Die Exemplare eines Schlüssels verwalten Sie auf seiner Seite unter Zutrittsmedien, im Reiter Exemplare. Exemplare hinzufügen und entfernen sowie einen ganzen Schlüssel entfernen braucht die Rolle Organisationsadministrator. Einen Ersatz verknüpfen und einen Sonderfall markieren können auch Zutrittsmanager und Zutrittsmedien-Manager.
Andere Bezeichnungen: Nachschlüssel, Zweitschlüssel, Reserveschlüssel, Kopie. Auf dem Bildschirm heißt jeder einzelne Schlüssel Exemplar.
Der Schlüssel ist mit Ihrem Schließplan nach portierX gekommen (Ihren Schließplan aus einer XML-Datei importieren).
Eine Karte hat keine Exemplare. Ihren Sonderfall setzen Sie auf ihrer eigenen Seite, wie unten beschrieben.
Öffnen Sie den Schlüssel unter Zutrittsmedien und wählen Sie den Reiter Exemplare.
Wählen Sie Exemplar hinzufügen. Der Dialog fragt „Exemplar zu NW-GS-014 hinzufügen?“ und sagt, dass das Exemplar die nächste Nummer erhält, dieselben Türen öffnet wie der Schlüssel und auf Lager beginnt.
Ist das Exemplar ein Sonderfall, wählen Sie die Art und geben eine Begründung an. Das geht auch später.
Wählen Sie Exemplar hinzufügen.
Hat der Schlüssel gar kein Exemplar, bietet der Reiter Exemplar hinzufügen anstelle der Liste an.
Öffnen Sie im Reiter Exemplare das Drei-Punkte-Menü des Exemplars, Weitere Optionen, und wählen Sie Entfernen.
Der Dialog fragt „Exemplar 2 von NW-GS-014 entfernen?“. Er sagt, dass nur ein Exemplar auf Lager entfernt werden kann, dass seine Türverknüpfungen mit ihm entfallen und dass das Audit-Log den Eintrag behält.
Wählen Sie Entfernen.
Ist ein Exemplar als beschädigt gemeldet und hat ein anderes Exemplar des Schlüssels seinen Platz eingenommen, verknüpfen Sie die beiden. Der Datensatz zeigt dann, welches Exemplar welches ersetzt.
Öffnen Sie am Exemplar mit dem Status Defekt das Drei-Punkte-Menü Weitere Optionen und wählen Sie Ersatz verknüpfen. In der Liste Zutrittsmedien hat die Zeile des Exemplars denselben Eintrag.
Der Dialog „Ersatz für NW-GS-014, Exemplar 2 verknüpfen“ führt die anderen Exemplare des Schlüssels, die weder verloren noch beschädigt sind und kein anderes Exemplar ersetzen. Bei jedem steht Auf Lager oder der Name seines Besitzers. Hat genau eines davon die Person, die das beschädigte Exemplar hatte, ist es schon gewählt. Kommen mehr als sechs Exemplare in Frage, grenzt Nach Code oder Inhaber suchen die Liste ein.
Wählen Sie Ersatz verknüpfen.
Kommt kein Exemplar in Frage, steht im Dialog Kein Zutrittsmedium kann dieses ersetzen. Fügen Sie dann zuerst ein Exemplar hinzu und verknüpfen Sie es danach.
Öffnen Sie am Exemplar das Drei-Punkte-Menü Weitere Optionen und wählen Sie Als Sonderfall markieren. Bei einem markierten Exemplar heißt der Eintrag Sonderfall bearbeiten, und die Markierung neben der Nummer des Exemplars öffnet denselben Dialog.
Wählen Sie unter Art eine der Arten Dauervalidiert, Notfallkarte, Feuerwehrschlüsseldepot oder Sonstiges. Was bedeuten diese? erklärt jede Art.
Schreiben Sie unter Begründung, warum das Exemplar ein Sonderfall ist und wer das entschieden hat. Pflichtfeld, höchstens 500 Zeichen.
Wählen Sie Speichern.
