Diese Seite erklärt, wie eine Person in portierX den Empfang eines Schlüssels oder einer Karte bestätigt, wie der Schlüssel zu ihr kommt und welchen Status eine Übergabe trägt. Die Methode wählen Sie auf der Seite Zuweisung prüfen unter Übergabemethode oder im Fenster Übergabe der Zugangsmittel bestätigen, wenn eine reservierte Kopie später übergeben wird. Den Status sehen Sie auf der Seite der Person und unter Berichte.
Andere Bezeichnungen: Ausgabe, Aushändigung, Übergabeprotokoll, Quittung. portierX führt jede Übergabe als Dokument mit einer Dokument-ID.
Methode | Was die Person tut | Wann die Übergabe bestätigt ist | Was als Nachweis bleibt |
|---|---|---|---|
Digitale Unterschrift | Sie unterschreibt am Schalter auf dem Bildschirm. Löschen leert das Feld. | Sofort, mit Bestätigen. | Die unterschriebene Quittung als PDF, mit der Unterschrift. |
PIN-Methode | Sie erhält eine sechsstellige PIN per E-Mail und nennt sie am Schalter. | Wenn die PIN unter 6-stellige PIN eingeben eingetragen und mit Jetzt verifizieren geprüft ist. | Die geprüfte PIN im Datensatz der Übergabe. |
Papierbestätigung | Sie unterschreibt das ausgedruckte PDF-Übergabeformular. | Wenn das unterschriebene Formular hochgeladen oder die Übergabe offline bestätigt ist. | Das hochgeladene PDF, oder Ihre Erklärung, dass das Formular vorliegt. |
Nur benachrichtigen | Nichts. | Erst wenn jemand die Übergabe auf der Seite der Person bestätigt. | Kein Nachweis der Person. |
Digitale Unterschrift trägt Empfohlen, sobald ein mechanischer Schlüssel dabei ist.
Die PIN geht an die E-Mail-Adresse im Datensatz der Person; unter PIN senden per ist Per E-Mail angehakt. Eine weitere PIN senden Sie mit Neue PIN senden, frühestens 60 Sekunden nach der letzten.
Das Formular der Papierbestätigung öffnet sich nach dem Bestätigen als PDF in einem eigenen Tab. Hochladen und offline bestätigen beschreibt Eine offene Übergabe abschließen.
Nur benachrichtigen steht nur auf der Seite Zuweisung prüfen und nur, wenn jede Zugangsberechtigung eine digitale Karte ist; dann trägt es Empfohlen. portierX sendet dabei keine E-Mail. Sagen Sie der Person selbst Bescheid.
Welche E-Mail bei welcher Methode und nach der Bestätigung hinausgeht, steht auf E-Mails, die portierX sendet.
Unter Übergeben wählen Sie, wie der Schlüssel zur Person kommt.
Weg | Was Sie angeben | Was danach gilt |
|---|---|---|
Persönlich | nichts weiter | Die Methoden oben stehen zur Wahl. |
Per Post | Sendungsnummer (Pflicht), Versanddatum (heute oder früher), Versandnachweis (optional) als PDF oder Foto, und auf Wunsch Übergabeformular zum Versand mit dem Schlüssel drucken. | Der Versand wird erfasst, die Übergabe bleibt offen. Die Person bestätigt den Empfang später per PIN oder unterschriebenem PDF, oder Sie bestätigen offline. |
Bei einer reservierten Kopie, die erst später verschickt wird, erfassen Sie den Versand im Fenster Übergabe der Zugangsmittel bestätigen mit Als versendet markieren. Das Menü der Zeile bietet danach Versand anzeigen. Auf der Seite der Person zeigt die Spalte Übergeben bei jeder ausgegebenen Zugangsberechtigung Persönlich oder Per Post.
Jede Übergabe ist ein Dokument mit einem von drei Status. Verlauf der Berechtigungsübergaben auf der Seite der Person zeigt sie so:
Status | Bedeutung | Die Kopie |
|---|---|---|
Ausstehend | Die Zuweisung ist gemacht, die Bestätigung fehlt. | Reserviert |
Bestätigt | Die Person hat den Empfang bestätigt, oder Sie haben offline bestätigt. | Ausgegeben |
Abgebrochen | Die Zuweisung wurde storniert, bevor sie bestätigt war. | wieder Auf Lager |
Eine offene Übergabe heißt auf anderen Seiten genauer:
Etikett | Wo | Bedeutung |
|---|---|---|
Übergabe ausstehend | Reservierte Zugangsberechtigungen auf der Seite der Person, und Übergabequittungen unter Berichte | Der Schlüssel ist nicht bei der Person; keine Methode ist gewählt, kein Versand erfasst. |
Wartet auf Bestätigung | Reservierte Zugangsberechtigungen und der Tab Übergaben unter Personen | Eine Methode ist gewählt oder der Versand erfasst; die Bestätigung der Person fehlt. |
Wartet auf Freigabe | Reservierte Zugangsberechtigungen, Übergabequittungen und der Tab Übergaben | Die Kopie gehört zu einer Zugangsanfrage, die noch auf ein Ja wartet. |
Wie die Abschnitte des Tabs Übergaben zu lesen sind, steht auf Eine offene Übergabe abschließen. Was eine Anfrage durchläuft, steht auf Status von Zugangsanfragen.
Das Feld Methode in Übergabenachweis Details hält fest, wie bestätigt wurde:
Methode | Bestätigt mit |
|---|---|
Digitale Bestätigung (E-Mail) | der PIN aus der E-Mail |
Digitale Bestätigung | einer PIN ohne erfassten Kanal |
PDF-Upload | dem hochgeladenen, unterschriebenen Formular |
Offline | Ihrer Erklärung, dass das unterschriebene Formular vorliegt |
Unterschrift | der Unterschrift auf dem Bildschirm |
Die Quittung, die Übergabequittung anzeigen öffnet, nennt dieselbe Bestätigung mit eigenen Wörtern: Digitale Unterschrift, PIN-Methode oder Papierbestätigung. Sie zeigt außerdem Was übergeben wurde mit Zugangsmittel-ID, Zugangsmittel und Rückgabe bis, dazu Empfangen von, Zugewiesen von und die Dokument-ID, bei einer Unterschrift auch die Unterschrift. PDF herunterladen speichert sie. Der Bericht Übergabequittungen filtert nach denselben Wörtern und dazu nach Manuelle Bestätigung.
Eine Übergabe verfällt nicht. Sie bleibt Ausstehend, bis jemand sie bestätigt oder storniert.
Eine Kopie, deren Zugangsanfrage auf ein Ja wartet, lässt sich auf keinem Weg übergeben. Die Methode wählen Sie dann bei der Übergabe nach der Freigabe.
Eine Kopie mit späterem Startdatum lässt sich vor diesem Tag nicht übergeben.
Ein Schlüssel, der eine Freigabe brauchte, lässt sich nicht offline bestätigen. Bestätigen Sie ihn mit PIN, unterschriebenem PDF oder Unterschrift.
Eine Kopie, die zu einer Zugangsanfrage gehört, übergibt oder storniert nur, wer die Anfrage gestellt hat, oder ein Organisationsadministrator.
Ohne E-Mail-Adresse im Datensatz der Person geht keine PIN hinaus. Dann bleiben Unterschrift und Papierformular.
Eine Übergabe per Post lässt sich nicht mit Digitale Unterschrift bestätigen.
Eine Offline-Bestätigung lässt sich nicht rückgängig machen.
