quitte l'organisation, et chaque clé et chaque carte doit revenir. Le Gestionnaire d'accès fixe la date de fin, le Gestionnaire d'identifiants reprend tout au guichet, et l'Administrateur de l’organisation règle la connexion et les lieux dont la personne était responsable. Tout commence sur sa page sous Personnes.
Le Gestionnaire d'accès saisit la date de fin dans l'onglet Information, ou l'import du matin du fichier RH la fixe d'après la date de départ si votre organisation en envoie un (Modifier une personne, lui lier un compte ou la supprimer, Connecter votre système RH par un fichier quotidien).
Sur la page de la personne, le Gestionnaire d'accès relève ses clés, ses cartes et ses groupes, et avec un fichier RH l'exécution dans le Journal de synchronisation indique la même chose pour chaque départ (Trouver une personne et lire sa page, Vérifier, appliquer ou annuler une exécution du fichier RH).
Si la personne a un compte, l'Administrateur de l’organisation le lie d'abord à sa fiche, pour que portierX le mette en pause une fois le jour de la date de fin passé, ou Microsoft Entra ID le désactive si votre organisation y provisionne ses utilisateurs (Modifier une personne, lui lier un compte ou la supprimer, Provisionner des personnes depuis Microsoft Entra ID).
Si l'onglet Responsabilités liste des lieux, ou si la personne est désignée approbateur, examinateur ou propriétaire, l'Administrateur de l’organisation désigne quelqu'un d'autre (Désigner le responsable d’un lieu, Désigner les approbateurs, les propriétaires et les examinateurs).
Le dernier jour, le Gestionnaire d'identifiants reprend chaque clé et chaque carte sur la page de la personne, et un système de contrôle d'accès connecté est informé de chaque reprise aussitôt (Reprendre une clé ou une carte).
Si une clé ou une carte ne revient pas, le Gestionnaire d'identifiants la signale perdue ou volée (Signaler une clé ou une carte perdue, volée ou endommagée).
Le Gestionnaire d'accès retire la personne de ses groupes de personnes, et les clés données par un groupe passent sur la liste des retours tandis que ses cartes perdent les portes du groupe (Organiser des personnes en groupes).
Après la date de fin, la personne figure sous Personnes, onglet Retours, avec tout ce qu'elle détient encore, car la date de fin seule ne bloque rien et ne reprend rien (Traiter les remises et les retours, Dates de retour, rappels et clés en retard).
L'onglet Information montre la date de fin.
Identifiants d’accès attribués ne liste plus aucune clé ni aucune carte.
La personne n'apparaît pas dans l'onglet Retours.
Sur la page de chaque clé qu'elle détenait, la personne figure sous Anciens détenteurs avec Rendue, Déclarée perdue ou Déclarée volée.
L'onglet Groupes de sa page ne liste aucun groupe.
Si un compte était lié, la ligne Connexion indique En pause.