Um die Markierung zu entfernen, wählen Sie unter Art die Einstellung Kein Sonderfall und dann Speichern. Dieselben Einträge hat die Zeile des Exemplars in der Liste Zutrittsmedien. Eine Karte markieren Sie auf ihrer Seite über Sonderfall neben der Kartennummer. Bei einer markierten Karte steht dort die Art.
Einen Schlüssel entfernen Sie nur, um den Datensatz zu korrigieren, etwa bei einem doppelten Eintrag oder einem Schlüssel, den es nie hätte geben dürfen. Ein verlorener oder gestohlener Schlüssel wird gemeldet, nicht entfernt (Verlust, Diebstahl oder Schaden an Schlüssel oder Karte melden).
Öffnen Sie den Schlüssel und wählen Sie den Reiter Informationen.
Wählen Sie Schlüssel entfernen. Der Dialog fragt „NW-GS-014 entfernen?“ und sagt, dass der Schlüssel und jedes Exemplar endgültig entfernt werden.
Wählen Sie Schlüssel entfernen. portierX kehrt zur Liste zurück.
Ein hinzugefügtes Exemplar erhält die nächste Nummer, öffnet die Türen des Schlüssels, steht auf Auf Lager und hat keinen Besitzer. Es kann sofort ausgegeben werden. Wie es in ein Depot kommt, steht auf Exemplare in ein Depot legen und herausnehmen.
Ein entferntes Exemplar verschwindet mit seinen Türverknüpfungen aus dem Reiter. Seine Nummer wird nicht wieder vergeben. Der Reiter Audit-Log behält den Eintrag.
Ein verknüpfter Ersatz steht an beiden Exemplaren: Ersetzt an dem Exemplar, das den Platz eingenommen hat, Ersetzt durch an dem beschädigten. Jedes Exemplar erhält einen Eintrag im Audit-Log. Das beschädigte Exemplar behält seinen Status, bis sein Vorfall abgeschlossen ist (Einen Vorfall abschließen).
Ein markiertes Exemplar trägt eine Markierung neben seiner Nummer. Zeigen Sie darauf, erscheinen Art, Begründung und, wenn das Exemplar in einem Depot liegt, das Depot. Das Audit-Log hält Art, Begründung und die Person fest, die markiert hat.
Ein entfernter Schlüssel verschwindet mit allen Exemplaren aus der Liste. Das Audit-Log behält einen Eintrag je Exemplar und einen für den Schlüssel.
Exemplare hinzufügen, Exemplare entfernen und einen Schlüssel entfernen braucht die Rolle Organisationsadministrator. Einen Ersatz verknüpfen und einen Sonderfall markieren braucht die Rolle Organisationsadministrator, Zutrittsmanager oder Zutrittsmedien-Manager.
Jede Bestätigung fügt genau ein Exemplar hinzu.
Entfernen lässt sich nur ein Exemplar Auf Lager. Ein Exemplar, das jemand besitzt, kommt zuerst zurück (Die Rückgabe eines Schlüssels oder einer Karte erfassen).
Schlüssel entfernen wird abgelehnt, solange ein Exemplar ausgegeben oder reserviert ist, oder verloren oder defekt und noch jemandem zugewiesen. Die Meldung nennt das Exemplar und seinen Besitzer. Erfassen Sie zuerst die Rückgabe des Exemplars oder schließen Sie den Vorfall ab.
Ein Ersatz wird nur mit einem Exemplar verknüpft, das auf Defekt steht und noch keinen verknüpften Ersatz hat. Ersatz ist immer ein Exemplar desselben Schlüssels, und ein Exemplar ersetzt höchstens ein anderes.
Ein Sonderfall braucht immer eine Begründung, bei jeder Art.
Ein archiviertes Exemplar lässt sich nicht markieren. Eine Markierung, die es schon trägt, lässt sich ändern oder entfernen.
Exemplar ausgeben in der Liste gibt ein markiertes Exemplar nie aus.
Ein Exemplar mit der Art Feuerwehrschlüsseldepot, das in keinem Depot liegt, trägt einen Hinweis, bis es in ein Depot kommt oder die Art wechselt.
