Diese Seite beschreibt jede Datei, die portierX liest oder schreibt: wie sie aufgebaut sein muss, welche Spalten sie trägt und welche Grenzen gelten. Sie begegnen diesen Dateien unter Personen mit Vorlage herunterladen, Schnittstellenbeschreibung herunterladen, Personen importieren und Exportieren, im Ordner einer HR-Datei-Quelle, beim Import eines Schließplans unter Integrationen, im Reiter Karten eines Gebäudes sowie unter Prüfprotokoll und Berichte.
Andere Bezeichnungen: Importdatei, Excel-Liste, CSV, Personalliste, HR-Export, Schnittstellendatei.
Datei | Format | Wo sie entsteht oder gelesen wird |
|---|---|---|
Personenvorlage | XLSX | Personen, Vorlage herunterladen, auch im ersten Schritt des Imports |
Personentabelle zum Import | XLSX oder CSV | Personen, Personen importieren |
HR-Datei | XLSX oder CSV | Der Ordner, den portierX einer HR-Datei-Quelle zuweist |
HR-Schnittstellenbeschreibung | XLSX | Personen, Schnittstellenbeschreibung herunterladen |
Export der Personenliste | XLSX | Personen, Exportieren |
Abgelehnte Zeilen | XLSX | Schritt Ergebnis des Imports, Abgelehnte Zeilen herunterladen |
Prüfprotokoll, Historie einer Person | CSV oder XLSX | Prüfprotokoll oder der Reiter Prüfprotokoll einer Person, Exportieren |
Übergabequittungen, Vorfälle | CSV | Berichte, CSV exportieren |
Schließplan | XML | Integrationen, Kachel des Herstellers |
Karte | PNG, JPG oder PDF | Reiter Karten eines Gebäudes |
Gebäudefoto | PNG oder JPEG | Gebäude hinzufügen und Gebäude bearbeiten |
Personenvorlage, Personentabelle, HR-Datei und Export der Personenliste tragen dieselben 18 Spalten in derselben Reihenfolge. Die Überschriften schreibt portierX auf Deutsch, wenn portierX auf Deutsch eingestellt ist, sonst auf Englisch. Beim Lesen erkennt portierX die Überschriften jeder dieser Sprachen und die gängigen Bezeichnungen auf Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch.
Spalte | Inhalt | Format und Regel |
|---|---|---|
portierX-ID | Die Kennung, die portierX der Person gibt. | Text. Leer lassen: Nur der Export füllt sie, und eine wieder eingelesene Exportdatei wird darüber zugeordnet. |
Personen-ID | Ihre eigene ID für die Person, etwa die Personalnummer. Die Überschrift ist der Name, den Ihre Organisation dafür verwendet, etwa KID. | Text, etwa 00012345. Pflicht in jeder Zeile einer HR-Datei. Eine ID wird nie an eine andere Person vergeben, auch nicht nach einem Austritt. |
Vorname | Der Vorname. | Text, bis 100 Zeichen. Pflicht für jede Person, die der Import anlegt. |
Nachname | Der Familienname. | Text, bis 100 Zeichen. |
Die E-Mail-Adresse der Person. | Eine einzelne Adresse, bis 255 Zeichen. Zwei Personen teilen sich nie eine. | |
Mobiltelefon | Die eigene Mobilnummer der Person. | Text mit + und Ländervorwahl, bis 20 Zeichen, etwa +49 170 1234567. Eine HR-Datei schreibt sie nicht. |
Personentyp | Einer der Personentypen Ihrer Organisation. | Der Name des Personentyps, wie portierX ihn zeigt, oder ein eigenes Wort, das Sie zuordnen. |
Status | Der Status der Person. | Eines der Statuswörter unter „Die Statuswörter“, oder ein eigenes Wort, das Sie zuordnen. |
Eintrittsdatum | Der erste Arbeitstag. | Ein Kalendertag ohne Uhrzeit. |
