Alle Schlüssel und Karten Ihrer Organisation stehen unter Zutrittsmedien. Jede Rolle kann die Liste öffnen. Wer nur die Rolle Person hat, sieht dort die Schlüssel und Karten, die er selbst besitzt. Diese Seite erklärt, wie portierX Schlüssel, Exemplare und Karten führt.
Andere Bezeichnungen: Schlüssel, Karte, Transponder, Ausweis, Kopie. Auf dem Bildschirm heißen Schlüssel und Karten zusammen Zutrittsmedien, und jeder einzelne Schlüssel in der Hand heißt Exemplar.
Ein Schlüssel ist in portierX ein Datensatz je Schlüsselnummer Ihres Schließplans. Jeder physische Schlüssel mit dieser Nummer ist ein Exemplar davon. Die Exemplare sind ab 1 nummeriert und heißen in der Liste etwa „Exemplar 2 von 3“.
Im Demo-Bestand von Nordwerk Industries öffnet NW-GS-014, der Generalschlüssel Technik, im Werk Nord den Serverraum und drei weitere Räume. Von ihm gibt es drei Exemplare. Anna Brandt hat Exemplar 1, Exemplar 2 liegt auf Lager, Exemplar 3 ist für einen Kollegen reserviert, der am Montag anfängt.
Jedes Exemplar öffnet dieselben Türen wie sein Schlüssel, und die Türen kommen mit dem Schließplan. Nummer, Name und Einstufung gehören zum Schlüssel. Besitzer, Status und Rückgabedatum gehören zum Exemplar. Darum wird jedes Exemplar einzeln ausgegeben, zurückgegeben und gemeldet.
Schlüssel kommen mit dem Import Ihres Schließplans nach portierX (Ihren Schließplan aus einer XML-Datei importieren). Ein Schlüssel, für den kein Exemplar erfasst ist, bleibt in der Liste verborgen, bis seine Exemplare eingetragen sind.
Eine Karte ist ein einzelner Datensatz ohne Exemplare. Die Karte ist ihr eigenes Exemplar. Dasselbe gilt für jedes elektronische Zutrittsmedium aus einem angebundenen Zutrittssystem, etwa einen ASSA ABLOY eCLIQ-Schlüssel, und für jedes Zutrittsmedium, das von Hand angelegt wurde (Einen Schlüssel oder eine Karte von Hand anlegen). Auf ihrer Seite gibt es keinen Reiter Exemplare.
Im Demo-Bestand ist NW-KA-4471, der Werksausweis Leitwarte, eine solche Karte aus der SALTO-Anlage.
Die Einstufung sagt, welchen Rang ein Schlüssel in der Schließanlage hat: Einzelschlüssel, Hauptschlüssel, Generalhauptschlüssel oder Obergeneralhauptschlüssel. Solange keine bekannt ist, steht dort Nicht eingestuft.
Der Import schlägt eine Einstufung vor. Der Vorschlag bleibt als Vorschlag gekennzeichnet, bis jemand ihn auf der Seite des Schlüssels im Reiter Informationen bestätigt. Ein erneuter Import überschreibt eine bestätigte Einstufung nie.
Die Schlüsselart ist etwas anderes. Sie kommt ebenfalls aus dem Import und sagt, ob es ein Gruppenschlüssel, ein Einzelschlüssel oder eine Gleichschließung ist.
Ein Exemplar oder eine Karte kann als Sonderfall markiert werden. Zur Markierung gehören eine Art und eine Begründung. Die Arten sind Dauervalidiert, Notfallkarte, Feuerwehrschlüsseldepot und Sonstiges.
Die Markierung sitzt immer am Exemplar, nie am Schlüssel. Die Liste lässt sich nach Sonderfällen filtern, und Exemplar ausgeben gibt ein markiertes Exemplar nie aus. Wie Sie markieren, steht auf Die Exemplare eines Schlüssels verwalten.
Jedes Exemplar hat genau einen Status. Diese begegnen Ihnen am häufigsten:
Auf Lager: Niemand besitzt das Exemplar, es kann ausgegeben werden.
Reserviert: Das Exemplar ist für eine Person zurückgelegt, die Übergabe steht aus.
Ausgegeben: Eine Person besitzt das Exemplar. Ist die Rückgabe fällig, steht dort Überfällig.
Verloren, Gestohlen oder Defekt: Zum Exemplar ist ein Vorfall gemeldet und offen.
Ein Exemplar, dessen Vorfall endgültig abgeschlossen ist, wird archiviert und zählt in keinem Bestand. Alle Status mit ihrer Bedeutung stehen auf Status von Schlüsseln, Exemplaren und Karten.
Ein Exemplar auf Lager kann in einem Depot liegen, also in einem Schlüsselschrank oder an einer Ausgabestelle, die unter Depots angelegt ist. Der Status des Exemplars nennt dann das Depot. Bei der Rückgabe wählen Sie, in welches Depot das Exemplar zurückgeht (Die Rückgabe eines Schlüssels oder einer Karte erfassen). Wie Depots angelegt werden, steht auf Depots: wo Schlüsselexemplare aufbewahrt werden.
Ein Exemplar gehört immer höchstens einer Person. Auf der Seite des Schlüssels zeigt der Reiter Personen, wer heute ein Exemplar besitzt und wer früher eines hatte, mit Zeitraum und Ausgang. Auf der Seite einer Person stehen die Schlüssel und Karten, die sie besitzt. Jede Ausgabe, Rückgabe und Meldung steht im Audit-Log.
Manche Übergaben brauchen vorher ein Ja. Das gilt für einen Schlüssel, der einen Raum mit Schutzbedarf Sehr hoch öffnet, und für einen Hauptschlüssel, der für die Freigabe markiert ist. Wann das gilt und wer entscheidet, steht auf Wann Zutritt eine Freigabe braucht. Die Markierung setzt ein Organisationsadministrator auf der Seite des Schlüssels (Freigeber, Eigentümer und Prüfer benennen).
Jedes Exemplar öffnet genau die Türen seines Schlüssels, nicht mehr und nicht weniger.
Ein Exemplar gehört höchstens einer Person.
Die Nummer eines entfernten Exemplars wird nicht wieder vergeben.
Ein Schlüssel ohne erfasstes Exemplar ist in der Liste verborgen. Verborgene Schlüssel anzeigen blendet ihn ein.
Eine Karte hat keine Exemplare.
Ein Sonderfall sitzt an einem Exemplar oder an einer Karte, nie am Schlüssel.
Ein archiviertes Exemplar zählt in keinem Bestand und wird nie wieder ausgegeben.
