Mit dem Import legen Sie viele Personen auf einmal an oder bringen sie auf den aktuellen Stand: eine Abteilung, eine Fremdfirmenliste, einen ganzen Standort. Dafür brauchen Sie die Rolle Organisationsadministrator, Zugangsmanager oder Berechtigungsmanager, und der Import beginnt unter Personen mit Personen importieren.
Sie brauchen eine CSV-Datei oder eine Excel-Datei (XLSX) mit einer Kopfzeile und einer Zeile pro Person. Der kürzeste Weg dorthin ist Vorlage herunterladen, unter Personen und im ersten Schritt des Imports: ein leeres Personenblatt mit allen Spalten, die der Import liest, ein Blatt „Lies mich“ mit der Bedeutung jeder Spalte und ein Blatt „Nachschlagetabelle“ mit den Organisationseinheiten, Firmen und Personentypen Ihrer Organisation. Gelesen wird immer das erste Blatt einer Arbeitsmappe.
Eine Datei umfasst höchstens 4 MB, 50.000 Zeilen, 200 Spalten und 1.000.000 gefüllte Zellen. Eine größere Datei teilen Sie auf. Eine CSV-Datei darf mit Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechtem Strich getrennt sein; auch die Datei, die Excel unter „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ speichert, wird gelesen.
Spalte | Inhalt |
|---|---|
portierX-ID | Leer lassen. Nur der Export von portierX füllt sie, und eine wieder eingelesene Exportdatei wird darüber zugeordnet. |
Personen-ID | Ihre eigene ID für die Person, als Text. Die Spalte trägt den Namen, den Ihre Organisation für diese ID verwendet, etwa KID. Eine ID wird nie an eine andere Person vergeben, auch nicht nach deren Austritt. |
Vorname | Pflicht für jede Person, die der Import anlegt. Bis 100 Zeichen. |
Nachname | Bis 100 Zeichen. |
Eine Adresse pro Person. Zwei Personen teilen sich nie eine. | |
Mobiltelefon | Mit + und Ländervorwahl, bis 20 Zeichen. |
Personentyp | Einer der Personentypen Ihrer Organisation. Eigene Wörter ordnen Sie im zweiten Schritt zu. |
Status | active, paused oder offboarded. Auch aktiv und pausiert werden erkannt; eigene Wörter ordnen Sie im zweiten Schritt zu. |
Eintrittsdatum | Ein Datum, der erste Arbeitstag. |
Austrittsdatum | Ein Datum, der letzte Tag mit Zutritt. Ohne Uhrzeit gilt es bis zum Ende dieses Tages in der Zeitzone Ihrer Organisation. Leer, solange die Person bleibt. |
Position | Die Stellenbezeichnung, bis 255 Zeichen. |
Organisationseinheit-ID | Ihre ID für die Einheit. Darüber wird zugeordnet, auch nach einer Umbenennung. |
Organisationseinheit | Der Name der Einheit. Ein Name, zu dem es keine Einheit gibt, legt beim Anwenden eine an. |
Führungskraft-ID | Die ID der Führungskraft, in derselben Art von ID wie die Personen-ID. Nie ein Name. |
Führungskraft | Nur zum Lesen. Darüber wird niemand gesucht. |
Firmen-ID | Leer lassen. |
Firma | Nur für Personen einer anderen Firma. Für die eigenen Mitarbeitenden leer lassen. |
Gruppen | Die Gruppen, denen die Person angehören soll. Der Import fügt sie jeder genannten Gruppe hinzu und entfernt sie aus keiner. Eine Gruppe, die portierX selbst füllt, lässt sich hier nicht setzen. |
Mehrere Gruppen trennen Sie mit einem senkrechten Strich: Nachtschicht | Werkstatt.
Die Überschriften der Vorlage erkennt portierX von selbst, ebenso gängige Bezeichnungen auf Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch. Groß- und Kleinschreibung, Umlaute, Leerzeichen und Satzzeichen spielen dabei keine Rolle: „E-Mail“, „e_mail“ und „EMAIL“ sind dieselbe Überschrift. Eine Spalte, die portierX nicht erkennt, ordnen Sie im zweiten Schritt zu oder lassen sie weg. Eigene Zusatzspalten dürfen in der Datei bleiben.
Datumsangaben schreiben Sie als JJJJ-MM-TT; TT.MM.JJJJ und TT/MM/JJJJ werden ebenfalls gelesen, der Tag zuerst. Ein Austrittsdatum darf eine Uhrzeit tragen, etwa 2026-09-30T17:00. In einer Excel-Datei zählt eine Datumszelle als Datum, gleich wie sie formatiert ist. IDs sind Text: Eine führende Null bleibt erhalten, und eine ID, die ein Tabellenprogramm in eine Zahl wie 1,2E+11 verwandelt hat, wird abgelehnt.
