Diese Seite führt jedes Feld auf, das portierX zu einer Person speichert, dazu die Personentypen und die Status mit ihren Bezeichnungen auf dem Bildschirm. Sie begegnen den Feldern im Formular Person hinzufügen unter Personen, im Reiter Informationen auf der Seite einer Person und in den Spalten der Personenliste. Bearbeiten dürfen sie der Organisationsadministrator, der Zugangsmanager und der Berechtigungsmanager. Der Sicherheitsmonitor sieht sie und ändert sie nicht.
Andere Bezeichnungen: Stammdaten, Personaldaten, Mitarbeiterdaten.
Die Tabelle folgt der Reihenfolge des Formulars. Die letzte Spalte nennt die Quellen, die ein Feld führen dürfen, die höchste zuerst. Was das bedeutet, steht unter „Welche Quelle ein Feld führt“.
Feld | Bedeutung | Regeln | Quellen, höchste zuerst |
|---|---|---|---|
Vorname | Der Vorname der Person. | Pflicht. Bis 100 Zeichen. | HR-Datei, Handeingabe, Zutrittssystem |
Nachname | Der Familienname. | Bis 100 Zeichen. | HR-Datei, Handeingabe, Zutrittssystem |
Die E-Mail-Adresse der Person. | Eine gültige Adresse mit bis zu 255 Zeichen. In der Organisation trägt sie nur eine Person, Groß- und Kleinschreibung zählen dabei nicht. Das Formular und der Reiter Informationen speichern nur mit Adresse. Aus einer Datei oder einem Zutrittssystem kommt eine Person auch ohne. | HR-Datei, Handeingabe, Zutrittssystem | |
Handynummer | Die Mobilnummer der Person. | Bis 20 Zeichen, mit + und Ländervorwahl. Das Formular bietet eine Länderauswahl und speichert die Nummer international ohne Leerzeichen, etwa +495111234567. portierX prüft die Form, nicht den Anschluss. | Handeingabe, Zutrittssystem |
Organisationseinheit | Die Einheit im Baum Ihrer Organisation, zu der die Person gehört. | Eine Einheit, die im Baum steht. Den Baum ändert nur der Organisationsadministrator, unter Einstellungen, Organisationseinheiten. Niemand setzt die eigene Organisationseinheit. | HR-Datei, Handeingabe |
Manager | Die Führungskraft der Person. | Eine andere Person Ihrer Organisation. Das Feld setzt nur der Organisationsadministrator. Niemand ist die eigene Führungskraft, auch nicht über andere, und niemand setzt die eigene. | HR-Datei, Handeingabe |
Position | Die Stellenbezeichnung. | Freitext, bis 255 Zeichen. | HR-Datei, Handeingabe |
Firma | Die fremde Firma, für die die Person arbeitet. | Freitext, bis 255 Zeichen. Für die eigenen Mitarbeitenden bleibt das Feld leer. | Nur Handeingabe |
Personentyp | Die Art der Person, siehe „Personentypen“. | Einer der fünf Personentypen, oder Nicht gesetzt für keinen. | HR-Datei, Handeingabe |
Status | Der Zustand der Person, siehe „Status“. | Aktiv, Pausiert oder Ausgetreten, voreingestellt auf Aktiv. Niemand setzt den eigenen Status. | HR-Datei, Handeingabe |
Startdatum | Der erste Arbeitstag. | Ein Kalendertag ohne Uhrzeit. portierX speichert und zeigt ihn, er steuert keinen Zugang. | HR-Datei, Handeingabe |
Enddatum | Das Ende des Datensatzes der Person. | Ein Tag, auf Wunsch mit Uhrzeit. Ohne Uhrzeit gilt das Ende dieses Tages in der Zeitzone Ihrer Organisation. Niemand setzt das eigene Enddatum. Was es bewirkt, steht unter „Was das Enddatum bewirkt“. | HR-Datei, Handeingabe |
Gruppen | Die Personengruppen, in denen die Person Mitglied ist, zu sehen im Reiter Gruppen ihrer Seite. | Gesetzt auf der Seite einer Gruppe oder über eine Tabelle. Eine Tabelle fügt nur hinzu und setzt keine Gruppe, die portierX selbst füllt. | Nur Handeingabe |
Die Personenliste zeigt die Felder in den Spalten Name, E-Mail, Mobilnummer, Organisationseinheit, Personentyp, Firma, Status und Enddatum. In einer Importdatei tragen die Spalten eigene Überschriften, etwa Mobiltelefon, Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Führungskraft-ID. Alle stehen unter Tabellen- und Dateiformate.
Zwei Kennungen gehören zu jeder Person, ohne Feld im Formular.