Austrittsdatum | Der letzte Tag der Person. portierX übernimmt ihn als Enddatum. | Ein Datum. Ohne Uhrzeit gilt das Ende dieses Tages in der Zeitzone Ihrer Organisation. Leer, solange die Person bleibt. |
Position | Die Stellenbezeichnung. | Text, bis 255 Zeichen. |
Organisationseinheit-ID | Ihre ID für die Einheit. | Text, etwa 4711. Darüber wird zugeordnet, auch nach einer Umbenennung. |
Organisationseinheit | Der Name der Einheit. | Text. Ein Name, zu dem es keine Einheit gibt, legt beim Anwenden eine an. |
Führungskraft-ID | Die ID der Führungskraft. | Text, in derselben Art von ID wie die Personen-ID. Nie ein Name. Nur der Organisationsadministrator setzt Führungskräfte aus einer Datei. |
Führungskraft | Der Name der Führungskraft. | Nur zum Lesen. Darüber wird niemand gesucht. |
Firmen-ID | Eine Kennung der Firma. | Leer lassen. |
Firma | Die fremde Firma, für die die Person arbeitet. | Text. Für die eigenen Mitarbeitenden leer. Eine HR-Datei schreibt sie nicht. |
Gruppen | Die Personengruppen der Person. | Namen, getrennt durch einen senkrechten Strich, siehe unten. Fügt hinzu und entfernt nie. Eine Gruppe, die portierX selbst füllt, lässt sich nicht setzen. Nur aus einer Tabelle gelesen, nie aus einer HR-Datei. |
Mehrere Gruppen trennen Sie mit einem senkrechten Strich: Nachtschicht | Werkstatt.
Der Export trägt als 19. Spalte Fingerabdruck. Damit erkennt ein späterer Import, ob eine Person seit dem Export in portierX geändert wurde.
Groß- und Kleinschreibung, Akzente, ß und ss, Leerzeichen und Satzzeichen zählen beim Vergleich nicht: E-Mail, e_mail und EMAIL sind dieselbe Überschrift. Eine Überschrift, die portierX nicht erkennt, ordnen Sie im zweiten Schritt des Imports von Hand zu.
Spalte | Erkannte Überschriften |
|---|---|
portierX-ID | portierX ID, portierX-ID, portierX identifier |
Personen-ID | Person ID, Personen-ID, Employee ID, Employee number, Staff ID, Staff number, Personnel number, Personalnummer, Personal-Nr, Mitarbeiter-ID, Mitarbeiternummer, ID personne, Matricule, Numéro d'employé, Numéro de personnel, Persoons-ID, Personeelsnummer, Medewerkernummer, dazu der Name Ihrer Organisation für die ID, etwa KID |
Vorname | First name, Vorname, Given name, Forename, Prénom, Voornaam, Roepnaam |
Nachname | Last name, Nachname, Surname, Family name, Familienname, Nom, Nom de famille, Achternaam, Familienaam |
Email, E-Mail, Email address, Mail, E-Mail-Adresse, Courriel, Adresse e-mail, E-mailadres | |
Mobiltelefon | Mobile phone, Mobiltelefon, Mobile, Mobile number, Cell phone, Mobil, Mobilnummer, Handy, Handynummer, Téléphone mobile, Portable, Mobiel, Mobiele telefoon, Mobiel nummer |
Personentyp | Person type, Personentyp, Type, Personengruppe, Mitarbeitergruppe, Typ, Type de personne, Persoonstype, Type persoon |
Status | Status, State, Employment status, Beschäftigungsstatus, Mitarbeiterstatus, Statut, État |
Eintrittsdatum | Start date, Eintrittsdatum, Start, Hire date, Entry date, Joining date, Eintritt, Beginn, Date d'entrée, Date de début, Date d'embauche, Startdatum, Datum in dienst, Indiensttreding |
Austrittsdatum | Leaving date, Austrittsdatum, End date, Exit date, Termination date, Leave date, Austritt, Enddatum, Date de sortie, Date de fin, Date de départ, Einddatum, Uitdiensttreding, Datum uit dienst |
Position | Position, Job title, Title, Role, Funktion, Stelle, Stellenbezeichnung, Berufsbezeichnung, Poste, Fonction, Intitulé du poste, Functie, Functietitel |