Eine leere Zelle löscht das Feld bei einer vorhandenen Person, mit drei Ausnahmen: Ein leerer Vorname wird übersprungen, ein leerer Status lässt den Status stehen, und eine leere Gruppenzelle fügt keine Gruppe hinzu. Eine Spalte, die in der Datei fehlt, ändert nichts.
Öffnen Sie Personen und wählen Sie Personen importieren. Das Fenster Personen importieren führt in vier Schritten durch den Import: Datei wählen, Spalten zuordnen, Vorschau und Ergebnis.
Wählen Sie die Datei über Datei wählen oder hierher ziehen. Unter Was soll dieser Import tun? legen Sie fest, was mit vorhandenen Personen geschieht. Dann Weiter: Spalten zuordnen.
Prüfen Sie unter Spalten zuordnen, welchem Personenfeld jede Dateispalte zugeordnet ist (Zugeordnet zu) und woher die Zuordnung stammt (Wie: Automatisch zugeordnet, Vom letzten Mal übernommen, Sie haben dies korrigiert oder Keine Übereinstimmung gefunden). Korrigieren Sie eine Zuordnung in der Liste; Nicht importiert lässt eine Spalte weg.
Unter Werte in dieser Datei zuordnen steht jeder Personentyp, jeder Status, jede Firma und jede Gruppe aus der Datei, die portierX nicht von selbst zuordnen kann, einmal und mit der Zahl der Zeilen. Wählen Sie, was der Wert bedeutet, oder Diesen Wert überspringen. Eine Firma, die portierX nicht kennt, wird beim Anwenden angelegt. Dann Weiter: Vorschau.
Die Vorschau zeigt, was der Import tun würde: die Zahlen Zeilen in der Datei, Neu, Aktualisiert, Unverändert, Abgelehnt und Wartet auf Sie, darunter Zuerst entscheiden, Änderungen und Abgelehnte Zeilen. Bis hierhin ist nichts gespeichert.
Entscheiden Sie die Zeilen unter Zuerst entscheiden. Dann Anwenden; die Schaltfläche nennt die Zahl der Änderungen, und der Dialog Diesen Import anwenden fasst sie zusammen. Gibt es nichts zu speichern, schließt Abschließen den Import ab.
Das Ergebnis meldet Import angewendet oder Nichts geändert und zählt, wie viele Personen hinzugefügt, aktualisiert, unverändert gelassen und abgelehnt wurden. Laden Sie hier Abgelehnte Zeilen herunterladen, bevor Sie das Fenster mit Fertig schließen.
Unter Was soll dieser Import tun? wählen Sie im ersten Schritt eine von drei Einstellungen.
Nur neue Personen hinzufügen: Zeilen zu Personen, die es in portierX schon gibt, bleiben unberührt.
Hinzufügen und aktualisieren: Vorhandene Personen erhalten die Werte aus der Datei, außer in Feldern, die eine andere Quelle verwaltet.
Vor dem Anwenden prüfen: schreibt nach dem Anwenden dasselbe wie Hinzufügen und aktualisieren. Jeder Import hält in der Vorschau an, gleich welche Einstellung Sie wählen.
Spiegeln gehört zu einer registrierten Quelle, die vollständige Dateien liefert, etwa einer Personalschnittstelle. Für eine hochgeladene Datei wird es nicht angeboten.
Eine Zeile ordnet portierX zuerst über die portierX-ID einer Exportdatei zu, dann über die Personen-ID, die eine frühere Datei bei der Person hinterlegt hat, zuletzt über die E-Mail-Adresse. Eine Zeile, die nur über die E-Mail-Adresse passt, wird Ihnen als Vorschlag vorgelegt.
Unter Zuerst entscheiden wartet jede Zeile, die portierX nicht allein entscheidet. Anwenden bleibt gesperrt, bis alle entschieden sind.
Das sieht nach Sofia Lang aus: Die Zeile passt nur über die E-Mail-Adresse zu einer Person, oder ihre ID gehörte einer ausgeschiedenen Person mit anderem Namen. Die Karte sagt, was eine Bestätigung am Datensatz ändert. Mit Ja, das ist Sofia Lang übernimmt die Zeile den Datensatz, und portierX merkt sich die ID der Zeile für diese Person. Mit Nein, das ist nicht dieselbe Person ändert die Zeile niemanden.
Eine Zeile, die ein Enddatum oder einen Status aufhebt, den jemand in portierX gesetzt hat, oder die Person später enden lässt als festgelegt: Die beiden Schaltflächen nennen das Datum, das portierX hält, und das Datum aus der Datei; ohne Datum heißen sie Aktuelle Werte behalten und Werte aus der Datei übernehmen. Behalten lässt die ganze Zeile aus, auch ihre übrigen Änderungen.
