Diese Seite führt jede E-Mail auf, die portierX verschickt: was sie auslöst, wer sie bekommt, in welcher Sprache und mit welchem Erscheinungsbild sie ankommt. Das Erscheinungsbild legt der Organisationsadministrator unter Einstellungen, E-Mail-Branding fest, den Zeitplan der Erinnerungen unter Einstellungen, Benachrichtigungen.
Andere Bezeichnungen: Benachrichtigungen, Mitteilungen, Erinnerungsmails.
In den Betreffzeilen steht Nordwerk Industries für den Namen Ihrer Organisation. Endet ein Betreff mit einem Doppelpunkt, folgt darauf die Nummer des Schlüssels oder der Name der Überprüfung.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen |
|---|---|---|
„Setzen Sie Ihr portierX Passwort zurück“ | Jemand fordert auf der Anmeldeseite an, sein Passwort zurückzusetzen | Die E-Mail-Adresse des Kontos |
„Ihr portierX Passwort wurde geändert“ | Ein Passwort wurde über den Link aus einer E-Mail von portierX gesetzt | Die E-Mail-Adresse des Kontos |
Beide E-Mails kommen in der Sprache der Seite, auf der das Passwort angefordert oder gesetzt wurde: Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch. Für jede andere Sprache ist die E-Mail englisch. Sie tragen das Erscheinungsbild von portierX, nicht das Ihrer Organisation.
Der Link zum Zurücksetzen gilt 30 Minuten und nur einmal. Eine weitere Anforderung ersetzt den früheren Link. Die E-Mail geht nur an eine Adresse, die zu einem aktiven Konto in einer Organisation gehört; die Anmeldeseite zeigt in jedem Fall dieselbe Antwort. Die Schritte stehen unter Anmelden und das Passwort zurücksetzen.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen |
|---|---|---|
„Set up your portierX account“ | Ein Organisationsadministrator legt unter Einstellungen, Benutzer einen Benutzer an, der noch kein portierX-Konto hat, oder portier richtet eine Organisation für ihren ersten Organisationsadministrator ein | Der angelegte Benutzer |
„You have been added to Nordwerk Industries on portierX“ | Ein Organisationsadministrator nimmt unter Einstellungen, Benutzer jemanden auf, der schon ein portierX-Konto hat | Dieser Benutzer |
„Nordwerk Industries has been added to your portierX account“ | portier richtet eine weitere Organisation für jemanden ein, der schon ein portierX-Konto hat | Der Organisationsadministrator der weiteren Organisation |
„You're now the organisation admin for Nordwerk Industries“ | portier richtet eine Organisation für einen ersten Organisationsadministrator ein, zusammen mit „Set up your portierX account“ | Der erste Organisationsadministrator |
Die Sprache dieser vier E-Mails ist Englisch, das Erscheinungsbild das von portierX. „You're now the organisation admin for Nordwerk Industries“ ist reiner Text ohne Logo.
Der Link in „Set up your portierX account“ gilt sieben Tage und nur einmal. Mit ihm wählt der Benutzer sein Passwort. Ist der Link abgelaufen, setzt er sein Passwort auf der Anmeldeseite zurück.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen |
|---|---|---|
„Ihr portierX Sicherheitscode:“ mit der sechsstelligen PIN | Eine Übergabe mit PIN wird angelegt, oder jemand wählt im PIN-Schritt PIN senden oder Neue PIN senden | Die Person, die die Schlüssel bekommt, an die E-Mail-Adresse ihres Personendatensatzes |
„Ihre Übergabe wurde bestätigt“ | Eine Übergabe wird bestätigt, mit PIN, Unterschrift, Papier oder Offline, und bei E-Mail neu senden an einer bestätigten Übergabe | Die Person, die die Schlüssel bekommen hat |
Die E-Mail mit der PIN nennt, wie lange die PIN gilt. Die Bestätigung listet die übergebenen Schlüssel mit Ausgabe- und Rückgabedatum und nennt die Art der Bestätigung.
Beide E-Mails kommen in der Sprache, in der die übergebende Person portierX gerade nutzt: Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch. Für jede andere Sprache ist die E-Mail englisch. Eine PIN, die mit PIN senden oder Neue PIN senden verschickt wird, ist immer englisch. Beide E-Mails tragen das Erscheinungsbild Ihrer Organisation.
