Eine Zutrittsanfrage hält fest, dass ein Schlüssel erst nach einem Ja übergeben werden darf. portierX stellt sie, wenn Sie einen Schlüssel zuweisen, der für die Freigabe gekennzeichnet ist oder einen Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch öffnet. Diese Seite führt jeden Status einer Anfrage auf, wer danach handelt und wo Sie den Status sehen: in der Ansicht der Anfrage, auf der Seite Anfragen, unter Anfragen für diesen Schlüssel auf der Seite des Schlüssels und auf der Seite der Person.
Andere Bezeichnungen: Zugangsanfrage, Genehmigung, Freigabeantrag, Schlüsselantrag.
Eine Anfrage stellt jeder zuständigen Stelle ihre eigene Frage, alle zugleich und ohne Reihenfolge:
Für einen Schlüssel, der für die Freigabe gekennzeichnet ist: die Eigentümerin oder den Eigentümer, die an seiner Schließanlage benannt sind.
Für jeden Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch, den der Schlüssel öffnet: den Freigeber dieses Raums, oder den nächsten, der darüber am Gebäude oder Standort benannt ist. Ist auf dem ganzen Weg niemand benannt, entscheiden die verantwortliche Person des nächsten Orts mit einer solchen Person und ihre Vertretungen.
Freigegeben ist die Anfrage erst, wenn jede Frage ein Ja hat. Ein einziges Nein lehnt sie ab. Wer mehrere Fragen derselben Anfrage beantworten soll, beantwortet sie mit einer Entscheidung.
Nie gefragt werden die Person, die die Anfrage gestellt hat, die Person, die den Schlüssel erhalten soll, und bei einer Personengruppe deren Mitglieder. Eine Frage, für die niemand benannt ist oder niemand handeln kann, wartet. Wird später jemand benannt, geht die Frage an diese Person. Wie Sie Freigeber und Eigentümer benennen, steht auf Freigeber, Eigentümer und Prüfer benennen.
Status | Bedeutung | Wer danach handelt | Das Exemplar |
|---|---|---|---|
Wartet auf Freigabe | Mindestens eine Frage ist offen. | Alle, die eine offene Frage stellt, mit Freigeben oder Ablehnen. | Reserviert, für die Übergabe gesperrt |
Freigegeben: Übergabe ausstehend in der Ansicht der Anfrage, beim Schlüssel und unter Von Ihnen gestellt; Freigegeben unter Entschieden und im Verlauf | Jede Frage hat ein Ja. | Die Ausgabestelle übergibt den Schlüssel: wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. | Reserviert, für die Übergabe offen |
Übergeben | Jedes Exemplar der Anfrage ist ausgegeben. Das Etikett ersetzt Übergabe ausstehend. | niemand | Ausgegeben |
Abgelehnt | Ein Freigeber hat mit Begründung Nein gesagt. | niemand | wieder Auf Lager |
Storniert | Die Anfrage endete, bevor jedes Exemplar ausgegeben war: in der Anfrage storniert, die Übergabe storniert, oder der Zutritt über eine Personengruppe entzogen. | niemand | wieder Auf Lager |
Abgelehnt, Storniert und Übergeben sind endgültig.
Ereignis | E-Mail an |
|---|---|
Die Anfrage wird gestellt, oder eine Frage geht an eine später benannte Person | jede Person, die eine offene Frage stellt |
Die Anfrage wartet so viele Tage, wie unter Einstellungen, Benachrichtigungen, Freigabeanfragen eingestellt sind, ohne Änderung drei. Bei 0 geht keine Erinnerung hinaus. | wer sie zu diesem Zeitpunkt entscheiden kann, einmal je Person |
Freigegeben | wer die Anfrage gestellt hat; die Person, die den Schlüssel erhält, mit Ort und Zeitpunkt der Abholung; die Person, für die die Anfrage gestellt wurde |
Abgelehnt | wer die Anfrage gestellt hat, mit der Begründung; die Person, für die die Anfrage gestellt wurde |
Übergeben | wer die Anfrage gestellt hat; die Person, für die die Anfrage gestellt wurde |
Storniert | keine E-Mail |
Jede E-Mail einer Anfrage steht im Audit-Log als Zutrittsanfrage per E-Mail gesendet. Betreff, Sprache und Absender jeder E-Mail stehen auf E-Mails, die portierX verschickt.
In der Ansicht der Anfrage trägt jedes Exemplar seinen eigenen Stand:
Stand | Bedeutung |
|---|---|
Wartet auf ein Exemplar | Ein Mitglied der Personengruppe, für das kein Exemplar frei ist. |
Reserviert | Das Exemplar liegt für die Person bereit. |
Übergeben | Das Exemplar ist ausgegeben, mit Name und Zeitpunkt. |
Zurück im Bestand | Die Reservierung endete, weil die Anfrage abgelehnt oder storniert wurde. |
Der Verlauf zeigt die Schritte mit Namen und Zeitpunkt: Gestellt, dann die Freigaben mit einer Zeile je Frage, dann Bereit zur Übergabe mit Für die Übergabe offen und zuletzt Übergeben. Jede Zeile einer Frage sagt, wer freigegeben oder abgelehnt hat, auf wen die Frage wartet, oder dass niemand entscheiden kann. Eine Anfrage, die nicht bis zur Übergabe kommt, endet mit Beendet nach einer Ablehnung oder mit Storniert.
Die Ansicht der Anfrage öffnet sich aus der Karte mit den Entscheidungen auf dem Dashboard, von der Seite Anfragen, aus Anfragen für diesen Schlüssel, von der Seite der Person und über den Link in einer E-Mail.
Die Seite Anfragen erreichen Sie über Alle Anfragen anzeigen in der Karte mit den Entscheidungen. Zu entscheiden listet, was auf Sie wartet, Von Ihnen gestellt Ihre eigenen Anfragen, Entschieden Ihre Antworten. Unter Von Ihnen gestellt steht bei einer offenen Anfrage, auf wen sie wartet, oder Wartet auf einen Freigeber, wenn niemand benannt ist.
Anfragen für diesen Schlüssel auf dem Tab Übersicht eines Schlüssels hat die Spalten Exemplar, Für, Status, Gestellt, Entschieden und Übergeben. Solange gewartet wird, steht unter Übergeben Gesperrt bis zur Freigabe.
Auf der Seite der Person trägt das reservierte Exemplar unter Reservierte Zutrittsmedien Wartet auf Freigabe. Unter Personen, Tab Übergaben, steht es im Abschnitt Wartet auf Freigabe, und der Bericht Übergabequittungen zeigt denselben Status.
Eine Anfrage entsteht nur für einen Schlüssel, der ein Ja braucht. Ohne gekennzeichneten Schlüssel und ohne Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch entsteht keine.
Das Exemplar wird sofort reserviert. Übergeben lässt es sich auf keinem Weg, bevor jede Frage ein Ja hat.
Nach der Freigabe wird die Übergabe mit PIN, unterschriebenem PDF oder Unterschrift bestätigt, nie offline (siehe Übergabemethoden und ihr Status).
Die Exemplare einer Anfrage übergibt oder storniert nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. Dafür steht in der Ansicht der Anfrage Anfrage stornieren, und Offene Übergaben stornieren, wenn ein Teil der Exemplare schon ausgegeben ist.
Ablehnen braucht eine Begründung. Freigeben braucht keine.
Mit der Rolle Person sehen Sie nur Ihre eigenen Anfragen, mit dem Status und einer Begründung der Ablehnung.