Kennung | Bedeutung | Wo sie erscheint |
|---|---|---|
portierX-ID | Die Kennung, die portierX selbst für die Person vergibt. | In der Exportdatei der Personenliste. Eine wieder eingelesene Exportdatei wird darüber zugeordnet. |
Personen-ID | Die Kennung, die eine Quelle für die Person führt: die Personalnummer aus einer HR-Datei oder einer Tabelle, die Benutzer-ID eines Zutrittssystems. Ihre Organisation kann sie anders nennen, etwa KID. | Im Reiter Informationen unter der Überschrift Personendaten, eine Zeile je Quelle mit deren Namen. Solange die Person in einer Quelle geführt wird, trägt dort keine andere Person dieselbe ID. |
Eine Person kann aus mehreren Quellen kommen. Für jedes Feld legt eine feste Rangfolge fest, welche Quelle den Wert führt. Die Spalte „Quellen, höchste zuerst“ in der Feldtabelle nennt sie.
Handeingabe: das Formular Person hinzufügen, der Reiter Informationen und eine Tabelle, die Sie selbst importieren.
HR-Datei: die Datei, die Ihr HR-System jeden Tag liefert, siehe Ihr HR-System über eine tägliche Datei anbinden. Sie führt nur die Felder, die ihre bestätigte Spaltenzuordnung enthält, und nie Handynummer, Firma oder Gruppen.
Zutrittssystem: SALTO, dormakaba MATRIX, ASSA ABLOY eCLIQ und Interflex bringen Personen mit Namen, E-Mail und Handynummer mit, soweit das System sie führt. Ein Zutrittssystem steht unter der Handeingabe: Eine Änderung von Hand bleibt, und das System holt sich das Feld nicht zurück.
Microsoft Entra ID legt über die Bereitstellung Benutzer an, keine Personen, und führt kein Personenfeld.
Führt eine höhere Quelle ein Feld, ist es im Reiter Informationen schreibgeschützt, und ein Hinweis nennt die Quelle. Den Wert ändern Sie dann in der Quelle. Eine Tabelle, die Sie importieren, schreibt ein solches Feld nicht und zeigt es in der Vorschau unter Von einer anderen Quelle verwaltet.
Für Enddatum und Status gilt eine Ausnahme. Ein früheres Enddatum und ein strengerer Status sind von Hand immer möglich, auch wenn die HR-Datei das Feld führt. Ein späteres Datum und ein weniger strenger Status müssen aus der HR-Datei kommen. Schickt sie nach Ihrer Änderung ein späteres Ende, hält portierX diesen Wert zur Bestätigung zurück, statt ihn zu schreiben.
Schickt eine Quelle eine Person nicht mehr, gehen deren Felder mit den gespeicherten Werten an die Handeingabe zurück und lassen sich wieder von Hand ändern.
Jede Organisation hat dieselben fünf Personentypen in zwei Kategorien. Das Feld Personentyp zeigt sie unter ihrer Kategorie, darüber steht Nicht gesetzt und lässt das Feld leer.
Kategorie | Personentypen darin |
|---|---|
Aufgenommen | Employee, Contractor, Vendor Representative |
Besucher | Visitor, Delivery Driver |
Ein Personentyp ordnet die Person ein. Er filtert die Personenliste unter Personentyp und steht bei einer Änderung im Prüfprotokoll. Er gibt keinen Zugang und nimmt keinen.
Jede Person hat genau einen Status. Eine Person ohne Angabe beginnt mit Aktiv.
Status | Bedeutung | Rang |
|---|---|---|
Aktiv | Die Person ist tätig. | Am wenigsten streng |
Pausiert | Die Person ist vorübergehend nicht tätig. | Strenger als Aktiv |
Ausgetreten | Die Person hat die Organisation verlassen. | Am strengsten |
Der Status hält einen Zustand fest und ändert keinen Zugang. Ausgetreten nimmt keinen Schlüssel zurück und sperrt keine Tür. Der Rang zählt, wenn eine HR-Datei den Status führt: Ein strengerer Status ist dann von Hand immer möglich. In der Personenliste filtert Status nach jedem der drei. Welche Statuswörter eine Datei verwenden darf, steht unter Tabellen- und Dateiformate.
Ein Schlüssel oder eine Karte der Person gilt ab dem früheren von zwei Terminen als fällig: dem eigenen Rückgabedatum oder dem Enddatum.
Beim Zuweisen lässt sich das Ende eines Schlüssels nicht hinter das Enddatum legen.
Nach dem Enddatum lässt sich die Person für keine Zuweisung mehr auswählen.
Ist der Person eine Anmeldung zugeordnet, wird diese Anmeldung für Ihre Organisation gesperrt, sobald das Enddatum vorbei ist.
Das Enddatum nimmt keinen Schlüssel zurück, sperrt keine Tür und ändert den Status nicht.
Bearbeiten dürfen Organisationsadministrator, Zugangsmanager und Berechtigungsmanager. Der Sicherheitsmonitor sieht die Felder.
Manager setzt nur der Organisationsadministrator.
Niemand ändert am eigenen Datensatz Enddatum, Status, Organisationseinheit oder Manager, weder von Hand noch über eine Tabelle.
Eine E-Mail-Adresse trägt in einer Organisation nur eine Person. Eine andere Organisation kann dieselbe Adresse führen.