Eine Übergabe mit Nur benachrichtigen verschickt keine E-Mail. Die Schritte zu Übergaben stehen unter Einer Person Zugang geben und Eine offene Übergabe abschließen.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen |
|---|---|---|
„A key request needs your approval:“ | Eine Anfrage für einen Schlüssel mit Freigabe wird gestellt, und noch einmal, wenn für eine wartende Anfrage eine andere freigebende Person benannt wird | Jede Person, die die Anfrage fragt, außer der Person, die sie gestellt hat, und der Person, die den Schlüssel bekommen soll |
„Still waiting for your approval:“ | Die Anfrage wartet seit drei Tagen, einmal je Person | Wer die Anfrage zu diesem Zeitpunkt entscheiden kann |
„Key request approved:“ | Alle freigebenden Personen haben zugestimmt | Wer die Anfrage gestellt hat |
„Key request declined:“ | Eine freigebende Person hat abgelehnt; die E-Mail nennt den Grund | Wer die Anfrage gestellt hat |
„Your key is ready to collect:“ | Die Anfrage ist freigegeben; die E-Mail nennt, wo und ab wann der Schlüssel abzuholen ist | Die Person, die den Schlüssel bekommt, bei einer Personengruppe jedes Mitglied mit einer reservierten oder übergebenen Kopie |
„The key you asked for is approved:“ | Die Anfrage ist freigegeben | Die Person unter Im Auftrag von |
„The key you asked for is declined:“ | Die Anfrage ist abgelehnt | Die Person unter Im Auftrag von |
„The key you asked for has been handed over:“ | Der Schlüssel aus der Anfrage ist übergeben | Die Person unter Im Auftrag von |
„Key handed over:“ | Der Schlüssel aus der Anfrage ist übergeben | Wer die Anfrage gestellt hat, auch wenn er die Übergabe selbst bestätigt hat |
Die Sprache dieser E-Mails ist Englisch, das Erscheinungsbild das Ihrer Organisation. Keine von ihnen lässt sich abschalten. Was eine Freigabe auslöst, steht unter Wann Zugang eine Freigabe braucht.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen | Abschalten |
|---|---|---|---|
„Key due back soon:“ | Das Rückgabedatum liegt innerhalb der Tage, die unter Vor dem Enddatum eingestellt sind, standardmäßig 14 | Inhaber, Ausgeber und jede Freigebende Person | Jeder Empfänger selbst, außer die Organisation verlangt die E-Mail |
„Key due back today:“ | Am Rückgabedatum | Inhaber, Ausgeber und jede Freigebende Person | Jeder Empfänger selbst, außer die Organisation verlangt die E-Mail |
„Key overdue:“ | Die Tage unter Nach dem Enddatum sind vorbei, standardmäßig 3, und die Kopie ist nicht zurück; einmal | Inhaber, Ausgeber und jede Freigebende Person | Jeder Empfänger selbst, außer die Organisation verlangt die E-Mail |
„Key still not returned:“ | Die Tage unter Noch nicht zurück nach sind vorbei, standardmäßig 7, bei Schlüsseln mit Freigabe die Tage unter Schlüssel mit Freigabe, nach, standardmäßig 7; einmal | Das Ziel, das die Organisation gewählt hat: alle mit einer Rolle, standardmäßig Sicherheitsmonitor, oder Die verantwortliche Person des Ortes | Niemand |
Erinnerungen gibt es nur für eine Kopie, die mit Rückgabedatum ausgegeben ist. „Key still not returned:“ listet auf, wer vorher informiert wurde und wann. Ist der Schlüssel zurück, bevor eine Erinnerung hinausgeht, entfällt sie.
Wer eine Erinnerung abschalten darf, schaltet sie im eigenen Konto auf dem Reiter Benachrichtigungen ab, siehe Ihr eigenes Konto: Erinnerungs-E-Mails und Sprache. Welche Empfänger ihre Erinnerungen nicht abschalten können, legt der Organisationsadministrator unter Einstellungen, Benachrichtigungen bei Wer sie nicht abschalten kann fest, siehe Festlegen, wann Erinnerungs-E-Mails hinausgehen und wer sie bekommt.
Die Sprache dieser E-Mails ist Englisch, das Erscheinungsbild das Ihrer Organisation.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen |
|---|---|---|
„Key reported lost:“ | Jemand meldet einen Schlüssel als verloren; sofort, ohne auf den Zeitplan zu warten | Alle mit der Rolle Sicherheitsmonitor |
Die Sprache dieser E-Mail ist Englisch, das Erscheinungsbild das Ihrer Organisation. Sie lässt sich nicht abschalten. Eine Meldung als gestohlen oder beschädigt verschickt keine E-Mail.
E-Mail (Betreff) | Wann | An wen |
|---|---|---|
„A review needs your answers:“ | Eine Überprüfung startet | Jede Person mit portierX-Anmeldung, die die Überprüfung um Antworten bittet |
„A review is still waiting for your answers:“ | Die Überprüfung ist in der Zahl von Tagen fällig, die unter Einstellungen, Benachrichtigungen bei Vor dem Fälligkeitsdatum steht, standardmäßig 3, und die Antworten sind nicht abgegeben; einmal | Alle, die der Überprüfung noch Antworten schulden |
„A review is past its due date:“ | Am Tag nach dem Fälligkeitsdatum, wenn die Antworten nicht abgegeben sind; einmal | Alle, die der Überprüfung noch Antworten schulden |
Die Sprache dieser E-Mails ist Englisch, das Erscheinungsbild das Ihrer Organisation. Sie lassen sich nicht abschalten. Wird das Fälligkeitsdatum verschoben, geht die Erinnerung zum verschobenen Datum noch einmal hinaus.
Unter Einstellungen, E-Mail-Branding legt der Organisationsadministrator Anzeigename des Unternehmens, Logo-URL und Markenfarbe fest. Sie gelten für alle Vorlagen und Sprachen: für Übergaben, Anfragen und Freigaben, Erinnerungen an Schlüssel, Vorfälle und Überprüfungen. Ein leeres Feld zeigt das Erscheinungsbild von portierX. Die E-Mails zu Anmeldung, Passwort, Benutzern und Organisationen tragen immer das Erscheinungsbild von portierX. Die Schritte stehen unter Die E-Mails von portierX mit Ihrem Namen und Logo versehen.
portierX verschickt eine E-Mail nur an eine Adresse, deren Domain E-Mails annimmt. Adressen bei example.com, test.com, invalid.com, mailinator.com, tempmail.org, guerrillamail.com und 10minutemail.com bekommen keine E-Mail, ebenso Adressen, die test+, admin+, root+, noreply+ oder postmaster+ enthalten.
Die E-Mail mit der PIN kommt von [email protected], jede andere E-Mail von [email protected].
Wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt keine E-Mail.
Jede E-Mail geht je Anlass und Empfänger einmal.
Verbindungen zu anderen Systemen verschicken keine E-Mails.