Organisationseinheit-ID | Org unit ID, Organisationseinheit-ID, Organisation unit ID, Organization unit ID, Department ID, OE-ID, Abteilungs-ID, ID unité organisationnelle, ID service, Organisatie-eenheid-ID, Afdelings-ID |
Organisationseinheit | Org unit, Organisationseinheit, Organisation unit, Organization unit, Department, Abteilung, OE, Unité organisationnelle, Service, Département, Organisatie-eenheid, Afdeling |
Führungskraft-ID | Manager ID, Führungskraft-ID, Line manager ID, Supervisor ID, Vorgesetzter-ID, Vorgesetzte-ID, ID du supérieur, ID du manager, Leidinggevende-ID, dazu ein Wort für Führungskraft vor dem Namen Ihrer ID, etwa Vorgesetzter-KID |
Führungskraft | Manager, Führungskraft, Line manager, Supervisor, Vorgesetzter, Vorgesetzte, Supérieur hiérarchique, Leidinggevende |
Firmen-ID | Company ID, Firmen-ID, ID entreprise, Bedrijfs-ID |
Firma | Company, Firma, Employer, Firm, Unternehmen, Arbeitgeber, Entreprise, Société, Bedrijf, Werkgever |
Gruppen | Groups, Gruppen, Group, People groups, Gruppe, Groupes, Groupe, Groepen, Groep |
Erkannt wird auch der technische Name jeder Spalte, etwa first_name oder leaving_date.
Ein Datum steht als JJJJ-MM-TT. TT.MM.JJJJ und TT/MM/JJJJ werden ebenfalls gelesen, der Tag zuerst. In einer Excel-Datei zählt eine Datumszelle als Datum, gleich wie sie formatiert ist.
Ein Austrittsdatum darf eine Uhrzeit tragen, etwa 2026-09-30T17:00 oder 2026-09-30 17:00:00. Sie gilt dann wie angegeben.
IDs sind Text, eine führende Null bleibt. Eine ID, die ein Tabellenprogramm verändert hat, wird abgelehnt: als Zahl wie 1,2E+11, als Dezimalzahl wie 10001,0 oder mit verlorenen führenden Nullen.
Eine leere Zelle löscht das Feld bei einer vorhandenen Person, mit drei Ausnahmen: Ein leerer Vorname ändert nichts, ein leerer Status lässt den Status stehen, eine leere Gruppenzelle fügt keine Gruppe hinzu. Eine Spalte, die in der Datei fehlt, ändert nichts.
Eigene Zusatzspalten dürfen in der Datei bleiben. Was nicht zugeordnet ist, löscht portierX, sobald die Zuordnung bestätigt ist, spätestens nach 24 Stunden.
Mindestens eine Spalte muss eine Person bestimmen: portierX-ID, Personen-ID oder E-Mail.
Wort | Bedeutung | Was portierX schreibt |
|---|---|---|
active | Die Person ist tätig. | Den Status Aktiv. |
paused | Die Person ist vorübergehend nicht tätig. | Den Status Pausiert. |
offboarded | Die Person hat die Organisation verlassen. | Den Status Ausgetreten. Kommt die Person aus einem anderen Status, wird ihr Austrittsdatum zum Enddatum, ohne Austrittsdatum das Ende des Tages, den die Datei trägt. |
left | Die Person ist ausgetreten, so wie ein HR-System es meldet. | Den Status Ausgetreten und das Austrittsdatum als Enddatum, ohne Austrittsdatum das Ende des Tages, den die Datei trägt. |
kid_withdrawn | Die ID der Person wurde entzogen. | Dasselbe wie left. |
Von selbst erkannt werden außerdem aktiv, actif und actief für active, pausiert, en pause und gepauzeerd für paused sowie kid withdrawn. Jedes andere Wort ordnen Sie beim Import im zweiten Schritt zu, bei einer HR-Datei in der Zuordnung der Quelle. Das Ende des Tages, den die Datei trägt, ist bei einer HR-Datei das Datum in ihrem Namen, bei einer hochgeladenen Tabelle der Tag, an dem sie eingeht.