Konflikte: Die Datei stammt aus dem Personenexport, und die Person wurde nach dem Export in portierX geändert. Die Karte zeigt beide Werte; Sie wählen Aktuelle Werte behalten oder Werte aus der Datei übernehmen. Ein ungelöster Konflikt wird nicht angewendet.
Eine Zeile wird abgelehnt, wenn nichts auf ihr eine Person sicher bestimmt, wenn dieselbe ID in zwei Zeilen steht oder die IDs einer Zeile auf verschiedene Personen zeigen, wenn eine ID von einem Tabellenprogramm verändert aussieht oder wenn der Datensatz der Person die Zeile beim Anwenden abgelehnt hat. Abgelehnte Zeilen stehen mit Grund unter Abgelehnte Zeilen, in der Vorschau und im Ergebnis. Abgelehnte Zeilen herunterladen liefert sie als Excel-Datei: Zeilennummer, Grund und die Zeile, wie die Datei sie enthielt.
Ein einzelner Wert wird übersprungen, und der Rest der Zeile gilt: ein Wert, der zu keinem Eintrag in portierX passt oder zu mehreren, eine Führungskraft, die eine Schleife ergäbe, eine Gruppe, die portierX automatisch füllt, ein Wert, der sich nicht lesen lässt, und eine E-Mail-Adresse, die schon einer anderen Person gehört. Die Vorschau führt sie unter Änderungen im Reiter Übersprungene Werte auf, mit Name, Feld und Wert.
Felder, die eine andere Quelle verwaltet, etwa eine Personalschnittstelle oder Microsoft Entra ID, schreibt der Import nicht. Sie stehen im Reiter Von einer anderen Quelle verwaltet.
Das Anwenden läuft im Hintergrund: zuerst die Organisationseinheiten, dann die Personen, die der Import anlegt, dann die vorhandenen, zuletzt die Führungskräfte. Das Ergebnis zeigt, was gespeichert wurde.
Jede Änderung steht in der Historie der Person und im Prüfprotokoll, in Ihrem Namen, mit dem Import und dem Dateinamen.
Eine bestätigte Zuordnung über die E-Mail-Adresse hinterlegt die ID der Zeile bei der Person. Die nächste Datei erkennt die Person daran.
Die Spaltenzuordnung und die zugeordneten Werte merkt sich portierX für Ihre nächste Datei. Sie erscheinen dann als Vom letzten Mal übernommen.
Hat ein anderer Import oder ein Rückgängigmachen seit der Vorschau Personen geändert, sagt die Vorschau das, und Vorschau neu erstellen gleicht die Datei erneut ab.
Im Schritt Ergebnis des Fensters Personen importieren nimmt Diesen Import rückgängig machen nach einer Bestätigung zurück, was der Import geschrieben hat. Jeder Wert erhält seinen vorherigen Stand, solange ihn seitdem niemand geändert hat. Personen, die der Import angelegt hat, werden entfernt, sofern sie unverändert sind und nichts halten, also keinen Schlüssel, keine Karte und keine Zuweisung; wer etwas hält, bleibt, und das Ergebnis zählt diese Personen. Organisationseinheiten, die der Import angelegt hat, werden entfernt, solange sie ungenutzt sind und niemand sie verschoben hat; umbenannte Einheiten erhalten ihren alten Namen. Danach steht dort Import rückgängig gemacht, mit Name und Zeitpunkt. Auch ein fehlgeschlagener Import, der schon Zeilen gespeichert hat, lässt sich so zurücknehmen.
Rückgängig machen können Sie im Schritt Ergebnis, bevor Sie das Fenster mit Fertig schließen. Dafür gilt dieselbe Rolle wie für den Import.
Mindestens eine Spalte muss eine Person bestimmen können: portierX-ID, Personen-ID oder E-Mail. Ohne sie lässt sich die Zuordnung nicht bestätigen; Bitte korrigieren Sie Folgendes nennt den Grund, ebenso wenn ein Feld zwei Spalten zugeordnet ist.
Führungskräfte aus einer Datei setzt nur ein Organisationsadministrator. Für andere Rollen wird eine Spalte Führungskraft-ID nicht angenommen.
Ihr eigenes Enddatum, Ihren eigenen Status und Ihre eigene Führungskraft ändert eine Datei nicht, die Sie selbst importieren.
Ein Import wird innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen. Danach endet er, und seine Datei wird gelöscht.
Bis zum Anwenden ist nichts gespeichert. Schließen Sie das Fenster vorher, fragt Diesen Import verwerfen?: Import verwerfen gibt die Datei und die Zuordnung auf, Weiter importieren kehrt zurück.
Spalten, die nicht importiert werden, löscht portierX, sobald die Zuordnung bestätigt ist, spätestens nach 24 Stunden.
Der Import vergibt keine Zugangsberechtigungen und keinen Zugang zu Flächen. Das ist eigene Arbeit danach.
Der Import fügt Personen Gruppen hinzu und entfernt niemanden aus einer Gruppe.
