Eine Zugangsanfrage hält fest, dass ein Schlüssel erst nach einem Ja übergeben werden darf. portierX stellt sie, wenn Sie einen Schlüssel zuweisen, der für die Freigabe gekennzeichnet ist oder eine Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch öffnet. Diese Seite führt jeden Status einer Anfrage auf, wer danach handelt und wo Sie den Status sehen: in der Ansicht der Anfrage, auf der Seite Anfragen, unter Anfragen für diesen Schlüssel auf der Seite des Schlüssels und auf der Seite der Person.
Andere Bezeichnungen: Genehmigung, Freigabeantrag, Schlüsselantrag.
Eine Anfrage stellt jeder zuständigen Stelle ihre eigene Frage, alle zugleich und ohne Reihenfolge:
Für einen Schlüssel, der für die Freigabe gekennzeichnet ist: die Eigentümerin oder den Eigentümer, die an seiner Schließanlage benannt sind.
Für jede Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch, die der Schlüssel öffnet: die freigebende Person dieser Fläche, oder die nächste, die darüber am Gebäude oder Standort benannt ist. Ist auf dem ganzen Weg niemand benannt, entscheiden die verantwortliche Person des nächsten Orts mit einer solchen Person und ihre Vertretungen.
Freigegeben ist die Anfrage erst, wenn jede Frage ein Ja hat. Ein einziges Nein lehnt sie ab. Wer mehrere Fragen derselben Anfrage beantworten soll, beantwortet sie mit einer Entscheidung.
Nie gefragt werden die Person, die die Anfrage gestellt hat, die Person, die den Schlüssel erhalten soll, und bei einer Personengruppe deren Mitglieder. Eine Frage, für die niemand benannt ist oder niemand handeln kann, wartet. Wird später jemand benannt, geht die Frage an diese Person. Wie Sie freigebende Personen und Eigentümer benennen, steht auf Freigebende, Eigentümer und Prüfende benennen.
Status | Bedeutung | Wer danach handelt | Die Kopie |
|---|---|---|---|
Wartet auf Freigabe | Mindestens eine Frage ist offen. | Alle, die eine offene Frage stellt, mit Freigeben oder Ablehnen. | Reserviert, für die Übergabe gesperrt |
Freigegeben: Übergabe ausstehend in der Ansicht der Anfrage, beim Schlüssel und unter Von Ihnen gestellt; Freigegeben unter Entschieden und im Verlauf | Jede Frage hat ein Ja. | Die Ausgabestelle übergibt den Schlüssel: wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. | Reserviert, für die Übergabe offen |
Übergeben | Jede Kopie der Anfrage ist ausgegeben. Das Etikett ersetzt Übergabe ausstehend. | niemand | Ausgegeben |
Abgelehnt | Eine freigebende Person hat mit Begründung Nein gesagt. | niemand | wieder Auf Lager |
Storniert | Die Anfrage endete, bevor jede Kopie ausgegeben war: in der Anfrage storniert, die Übergabe storniert, oder der Zugang über eine Personengruppe entzogen. | niemand | wieder Auf Lager |
Abgelehnt, Storniert und Übergeben sind endgültig.
Ereignis | E-Mail an |
|---|---|
Die Anfrage wird gestellt, oder eine Frage geht an eine später benannte Person | jede Person, die eine offene Frage stellt |
Die Anfrage wartet seit drei Tagen | wer sie zu diesem Zeitpunkt entscheiden kann, einmal je Person |
Freigegeben | wer die Anfrage gestellt hat; die Person, die den Schlüssel erhält, mit Ort und Zeitpunkt der Abholung; die Person, für die die Anfrage gestellt wurde |
Abgelehnt | wer die Anfrage gestellt hat, mit der Begründung; die Person, für die die Anfrage gestellt wurde |
Übergeben | wer die Anfrage gestellt hat; die Person, für die die Anfrage gestellt wurde |
Storniert | keine E-Mail |
Betreff, Sprache und Absender jeder E-Mail stehen auf E-Mails, die portierX sendet.
In der Ansicht der Anfrage trägt jede Kopie ihren eigenen Stand:
Stand | Bedeutung |
|---|---|
Wartet auf eine Kopie | Ein Mitglied der Personengruppe, für das keine Kopie frei ist. |
Reserviert | Die Kopie liegt für die Person bereit. |
Übergeben | Die Kopie ist ausgegeben, mit Name und Zeitpunkt. |
Zurück im Bestand | Die Reservierung endete, weil die Anfrage abgelehnt oder storniert wurde. |
Der Verlauf zeigt die Schritte mit Namen und Zeitpunkt: Gestellt, dann die Freigaben mit einer Zeile je Frage, dann Bereit zur Übergabe mit Für die Übergabe offen und zuletzt Übergeben. Jede Zeile einer Frage sagt, wer freigegeben oder abgelehnt hat, auf wen die Frage wartet, oder dass niemand entscheiden kann. Eine Anfrage, die nicht bis zur Übergabe kommt, endet mit Beendet nach einer Ablehnung oder mit Storniert.
Die Ansicht der Anfrage öffnet sich aus der Karte mit den Entscheidungen auf dem Dashboard, von der Seite Anfragen, aus Anfragen für diesen Schlüssel, von der Seite der Person und über den Link in einer E-Mail.
Die Seite Anfragen erreichen Sie über Alle Anfragen anzeigen in der Karte mit den Entscheidungen. Zu entscheiden listet, was auf Sie wartet, Von Ihnen gestellt Ihre eigenen Anfragen, Entschieden Ihre Antworten. Unter Von Ihnen gestellt steht bei einer offenen Anfrage, auf wen sie wartet, oder Wartet auf eine freigebende Stelle, wenn niemand benannt ist.
Anfragen für diesen Schlüssel auf dem Tab Übersicht eines Schlüssels hat die Spalten Kopie, Für, Status, Gestellt, Entschieden und Übergeben. Solange gewartet wird, steht unter Übergeben Gesperrt bis zur Freigabe.
Auf der Seite der Person trägt die reservierte Kopie unter Reservierte Zugangsberechtigungen Wartet auf Freigabe. Unter Personen, Tab Übergaben, steht sie im Abschnitt Wartet auf Freigabe, und der Bericht Übergabequittungen zeigt denselben Status.
Eine Anfrage entsteht nur für einen Schlüssel, der ein Ja braucht. Ohne gekennzeichneten Schlüssel und ohne Fläche mit Schutzbedarf Sehr hoch entsteht keine.
Die Kopie wird sofort reserviert. Übergeben lässt sie sich auf keinem Weg, bevor jede Frage ein Ja hat.
Nach der Freigabe wird die Übergabe mit PIN, unterschriebenem PDF oder Unterschrift bestätigt, nie offline (siehe Übergabemethoden und ihr Status).
Die Kopien einer Anfrage übergibt oder storniert nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator. Dafür steht in der Ansicht der Anfrage Anfrage stornieren, und Offene Übergaben stornieren, wenn ein Teil der Kopien schon ausgegeben ist.
Ablehnen braucht eine Begründung. Freigeben braucht keine.
Mit der Rolle Person sehen Sie nur Ihre eigenen Anfragen, mit dem Status und einer Begründung der Ablehnung.