XLSX oder CSV. Eine ältere XLS-Datei, PDF-Dateien und Bilder werden abgelehnt.
Eine Kopfzeile, darunter eine Zeile pro Person. Gelesen wird immer das erste Blatt einer Arbeitsmappe.
Eine Datei umfasst höchstens 4 MB, 50.000 Zeilen, 200 Spalten und 1.000.000 gefüllte Zellen.
Eine CSV-Datei darf mit Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechtem Strich getrennt sein. portierX liest das Trennzeichen aus der ersten Zeile.
Eine CSV-Datei liest portierX als UTF-8, mit oder ohne BOM, als UTF-16 mit BOM, und sonst als Windows-1252, so wie Excel unter „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ speichert.
Vorlage herunterladen erzeugt die Vorlage jedes Mal für Ihre Organisation, als personen-vorlage.xlsx, bei jeder anderen Sprache als people-template.xlsx. Sie hat drei Blätter:
Personen: die 18 Spalten ohne Zeilen. Die Spalte Status bietet active, paused und offboarded zur Auswahl, die Spalte Personentyp die Personentypen Ihrer Organisation.
Lies mich: kurze Hinweise, dann je Spalte, ob sie Pflicht ist, wie sie gelesen wird und ein Beispiel, und die drei Statuswörter mit ihrer Bedeutung.
Nachschlagetabelle: die Organisationseinheiten mit ID, Name und übergeordneter Einheit, die Firmen und die Personentypen Ihrer Organisation.
Schnittstellenbeschreibung herunterladen erzeugt eine Arbeitsmappe für die IT Ihrer Personalabteilung, die den Export für portierX baut. Der Dateiname ist personen-schnittstelle-JJJJ-MM-TT.xlsx, bei jeder anderen Sprache people-interface-specification-JJJJ-MM-TT.xlsx. Jeder Download steht im Prüfprotokoll.
Blatt | Inhalt |
|---|---|
Lieferung | Zehn Regeln zur Lieferung: Format, Zeilen, Überschriften, vollständige oder Teildatei, Dateiname, Größe, Datumsangaben mit der Zeitzone Ihrer Organisation, IDs, leere Zellen und andere Spalten. |
Spalten | Jede Spalte mit ihrer Überschrift, ob sie Pflicht ist, ihrem Format und ihrer Regel, und eine leere Spalte Ihr Feld für das Feld im HR-System. Pflicht sind Personen-ID und Vorname. |
Werte | Die Personentypen Ihrer Organisation und die fünf Statuswörter mit ihrer Bedeutung, je mit einer leeren Spalte Ihr Wort für das Wort des HR-Systems. |
Fragen | Drei Fragen zum Beantworten: was die Personen-ID ist und wie sie heißt, ob vollständige Dateien oder Teildateien kommen und ob das Austrittsdatum der letzte Arbeitstag ist oder der Tag danach. |
Für die Datei, die das HR-System liefert, gilt zusätzlich:
Das Exportdatum steht im Dateinamen, etwa hr-export-2026-09-26.xlsx. Erkannt werden auch 20260926, 2026_09_26, 2026.09.26 und 26.09.2026. Ohne Datum im Namen gilt der Tag, an dem die Datei zuletzt geschrieben wurde.
Eine Datei, die älter ist als die zuletzt angewendete derselben Quelle, wird abgelehnt.
Was eine Person bedeutet, die in einer Datei fehlt, steht unter Ihr HR-System über eine tägliche Datei anbinden.
Jeder Export nimmt die Suche und die Filter mit, die gesetzt sind. Wer welchen Export starten darf, steht unter Daten aus portierX exportieren.
