Quelqu'un commence lundi et doit avoir ses clés dès le premier jour. Le Gestionnaire d'accès crée la personne sous Personnes et lui donne un accès, le Gestionnaire d'identifiants remet les clés, et la personne confirme la réception. Si elle travaille elle-même dans portierX, l'Administrateur de l’organisation prépare sa connexion.
Le Gestionnaire d'accès crée la personne avec Ajouter une personne, avec sa date de fin pour un contrat à durée déterminée, ou l'import du matin du fichier RH la reprend si votre organisation en envoie un (Ajouter une personne, champ par champ, Connecter votre système RH par un fichier quotidien).
Si la personne travaille dans portierX, l'Administrateur de l’organisation crée son utilisateur sous Paramètres, Utilisateur, sauf si Microsoft Entra ID le crée, puis lie ce compte à sa fiche (Ajouter un utilisateur et définir son rôle, Modifier une personne, lui lier un compte ou la supprimer).
Le Gestionnaire d'accès choisit Grant Access sur la page de la personne, prend les espaces et les clés que portierX propose, et fixe le début au premier jour de travail, les copies restant réservées jusque-là (Donner un accès à une personne).
Si une clé ouvre un espace au besoin de protection Très élevé, ou si elle est marquée pour approbation, l'Approbateur ou le propriétaire de son système de fermeture dit d'abord oui, et seul celui qui a fait la demande, ou un Administrateur de l’organisation, remet ensuite la clé (Quand un accès doit être approuvé).
Le premier jour, une personne qui a un compte définit son mot de passe depuis l'e-mail d'invitation, ou se connecte avec le compte de l'entreprise si votre organisation utilise Microsoft Entra ID (Votre premier jour dans portierX).
Le Gestionnaire d'identifiants trouve la personne sous Personnes, onglet Remises, et lui remet les clés réservées (Traiter les remises et les retours).
La personne confirme la réception par sa signature ou par le code PIN reçu par e-mail, et le Gestionnaire d'identifiants clôt une remise sur formulaire papier en téléversant le formulaire signé ou en la confirmant hors ligne (Remettre une clé ou une carte et faire confirmer la réception, Finaliser une remise en attente).
Si l'accès a une fin, cette fin est la date de retour de chaque clé, et portierX envoie des rappels par e-mail avant ce jour, le jour même et après (Dates de retour, rappels et clés en retard).
La personne figure sous Personnes avec une adresse e-mail, et avec une date de fin pour un contrat à durée déterminée.
Avec un compte, la ligne Connexion de l'onglet Information montre son utilisateur.
La personne n'apparaît plus dans l'onglet Remises, et sa page ne montre aucune section Identifiants d’accès réservés.
Identifiants d’accès attribués liste chaque clé, avec une date sous Retour dû si l'accès a une fin.
Historique des remises d’identifiants montre la remise comme Confirmé.