Exportieren unter Personen schreibt personen-JJJJ-MM-TT.xlsx, bei jeder anderen Sprache people-JJJJ-MM-TT.xlsx: das Blatt Personen mit den 18 Spalten der Vorlage, eine Zeile pro Person, und Fingerabdruck als letzte Spalte. Datumsangaben stehen als JJJJ-MM-TT, Gruppen getrennt durch einen senkrechten Strich. IDs sind Text, und ein Zellinhalt, der als Formel laufen würde, steht als Text. Die Datei lässt sich bearbeitet wieder importieren. Jeder Export steht im Prüfprotokoll, mit der Zahl der Personen.
Abgelehnte Zeilen herunterladen schreibt eine XLSX-Datei mit den Spalten Row und Reason, dann den Spalten der Datei, so wie sie die Zeile trug. Row ist die Zeilennummer in Ihrer Datei, Reason der Grund.
Beide Exporte bieten unter Dateityp die Formate CSV Komma, CSV Semikolon und Excel (.xlsx). Für ein deutsches Excel passt CSV Semikolon. Eine CSV-Datei ist UTF-8 mit BOM. Die Dateien heißen audit-logs-JJJJ-MM-TT und person-history-JJJJ-MM-TT, mit der Endung .csv oder .xlsx. Sie haben 18 Spalten: Ereignis-ID, Akteur-Typ, Akteur-ID, Akteur-Name, Kategorie, Aktion, Aktionstyp, Aufgetreten am, Erstellt am, Ziel-Typ, Ziel-ID, Ziel-Name, Verwandte Objekte-Typ, Verwandte Objekte-ID, Verwandte Objekte-Name, Anfrage-ID, Ist Ausnahme und Beschreibung. In Excel sind die beiden Zeiten Datumszellen.
CSV exportieren unter Berichte schreibt eine CSV-Datei mit Komma als Trennzeichen, UTF-8 mit BOM.
Übergabequittungen: handover-receipts-JJJJ-MM-TT.csv. Am Anfang sechs Zeilen mit Erstellt am, Liste, Filter, Quelle der Daten, Zeilen und Exportiert von, dann eine Leerzeile und die Spalten Dokument-ID, Person, Berechtigung, Ausgestellt von, Erstellungsdatum, Status und Bestätigungsmethode. Mehr als 50.000 Quittungen exportiert portierX nicht.
Zugangsmittel mit gemeldeten Vorfällen: incident-report-JJJJ-MM-TT.csv mit den Spalten Vorfall-ID, Zugangsmittel-ID, Zugangsmittel-Name, Typ, Status, Gemeldet am, Gemeldet von, Vorherige zugewiesene Person, Raum, Referenznummer, Dokument, Gelöst am, Gelöst von, Lösungsgrund und Beschreibung.
Den Schließplan liest portierX aus einer XML-Datei im Format von portier, wie Schlüsseldienste und Hersteller sie exportieren. Die Datei endet auf .xml und umfasst höchstens 20 MB. Das Wurzelelement heißt portier. Darunter stehen header mit den Lieferdaten, anlage mit der Schließanlage, ihrer Kennung und dem Hersteller, gebaeude, schluessel mit Gruppen- und Einzelschlüsseln, zylinder und funktion, also welcher Schlüssel in welchem Zylinder schließt. Jedes Gebäude, jeder Zylinder, jeder Schlüssel und jeder Eintrag im Schließplan trägt eine feste Kennung des Herstellers. Fehlt eine, lehnt portierX die Datei ab. Eine Datei beschreibt genau eine Schließanlage. Die Kodierung liest portierX aus der Kopfzeile der Datei. Wie der Import läuft, steht unter Ihren Schließplan aus einer XML-Datei importieren.
Eine Karte ist eine PNG-, JPG- oder PDF-Datei bis 25 MB. portierX wandelt sie vor dem Hochladen im Browser in ein Bild um, höchstens 8.192 Pixel an der langen Seite und höchstens 5 MB groß. Von einer PDF-Datei nimmt portierX die erste Seite.
Ein Bild mit mehr als 100 Millionen Pixeln wird abgelehnt, ebenso eines, das sich nicht klein genug umwandeln lässt.
Ein Gebäudefoto ist eine PNG- oder JPEG-Datei unter 10 MB.
